Регистрация кассы в налоговой для ИП

Сама процедура регистрации онлайн-кассы через личный кабинет на сайте налоговой службы удобна для пользователей и не займет много времени. Если ваша деятельность связана с продажей товаров, оказанием услуг или выполнением работ, вероятнее всего у вас возникнет необходимость проводить наличные и безналичные расчеты. Для этого нужно приобрести и зарегистрировать контрольно-кассовую технику (ККТ).

Для регистрации ККТ вы можете обратиться лично в инспекцию, подать заявление через личный кабинет ИП или через личный кабинет оператора фискальных данных (ОФД).

Необходимо направить в налоговый орган заявление о регистрации контрольно-кассовой техники (форма КНД: 1110061). Заявление обязательно должно содержать следующие реквизиты:

После того, как все документы готовы, необходимо предоставить их в налоговую инспекцию. Там проводятся осмотр и фискализация кассы. Далее оформляется карточка регистрации ККМ и заключается договор с ОФД, а также касса регистрируется у оператора.

Шаг 1. Постановка на учет индивидуального предпринимателя. Если вы еще не зарегистрированы в качестве индивидуального предпринимателя, но уже приняли такое решение, то первое, что необходимо сделать, — это сформировать пакет документов:

Обратите внимание, что с 01.01.2019 при направлении электронных документов для государственной регистрации, в том числе через МФЦ и нотариуса, оплачивать госпошлину не нужно.

Зарегистрировать физическое лицо в качестве ИП нужно в уполномоченном налоговом органе по месту регистрации, указанному в паспорте.

Необходимо предоставить документы в инспекцию любым удобным способом:

Если все документы в порядке, то уже через три дня вы сможете получить лист записи ЕГРИП.

Шаг 2. Приобретаем контрольно-кассовую технику. Для начала выбираем модель кассового аппарата. На сайте ФНС размещен реестр контрольно- кассовой техники и реестр фискальных накопителей, которые обязательно следует использовать при выборе модели.

Шаг 3. Заключаем договор с ОФД. Далее индивидуальный предприниматель заключает договор на обработку фискальных данных с оператором. Его требуется выбрать из списка ОФД на официальном сайте.

Через оператора фискальных данных передается информация в ФНС, поэтому заключение договора — обязательная процедура для всех. Исключением являются только организации, которые находятся в местах без возможности доступа к интернету. В этом случае кассовый аппарат будет работать в автономном режиме. Для того, чтобы работать автономно, место осуществления деятельности должно входить в список удаленных от сетей связи (п. 7 ст. 2 Закона 54-ФЗ).

Шаг 4. Подача заявления на регистрацию в ФНС. Можно выбрать один наиболее удобный способ подачи документов:

Все варианты активно применяются на практике, но удаленная регистрация поможет сэкономить ваше время, так как вам не потребуется личное присутствие в инспекции.

Шаг 5. Фискализация и настройка кассового аппарата. Фискализация контрольно-кассовых машин (ККМ) — это ввод в кассовый аппарат, который оснащен фискальной долговременной памятью, кода налогового инспектора. Эту процедуру обязательно пройти перед началом работы с техникой. Она производится в налоговом органе по месту регистрации. Там проверяют документы, проводят осмотр аппарата и если все правильно, то вводят специальный код, который активирует фискальную память машины. После этого ставится подпись в журнале, ставится печать инспекции и вписывается дата фискализации.

Главная задача фискализации — чтобы налоговая имела возможность контролировать правильность осуществления расчетов и своевременность уплаты налогов.

Шаг 6. Завершение процедуры регистрации онлайн-кассы. После осуществления регистрационных действий налоговый орган выдает карточку регистрации контрольно-кассовой техники, которую следует распечатать или сохранить в электронном виде. Только с момента получения этой карточки расчеты, связанные с продажей товаров, выполнением работ или оказания услуг, осуществляются на законном основании. Без этого документа пробивать чеки запрещается.

Законодательством предусмотрена возможность зарегистрировать онлайн-кассу при личном посещении. Подойти можно в любое отделение налоговой службы. Для регистрации ККТ лично необходимо подготовить пакет документов:

После того, как вы предоставите документы в инспекцию, вам зарегистрируют кассовый аппарат в течении пяти рабочих дней.

Расхождение настроек кассы и регистрационных данных

Обычно проблемы возникают, когда некорректно вводятся регистрационные данные либо настройки кассы на сайте налоговой или в самом аппарате. Из-за этого в налоговую предоставляются недостоверные сведения, что влечет за собой нарушение порядка применения ККТ. Согласно п.3 ст. 4.2 Федерального закона № 54-ФЗ, если пользователь допустил ошибку в сведениях, необходимых для формирования отчета о регистрации, он может исправить ее, сформировав отчет об изменении параметров регистрации.

Предприниматель может сам отследить расхождения по чекам и проверить регистрационные данные. Это можно сделать в личном кабинете индивидуального предпринимателя, и если обнаружились расхождения, то перерегистрировать кассу, подав заявление о перерегистрации. После проверки пользователь получит другую регистрационную карточку ККТ.

Некорректный ввод регистрационного номера

У накопителя заводской номер состоит из 16 цифр. Очень часто пользователи ошибочно вводят лишнюю цифру или вводят номер не полностью. Если в момент регистрации неправильно записать в фискальный накопитель номер ИНН или регистрационный номер, то тут ошибка критическая, и решить ее можно, только заменив накопитель.

Допущена ошибка при указании ОФД

Если несмотря на ошибку онлайн-кассу все же зарегистрировали, то следует перерегистрировать контрольно-кассовую технику. Заявление можно подать на бумажном носителе в любую инспекцию или через личный кабинет индивидуального предпринимателя. Это необходимо сделать не позднее одного рабочего дня. После проверки достоверности сведений предприниматель получит новую регистрационную карточку.

Часто возникают случаи, когда в процессе ведения деятельности меняются регистрационные данные ККТ, в том числе:

В этих случаях следует перерегистрировать ККТ. Это можно сделать лично, через личный кабинет ИП или через оператора фискальных данных, предоставив заявление о перерегистрации ККТ и фискальные данные (только в случае работы кассы в автономном режиме).

Перерегистрация с заменой фискального накопителя (ФН)

Срок службы фискального накопителя ограничен. Он может составлять 13, 15 или 36 месяцев. По истечении срока службы его следует заменить и перерегистрировать ККТ в налоговой. Еще в течении пяти лет после замены фискального накопителя его следует хранить.

При замене ФН требуется подать заявление о перерегистрации ККТ на бумажном носителе в любое отделение налоговой службы или через личный кабинет ИП. С заявлением нужно предоставить отчет об изменении параметров регистрации ККТ и отчет о закрытии предыдущего фискального накопителя.

Очень часто пользователи меняют фискальный накопитель без подачи заявления, тем самым нарушая порядок использования ККТ. За это Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрена ответственность. Контрольно-кассовая техника с истекшим сроком действия ключа фискального признака, помимо привлечения к административной ответственности, снимается с регистрационного учета в одностороннем порядке без заявления пользователя.

Перерегистрация без замены фискального накопителя

Данные, занесенные в карточку регистрации, всегда должны быть актуальными — это основной принцип работы с онлайн-кассой.

Перерегистрация без замены фискального накопителя нужна в следующих случаях:

Сначала нужно поменять реквизиты в действующем накопителе, а потом подать в налоговую инспекцию заявление о перерегистрации ККТ. Сделать это можно через личный кабинет налогоплательщика или при личном обращении.

При переходе на другую систему налогообложения достаточно провести перерегистрацию на самом кассовом аппарате. Передавать отчет о перерегистрации не требуется.

Срок подачи — не позднее одного рабочего дня, следующего за днем изменения сведений.

Процедура регистрации онлайн-кассы в налоговой для индивидуальных предпринимателей проводится достаточно удобно и не занимает много времени. Она может проходить как дистанционно, так и при личном посещении инспекции.

В статье мы подробно описали, как зарегистрировать ККТ, что для этого нужно, рассмотрели наиболее распространенные ошибки при регистрации техники, а также выяснили, что такое перерегистрация контрольно-кассовой техники и в каких случаях она необходима. Своевременная регистрация и внесение актуальных сведений помогут осуществлять расчеты на законном основании и избежать штрафных санкций со стороны налоговой.