Нужна ли касса для оказания услуг

В этой статье рассказываем про онлайн-кассу: что это такое, как ее подключить, какой бизнес обязан использовать такое оборудование, как его выбрать и зарегистрировать.

Это контрольно-кассовая техника (ККТ) нового поколения. До 2017 года продавцы товаров и услуг могли пользоваться старыми кассовыми аппаратами, внутри которых была специальная лента. Чтобы выяснить, какие именно операции проводил предприниматель или организация, налоговый инспектор должен был проверить эту ленту. С 2017 года продавцы постепенно переходили на новые аппараты. Для некоторых видов бизнеса были предусмотрены отсрочки, но в 2023 году они больше не действуют.

С новой ККТ все данные об операциях поступают в налоговую инспекцию (ИФНС) онлайн. Для этого в онлайн-кассах есть специальные чипы — фискальные накопители (ФН). Данные с фискального накопителя поступают в зашифрованном виде оператору фискальных данных (ОФД), с которым у предпринимателя или организации заключен договор обслуживания. Оператор фискальных данных расшифровывает эту информацию и передает ее в электронном виде в налоговую.

Благодаря онлайн-кассам информация о расчетах передается в ИФНС автоматически. Налоговая инспекция проверяет все операции, выделяя нестандартные или подозрительные. Таким образом инспекторы контролируют деятельность ИП и юрлиц (ООО).

Онлайн-кассы нужны бизнесу, который рассчитывается с юридическими и физическими лицами. Исключение составляют безналичные расчеты между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями, то есть когда деньги переводятся с одного расчетного счета на другой напрямую.

Раньше индивидуальные предприниматели были освобождены от обязанности использовать контрольно-кассовую технику, но с 2017 года законодательная база стала меняться. Нужно применять ККТ нового образца или нет — теперь зависит от вида деятельности и выбранной системы налогообложения.

Применение контрольно-кассовой техники регулируется законом № 54-ФЗ. Во второй статье этого закона перечислены виды деятельности, при осуществлении которых бизнес может работать без ККТ. Этот список ограничен. Если организации или предприниматели ведут деятельность в сфере, которая там не указана, они обязаны применять при расчетах с клиентами новое оборудование.

В законе есть отдельный список для индивидуальных предпринимателей, использующих ПСН (патентную систему налогообложения, или патент). Здесь все наоборот: есть список видов деятельности на патенте, для которых применение онлайн-касс обязательно. Например, применять ККТ нового образца обязаны:

Физлицо или ИП может работать без кассы, если платит налог на профессиональный доход (НПД). Это особый режим налогообложения только для бизнесменов — физических лиц. НПД несовместим ни с какими другими режимами налогообложения. Работая на нем, владелец бизнеса платит единый налог 4 или 6%. При каждой продаже продавец выдает покупателю электронный чек через приложение «Мой налог». При этом предпринимателю не нужно отчитываться перед налоговой, так как она использует для расчета налогов и учета операций выписанные чеки.

Стоимость и функциональность кассового аппарата зависит от его типа. Разберемся, какие виды касс существуют и какие подойдут для сферы услуг.

Итак, часто новые онлайн-кассы — это не один аппарат, а несколько, работающих вместе и подобранных в зависимости от ситуации. Но есть один обязательный элемент кассового оборудования — фискальный накопитель. Перед тем как начать пользоваться контрольно-кассовой техникой, ее нужно зарегистрировать в налоговой инспекции. Вот как это сделать:

После этого регистрация считается пройденной.

Если у вас нет электронной подписи и вы не хотите ее приобретать, можно зарегистрировать оборудование лично в отделении налоговой инспекции, но тогда его придется посетить дважды.

Нужное оборудование можно приобрести или взять в аренду у банка, который предоставляет услуги эквайринга для вашего бизнеса. Но иногда выгоднее арендовать облачную кассу — например, если у вас сезонный бизнес или вы только начинаете работать и не имеете долгосрочных планов. В этом случае арендовать облачную онлайн-кассу можно у партнеров платежного сервиса ЮKassa.

Облачная касса — это оборудование, которое находится в дата-центре партнера. Вы получаете к нему доступ через облачные сервисы. При этом не нужно заботиться об обслуживании оборудования, передаче данных в налоговую инспекцию, бесперебойном интернет-соединении. Всем этим занимается партнер, а вы платите ему арендную плату согласно договору. В обслуживание уже включены услуги ОФД, регистрация ККТ в налоговой, своевременная замена фискального накопителя.

Применять облачные онлайн-кассы могут владельцы интернет-магазинов, таксомоторных служб, транспортных компаний, служб курьерских доставок. В этом случае покупатели получают электронные чеки — аналоги бумажных. После каждой продажи продавец направляет электронный чек в СМС на телефон покупателя или письмом на его электронную почту.

Даже если ваш бизнес занимается деятельностью, не включенной в перечень в статье 2 закона № 54-ФЗ, есть способ обойтись без установки нового ККТ — стать плательщиком НПД (самозанятым). Вариант подходит только для физических лиц: для юридических этот налоговый режим недоступен. Если гражданин зарегистрировал ИП, он тоже может стать самозанятым. Для этого нужно сменить систему налогообложения — например, с УСН перейти на НПД. Также необходимо перестроить бизнес с учетом тех ограничений, которые накладывает данный режим:

Данные ограничения могут замедлить развитие бизнеса. Поэтому, перед тем как стать самозанятым ИП, нужно взвесить все за и против. Для одного бизнеса переход на НПД действительно выгоден, а другому лучше приобрести все необходимое для работы оборудование согласно закону № 54-ФЗ.

В 2023 году применение ККТ стало обязательным для многих сфер бизнеса. Список исключений можно найти во второй статье закона № 54-ФЗ. При этом плательщики налога на профессиональный доход, в том числе ИП, по-прежнему освобождены от обязанности использовать контрольно-кассовую технику. Остальным же следует выбрать и приобрести подходящее кассовое оборудование, купить фискальный накопитель, заключить договор с ОФД, зарегистрировать технику в налоговой и в дальнейшем все время следить за кассовой дисциплиной. Санкции, которые накладываются при неправильном использовании ККТ, мы описали в статье «Штраф для ИП за отсутствие онлайн-кассы».