В этой статье рассказываем про онлайн-кассу: что это такое, как её подключить, какой бизнес обязан использовать такое оборудование, как его выбрать и зарегистрировать в соответствии с федеральным законом №54-ФЗ.
Что такое онлайн-касса
Это контрольно-кассовая техника (ККТ) нового поколения. До 2017 года ИП и юрлица, продающие товары и оказывающие услуги, могли пользоваться старыми кассовыми аппаратами, внутри которых была специальная лента. Чтобы выяснить, какие именно операции проводил предприниматель или организация, налоговый инспектор должен был проверить эту ленту. С 2017 года продавцы, в соответствии с требованиями федерального закона №54-ФЗ, постепенно переходили на новые аппараты. Для некоторых видов бизнеса были предусмотрены отсрочки, но в 2025 году они больше не действуют.
С новой ККТ все данные об операциях поступают в налоговую инспекцию (ФНС) онлайн. Для этого в онлайн-кассах есть специальные чипы — фискальные накопители (ФН). Информация с фискального накопителя поступает в зашифрованном виде оператору фискальных данных (ОФД), с которым у предпринимателя или организации заключён договор обслуживания. Оператор фискальных данных расшифровывает эту информацию и передаёт её в электронном виде в налоговую.
Благодаря онлайн-кассам информация о расчётах передаётся в ФНС автоматически. Налоговая инспекция проверяет все операции, выделяя нестандартные или подозрительные. Таким образом инспекторы контролируют деятельность ИП и юрлиц (ООО).
Кому нужны онлайн-кассы при оказании услуг
Онлайн-кассы нужны бизнесу, который рассчитывается с юридическими и физическими лицами. Исключение составляют безналичные расчёты между организациями и (или) ИП, то есть когда деньги переводятся с одного банковского расчётного счёта на другой напрямую.
Виды деятельности, при осуществлении которых бизнес может работать без ККТ, перечислены в ст. 2 федерального закона №54-ФЗ. Этот список ограничен. Если организации или предприниматели ведут деятельность в сфере, которая там не указана, они обязаны применять при расчётах с клиентами новое оборудование.
В 54-ФЗ есть отдельный список для ИП, использующих ПСН (патентную систему налогообложения, или патент). Здесь всё наоборот: есть список видов деятельности на патенте, для которых применение онлайн-касс обязательно. Например, применять ККТ нового образца обязаны:
- салоны красоты;
- службы такси;
- грузоперевозчики;
- автомастерские.
Физлицо или ИП может работать без кассы, если платит налог на профессиональный доход (НПД). Это особый режим налогообложения только для бизнесменов-физических лиц. НПД несовместим ни с какими другими режимами налогообложения. Работая на нём, владелец бизнеса платит единый налог 4 или 6%. При каждой продаже продавец выдаёт покупателю электронный чек через приложение «Мой налог». При этом, в соответствии с 54-ФЗ, предпринимателю не нужно отчитываться перед налоговой, так как она использует для расчёта налогов и учёта операций выписанные чеки.
Как выбрать онлайн-кассу для сферы услуг
Стоимость и функциональность кассового аппарата зависит от его типа. Разберёмся, какие виды касс существуют и какие подойдут для ИП и юрлиц, работающих в сфере услуг:
- Автономные аппараты. По-другому их называют кнопочными онлайн-кассами. Они небольшого размера, с маленьким дисплеем и кнопками. Из-за этого их ещё называют кассами-калькуляторами. Для работы не требуется подключение к компьютеру или POS-терминалу. У аппарата может быть встроенный аккумулятор, позволяющий заниматься выездной торговлей. Автономный аппарат может быть относительно недорогим, но у него есть недостаток: сложно вводить названия товаров или услуг, которые обязательно должны быть указаны в чеках.
- Смарт-терминалы. Это планшеты, которые работают вместе с принтерами чеков без подключения к компьютеру или POS-терминалу. На смарт-терминале предустановлена кассовая программа, которая позволяет указывать и изменять названия товаров или услуг, печатаемых на чеках. В планшет могут быть встроены следующие модули: аккумулятор, позволяющий заниматься выездной торговлей, терминал для приёма безналичной оплаты, сканер штрих-кодов.
- Фискальные регистраторы. Это устройство для печати чеков, которое работает в паре с компьютером или планшетом с кассовой программой. Благодаря мобильности скорость обслуживания покупателей увеличивается.
- POS-система. Это целый набор техники, в который могут входить разные устройства: POS-компьютер, фискальный регистратор, клавиатура, сканер и другие. POS-системы предназначены для работы с Единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС).
Что необходимо, чтобы начать использовать онлайн-кассу
Итак, часто онлайн-кассы — это не один аппарат, а несколько устройств, работающих вместе и подобранных в зависимости от ситуации. Но есть один обязательный элемент кассового оборудования — фискальный накопитель. Перед тем как начать пользоваться контрольно-кассовой техникой, её, в соответствии с требованиями 54-ФЗ, нужно зарегистрировать в налоговой инспекции. Вот как это сделать:
- Приобретите электронную подпись, если у вас её ещё нет.
- Заключите договор на обслуживание с оператором фискальных данных.
- Установите оборудование и фискальный накопитель там, где будете им пользоваться: в офисе, магазине, у себя дома.
- Подключите оборудование к интернету и ОФД.
- Зарегистрируйте технику через сайт ФНС. Это можно сделать в личном кабинете организации или ИП. Также некоторые ОФД предоставляют возможность регистрации через собственный интерфейс.
- Дождитесь письма от ФНС с регистрационным номером.
- В течение дня после получения регистрационного номера включите онлайн-кассу, внесите данные о своём бизнесе и напечатайте отчёт о фискализации.
- Направьте отчёт в ФНС.
После этого регистрация считается пройденной.
Если у вас нет электронной подписи и вы не хотите её приобретать, можно зарегистрировать оборудование лично в отделении налоговой инспекции, но тогда ФНС придётся посетить дважды.
Штрафы за отсутствие онлайн-кассы
Ответственность за игнорирование требований федерального закона №54-ФЗ предусмотрена ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ.
Для ИП и должностных лиц штрафы варьируются от четверти до половины суммы расчёта, который не был проведён через ККТ (не менее 10 тысяч ₽). Организации могут получить штраф в размере от 3/4 до одного размера суммы расчёта без применения ККТ, но не менее 30 тысяч ₽.
За повторное нарушение, если сумма расчётов без применения контрольно-кассового оборудования достигла 1 млн ₽, возможно приостановление деятельности ИП/юрлица на период до 90 суток или дисквалификация должного лица на срок 1—2 года.
Как пользоваться онлайн-кассой без покупки или аренды аппарата
Нужное оборудование можно приобрести или взять в аренду у банковской организации, которая предоставляет услуги эквайринга для вашего бизнеса. Но иногда выгоднее арендовать облачную кассу — например, если у вас сезонный бизнес или вы только начинаете работать и не имеете долгосрочных планов. В этом случае арендовать облачную онлайн-кассу можно у партнёров платёжного сервиса ЮKassa.
Облачная касса — это оборудование, которое находится в дата-центре партнёра. Вы получаете к нему доступ через облачные сервисы. При этом не нужно заботиться об обслуживании оборудования, передаче данных в налоговую инспекцию, бесперебойном интернет-соединении. Всем этим занимается партнёр, а вы платите ему арендную плату согласно договору. В обслуживание уже включены услуги ОФД, регистрация ККТ в налоговой, своевременная замена фискального накопителя.
Применять облачные онлайн-кассы могут владельцы интернет-магазинов, таксомоторных служб, транспортных компаний, служб курьерских доставок. В этом случае покупатели получают электронные чеки — аналоги бумажных. После каждой продажи продавец направляет электронный чек, подтверждающий получение платежа, в СМС на телефон покупателя или письмом на его электронную почту.
Основные изменения по онлайн-кассам в 2025 году
С 1 марта 2025 года в силу вступили следующие нововведения:
- Сократился срок регистрации/перерегистрации и снятия ККТ с регистрационного учёта — документы теперь будут готовы в течение пяти дней (ранее этот срок достигал десяти дней).
- ИП и юрлица, оказывающие услуги общественного питания, обязаны распечатать кассовый чек на бумаге и выдавать его клиенту до момента расчёта.
- Изготовители ККТ обязаны проходить экспертизу новых моделей фискальных накопителей в экспертной организации.
- Непредставление налоговым органам доступа к ККТ при проверке, в том числе для считывания фискальных данных в фискальном накопителе, теперь является основанием для снятия ККТ с учёта в одностороннем порядке без заявления пользователя.
А ещё от применения ККТ освобождаются предприниматели с лицензией на образовательную деятельность, если это их основное направление бизнеса, а также тренеры, получившие статус ИП, для которых деятельность в области физкультуры и спорта является основной.
Кому стоит стать самозанятым, чтобы не покупать кассовое оборудование
Даже если ваш бизнес занимается деятельностью, не включённой в перечень из ст. 2 федерального закона №54-ФЗ, есть способ обойтись без установки ККТ — стать плательщиком НПД (самозанятым). Вариант подходит только для физических лиц: для юридических этот налоговый режим недоступен. Если гражданин зарегистрировал ИП, он тоже может стать самозанятым. Для этого нужно сменить систему налогообложения — например, с УСН перейти на НПД. Также необходимо перестроить бизнес с учётом тех ограничений, которые накладывает данный режим:
- нельзя заниматься реализацией чужих товаров, можно продавать только продукцию собственного производства, например, на рынках и в других торговых точках;
- нельзя нанимать сотрудников, можно работать только самостоятельно;
- нельзя получать доход свыше 2,4 млн ₽ в год.
Данные ограничения могут замедлить развитие бизнеса. Поэтому, перед тем как стать самозанятым, ИП нужно взвесить все за и против. Для одного бизнеса переход на НПД действительно выгоден, а другому лучше приобрести всё необходимое для работы оборудование согласно федеральному закону №54-ФЗ.
Заключение
В 2025 году применение ККТ — обязательное условие для легального ведения деятельности во многих сферах бизнеса. Список исключений можно найти в ст.2 федерального закона №54-ФЗ.
Плательщики налога на профессиональный доход, в том числе ИП, которые продают товары и оказывают услуги, по-прежнему освобождены от обязанности использовать контрольно-кассовую технику. Остальным же следует выбрать и приобрести подходящее кассовое оборудование, купить фискальный накопитель, заключить договор с ОФД, зарегистрировать технику в налоговой и в дальнейшем всё время следить за кассовой дисциплиной.
Санкции, которые накладываются при неправильном использовании ККТ на основании федерального закона №54-ФЗ и ст. 14.5 КоАП РФ, мы описали в статье «Штраф для ИП за отсутствие онлайн-кассы».