Касса на смартфоне

Онлайн-касса — специальное устройство, которое, в соответствии с 54-ФЗ, используется при осуществлении расчетов с клиентами. Такой кассовый аппарат нужен практически всем индивидуальным предпринимателям и организациям, деятельность которых связана c оказанием услуг и продажей товаров. Исключения перечислены в статье 2 вышеупомянутого федерального закона.

Онлайн-кассы могут иметь физический носитель или работать с использованием облачных технологий. А еще современные онлайн-кассы можно подключить к мобильному телефону.

Касса в смартфоне — это программное решение, с помощью которого можно принимать оплату за товары и услуги в любом месте. Одно приложение — и смартфон становится карманной кассой, не требующей дополнительного оборудования и печати чека. В статье разбираемся, как это работает.

Изображение от senivpetro на Freepik

В последние годы онлайн-шоппинг становится все более популярным: любые товары можно купить за пару кликов не выходя из дома. Вместе с онлайн-торговлей растет рынок услуг доставки. Курьеры доставляют товар и выступают в роли кассиров, принимая оплату.

Эта тенденция только укрепляется, так как предприниматели конкурируют за покупателей и всеми способами увеличивают доступность услуг. На дом едут не только курьеры, но и сам бизнес: например, химчистки чистят мебель, а лаборатории забирают материалы для медицинских анализов.

Для дистанционного приема платежей используется специальное оборудование. Обычно это смарт-кассы, фискальные регистраторы, банковские терминалы для оплаты пластиковыми картами. Они специально созданы, чтобы вести торговлю онлайн, но имеют ряд ограничений.

Их стоимость не позволяет быстро наращивать курьерскую службу. Например, смарт-касса стоит от 25 000 рублей. К тому же контрольно-кассовая техника (ККТ) должна быть легкой, компактной, работать длительное время без подзарядки. В случае утери ККТ возникают проблемы со снятием с учета в налоговой службе.

Главные плюсы для бизнеса:

Наличие доставки и возможность оплаты товаров/услуг за пределами торговой точки привлекает покупателей. Закономерно увеличивается эффективность воронки продаж, растет сумма среднего чека и улучшаются другие экономические показатели.

Касса в смартфоне позволяет в считанные часы организовать курьерскую доставку и не требует никакого дополнительного оборудования. На смартфон сотрудника устанавливается приложение, и он может приступать к работе. Подойдут гаджеты на ОС Android или iOS. Требования к техническим характеристикам мобильных телефонов минимальные.

Покупатели могут рассчитываться наличными и по безналу. Факт оплаты подтверждается бумажным или электронным кассовым чеком.

Помимо отправки покупателю, электронные чеки в режиме реального времени необходимо передавать в ФНС через ОФД. Это происходит автоматически на всех онлайн-кассах, подключенных к смартфону.

Если клиент оплатил товар/услугу наличными, курьер просто принимает деньги и формирует кассовый чек. Когда покупатели платят по безналу, процесс оплаты усложняется.

В процедуре оплаты при безналичных расчетах, помимо покупателя и продавца, участвуют еще три стороны:

Прием платежа состоит из нескольких этапов:

После этого курьер выбивает электронный кассовый чек и отправляет его покупателю. А онлайн-касса, подключенная к смартфону, пересылает фискальный документ ОФД, который проверяет информацию и передает сведения об операции в налоговую.

Касса в мобильном телефоне пригодится не только курьерам. Это решение заинтересует предпринимателей, для которых приобретать смарт-кассы и банковские терминалы для эквайринга дорого или нецелесообразно:

Можно подключить несколько смартфонов. Они не мешают друг другу, даже если прием платежей происходит одновременно. Информация попадает в облачную кассу без сбоев в работе. Рассмотрим несколько сценариев использования.

Касса в смартфоне позволяет создать дополнительное рабочее место в торговой точке. Это актуально для магазинов и бутиков. Если администратор или кассир заняты, то клиентам приходится ждать, чтобы оплатить покупку. Такие ситуации неизбежно приводят к потере выручки. Не все покупатели готовы тратить свое время, а некоторые даже не заходят в магазин, в котором видят слишком много посетителей.

Проблема исчезает, если покупки оформляет каждый сотрудник торговой точки. Приложение в телефонах продавцов позволит обслуживать покупателей быстрее, не допуская очередей.

При оплате транспорта принцип тот же. Каждый водитель для приема оплаты проезда использует приложение. При этом руководство экономит на покупке полноценной онлайн-кассы в каждое транспортное средство.

В данном случае есть требования к выдаче билетов, поэтому к смартфону необходимо подключить устройство для их печати, например чековый принтер.

Для кафе и ресторанов оплата счетов с помощью телефонов сотрудников — это более высокий уровень сервиса. Официант не только принимает заказы, но и оперативно рассчитывает гостей прямо за столиком.

Если в меню есть крепкий алкоголь или слабоалкогольные напитки, владелец заведения должен установить кассовый аппарат, который поддерживает работу с алкогольной продукцией. Ведь в соответствии с 171-ФЗ, торговые точки, относящиеся к категории HoReCa, где можно заказать алкоголь, должны быть подключены к государственной системе ЕГАИС и отправлять в контролирующие органы отчеты обо всех операциях с алкогольными напитками.

Служба доставки получает максимальную пользу и эффект от использования телефонов для продаж. Курьеры могут не только принимать оплату, но и получать информацию о новых заказах. Также они выступают в роли менеджеров — меняют параметры заказа или отменяют его.

Касса на мобильном телефоне является полностью законным способом расчетов. Федеральный закон № 54-ФЗ говорит о том, что продавец обязан выдать чек на бумажном носителе в момент покупки. Смартфон печатать чеки не умеет, а курьер привезти его с собой не может — формирование чека должно производиться одновременно с оплатой товара. Поэтому в случаях, когда исключена возможность личного взаимодействия продавца и покупателя, используются электронные чеки.

Электронный кассовый чек — аналог бумажного фискального документа (ФД), подтверждающего расчеты между продавцом и покупателем.

Цифровой чек высылается на:

В законе указано, что цифровой чек обладает той же юридической силой, то есть является документом наравне с бумажным.

Чтобы не противоречить закону, покупатель должен сообщить сведения, которые требуются для отправки чека, до момента расчета. Обычно эти данные клиент оставляет, когда оформляет заказ или доставку.

Если, диктуя продавцу e-mail/телефон, покупатель ошибся хотя бы в одном знаке, электронный чек не придет. 54-ФЗ не обязывает ИП и юрлиц проверять персональные данные клиента. Поэтому в случае ошибки ответственность полностью лежит на покупателе.

Если покупатель утверждает, что чек не пришел на e-mail, первым делом следует порекомендовать ему проверить папку «Спам». Иногда письма от ОФД автоматически попадают туда.

В случае, когда письма нет во «Входящих» и «Спаме», необходимо убедиться, что покупатель верно продиктовал адрес электронной почты. Если обнаружена ошибка, создавать новый ФД не нужно, иначе продажа задвоится. Продавец может отправить покупателю дубликат уже сформированного ФД на верный e-mail или номер телефона — эта операция доступна в личном кабинете на сайте ОФД.

Так же, как и бумажный, цифровой ФД содержит обязательные и дополнительные реквизиты:

В виртуальном ФД еще указывается e-mail продавца и клиента.

Электронный чек можно использовать для оформления налоговых вычетов, претензий и возврата товара. При необходимости бумажный дубликат можно распечатать на ККТ, к которой привязан смартфон.

Изображение на Freepik

Способы оплаты зависят от выбранного приложения. Есть сервисы, поддерживающие любые варианты расчетов. Дополнительное оборудование не понадобится.

Варианты расчетов:

Возможности расчетов с телефонной кассой намного шире. Многие приложения позволяют менять параметры заказа. Например, курьеры предлагают скидки или специальные условия, а также оформляют возврат товаров.

Смартфон не может стать устройством по приему платежей сам по себе. Для этого интернет-магазину понадобится облачная касса, куда будут передаваться сведения о продажах. Кассу можно взять в аренду.

Если в офисе уже есть физическая касса, то для продаж в интернете необходимо настроить работу в облачном режиме. Тогда можно принимать платежи обычным способом, онлайн и собирать данные о совершенных покупках от курьеров.

Когда касса настроена, остается установить приложения на смартфоны и привязать их к ККТ. Сотрудники запускают сервис на своих телефонах, авторизуются и начинают работать.

Касса на смартфоне открывает много возможностей. С ее помощью можно быстро масштабировать бизнес без значительного увеличения расходов на кассовое оборудование. Такой сервис позволяет выполнять все требования закона 54-ФЗ без полноценного кассового аппарата, упрощая ведение бизнеса.