Можно ли использовать смартфон вместо кассы
Выездная торговля, служба доставки, обслуживание клиентов в зале кафе или ресторана — во всех этих случаях сотрудник компании может принимать оплату от клиентов с помощью смартфона. Но как формируются чеки? И разрешает ли закон использовать мобильные гаджеты в качестве полноценной замены онлайн-кассы? Расскажем в статье по порядку.
Использование касс регламентирует Федеральный закон № 54-ФЗ. Согласно нормативному документу контрольно-кассовая техника должна:
- иметь корпус с нанесенным на него заводским номером;
- быть оснащенной часами реального времени и устройством для печати фискальных документов (законом допускается, чтобы оборудование для печати находилось вне корпуса, но было подключено к кассовому аппарату);
- иметь разъем для установки фискального накопителя;
- числиться в специальном реестре ФНС.
Перед началом использования кассового аппарата его необходимо зарегистрировать в налоговой. Для этого пользователь заключает договор с оператором фискальных данных, обеспечивает подключение к интернету и подает в ФНС заявление о регистрации. После рассмотрения и одобрения заявки кассе присваивают регистрационный номер. Теперь необходимо провести фискализацию — сформировать на онлайн-кассе отчет о регистрации. Данные автоматически передаются в налоговую через ОФД. Впоследствии ФНС будет получать всю информацию о продажах, начале и закрытии смены, возврате товаров.
Еще один важный момент: при расчете касса должна формировать чек для покупателя. Фискальный документ отдают клиенту лично в руки или отправляют на электронную почту (если потребитель дал согласие и оставил email).
Использование смартфона вместо онлайн-кассы — нарушение закона. Разберемся почему:
- ни одна модель мобильного телефона не входит в единый реестр онлайн-касс;
- в гаджете не предусмотрен разъем для фискального накопителя;
- в смартфон нельзя встроить устройство для печати.
Почему тогда во многих компаниях сотрудники принимают оплату через смартфон? Все они нарушают закон? Нет. Смартфон не может заменить онлайн-кассу, но может ее дополнить. Главное, установить на гаджет специальное приложение и расшарить основную кассу. Стационарный кассовый аппарат с фискальным накопителем размещают в магазине (ресторане, кафе, салоне красоты), а мобильный гаджет используют в дистанционном формате.
Расшаривание кассы — опция, позволяющая превратить стационарную онлайн-кассу в облачную. Тогда чеки можно будет выдавать не только в торговой точке, но и в любом другом месте, удаленно. Данные о транзакции синхронизируются с основной кассой и автоматически попадают к ОФД, а от него — в налоговую.
Согласно закону № 54-ФЗ продавец имеет право пробивать чеки вне магазина. Важно, чтобы была возможность выдать покупателю бумажный чек на руки или отправить его копию по СМС либо по email. Тогда все требования закона будут соблюдены.
Пример: В ресторане организована служба доставки готовых блюд. Клиент сделал заказ, и в течение двух часов курьер доставил горячие блюда на дом. Как производится расчет? Сотрудник принимает оплату через специальное мобильное приложение, установленное на смартфон, и формирует электронный чек. Приложение интегрировано с онлайн-кассой, поэтому данные о продаже мгновенно поступают оператору фискальных данных. Курьер отправляет цифровой чек покупателю через СМС или электронную почту.
В каких случаях уместно использование смартфона в качестве дополнения к основной кассе:
- выездные работы и услуги (к примеру, ремонт бытовой техники или сборка мебели на дому заказчика);
- дистанционная продажа товаров;
- курьерская служба;
- разносная торговля;
- служба такси;
- продажа билетов в транспорте.
Современное программное обеспечение для смартфонов позволяет не только принимать оплату и формировать чеки, но и отслеживать заказы и местоположение сотрудника. Диспетчеру не придется каждый раз звонить курьеру, чтобы уточнить, где тот находится или чтобы ознакомить с новой заявкой. Все данные отображаются в приложении.
Если покупателю в момент расчета не выдали чек, то продавцу придется заплатить штраф:
- для ИП и должностных лиц — 2 тыс. рублей;
- для юрлиц — 10 тыс. рублей.
В случаях, когда контрольно-кассовая техника не соответствует требованиям закона или пользователь нарушает правила применения ККТ, предусмотрены следующие штрафы:
- для ИП и должностных лиц сумма штрафа составляет от 1,5 до 3 тыс. рублей (на первый раз можно отделаться предупреждением);
- для юрлиц — от 5 до 10 тыс. рублей.
Вы установили онлайн-кассу, но она не входит в реестр налоговой? Это будет приравнено к тому, что вы вообще не используете кассовый аппарат. В таких ситуациях штрафы еще выше:
- для ИП — 25‒50% от полученной выручки (но не менее 10 тыс. рублей);
- для юрлиц — 75‒100% от выручки (не менее 30 тыс. рублей).
За повторные нарушения возможна дисквалификация должностного лица на срок от 1 до 2 лет. Также не исключено приостановление деятельности компании на срок до 90 суток. Эти меры наказания применяют в тех случаях, когда сумма расчетов без использования ККТ превышает 1 млн рублей.
Смартфон нельзя использовать вместо онлайн-кассы. Но гаджет может стать дополнением к кассовому аппарату при выездной торговле или при расчетах по QR-коду. Если вы откроете расчетный счет для бизнеса с помощью сервиса ЮKassa, то сможете в режиме онлайн отслеживать все поступления от клиентов. Подайте заявку через интернет и договоритесь с курьером о времени и месте встречи. Подпишите документы, выберите подходящий тариф и начните использовать расчетный счет для приема платежей, расчетов с поставщиками, уплаты налогов и взносов в казну. Если за месяц не было совершено ни одной операции, то за обслуживание платить не придется.
