Как открыть филиал компании

Основная причина, по которой компании открывают филиалы в других городах, регионах и странах, — это масштабирование бизнеса. Такие подразделения берут на себя частичное или полное выполнение функций организаций на новых территориях. Деятельность обособленных структур ведется по согласованию с юридическим лицом. Разберем пошаговую инструкцию, как открыть филиал компании и избежать проблем с налоговой.

Открытие новых филиалов позволяет увеличить обороты и делегировать полномочия. Обязанности их руководителей и сотрудников указываются в специальном положении учредителем компании. Подразделения — не отдельное юридическое лицо, однако они несут ответственность за выполняемую деятельность. Они бывают частными, государственными или представлять и защищать в стране интересы иностранной компании.

К особенностям представительств компаний относят:

Зарегистрировать новый филиал может только юридическое лицо, а не индивидуальный предприниматель. Для этого нужно оформить открытие представительства в соответствии с законодательством. Сведения о действующих подразделениях организации должны быть отражены в документах учредителя и Едином государственном реестре юридических лиц.

С 2014 года организации вправе не добавлять информацию о новом подразделении в Устав. Согласно статье 55 ГК РФ эти данные можно внести только в ЕГРЮЛ. Предлагаем пошаговую инструкцию по регистрации филиала компании.

Первым шагом для открытия представительства будет подготовка положения о филиале. В этом документе должно быть закреплено местонахождение подразделения, полномочия руководителя, имущество и другая информация, которая отражает особенности деятельности подразделения, его правовой статус. А если предполагается внесение изменений в устав, их нужно оформить отдельным документом или обновить основной документ.

После получения бумаг, подтверждающих открытие филиала, компании на упрощенной системе налогообложения нужно будет уведомить налоговую инспекцию об изменении налогового режима. Право применения УСН при регистрации нового подразделения будет утрачено.

Решение, регистрировать ли новое подразделение, или нет, руководитель может принять единолично. Но если в компании несколько учредителей, нужно организовать собрание и провести голосование. Чтобы принять положительное решение, проголосовать за должны минимум ⅔ от общего числа участников. На собрании необходимо вести протокол, в котором отражаются все важные сведения:

В решении или протоколе нужно отразить наименование, адрес филиала, утвердить положение и выбрать руководителя. Оба документа могут нуждаться в нотариальном заверении, если иной способ удостоверения не предусмотрен уставом организации.

Следующим этапом будет выбор руководителя филиала организации. Функции директора подразделения могут включать прием на работу и увольнение сотрудников, открытие расчетных счетов в банках, сдачу отчетности. Прописать полномочия можно в доверенности от имени компании — они могут быть максимально широкими или ограниченными.

Недостаточно назначить руководителя нового подразделения — перевод сотрудника на эту должность или заключение договора со специалистом подразумевают оформление трудовых отношений. Данные о директоре филиала не вносят в ЕГРЮЛ, нотариально заверенная доверенность на руководителя в любой момент может быть отозвана.

Чтобы внести сведения о внесении изменений в ЕГРЮЛ, необходимо заполнить заявление по форме Р13014 и решение или протокол об открытии подразделения. Внести информацию в форму можно через программу подготовки документов для государственной регистрации или вручную в Excel или PDF. В ней нужно заполнить титульный лист и листы Л, Н.

На титульном листе необходимо написать ОГРН и ИНН компании, а также проставить цифру 2 в причинах представления документа — изменение сведений в ЕГРЮЛ. На листе Л содержатся сведения о подразделении (адрес, наименование), на листе Н — сведения о заявителе. Форму Р13014 должен подписать директор головной организации.

Документы для регистрации филиала можно подать:

Срок регистрации изменений в ЕГРЮЛ составляет не более семи рабочих дней. После этого директор организации получит уведомление о внесении коррективов — выписка подтверждает завершение процедуры регистрации. Если правки касались и устава, регистрирующий орган выдаст обновленный экземпляр документа.

Подавать сведения в налоговую по месту нахождения филиала не требуется — они поступят туда автоматически. В территориальной налоговой инспекции нужно взять только свидетельство о постановке подразделения предприятия на налоговый учёт.

Законодательство не предусматривает обязательное открытие расчетного счета подразделения и выделение отдельного баланса. Поэтому решение этого вопроса лежит на руководителе организации и учредителях. Филиалы на отдельном балансе смогут самостоятельно начислять выплаты сотрудникам — тогда и уплачивать страховые взносы, отчитываться по налогам нужно будет по месту нахождения представительства.

Если не выделить подразделение на отдельный баланс, сдавать отчетность можно в основной офис. Это удобное решение, если филиал немногочисленный, с небольшими оборотами. Заниматься бухгалтерским учетом представительства будет головная организация.

При выделении подразделения на отдельный баланс необходимо будет зарегистрировать его в Социальном фонде России. Регистрация в СФР и постановка на учет в налоговой произойдет автоматически на основании обновленных сведений в ЕГРЮЛ. Чтобы не столкнуться со штрафами, нужно зарегистрироваться в СФР в течение месяца после издания компанией приказа об открытии филиала.

В Социальный фонд нужно подать заявление по установленной ведомством форме, приложить к нему справку из банка об открытии расчётного счёта, копию положения об открытии филиала или другой подтверждающий документ, например приказ руководителя.

Сумма штрафов за нарушение установленных сроков подачи заявления составляет 10 000 рублей. Дополнительно могут назначить штраф для должностных лиц в размере 2000‒3000 рублей. А если организация успела получить доходы за время деятельности подразделения без постановки на учет, размер взыскания составит 10% от этой суммы, но не менее 40 000 рублей. Штраф будет увеличен вплоть до 100% при обнаружении отягчающих обстоятельств или злого умысла.

При открытии представительств компании в некоторых регионах нужно будет учитывать местный колорит и специфику ведения бизнеса. Например, в Башкортостане и Татарстане необходимо сделать вывески и меню для кафе на русском и башкирском или татарском языках. Это сделает посетителей лояльнее, повысит доверие к незнакомой организации.

Адаптировать нужно также официальный сайт, социальные сети компании. Нет необходимости создавать отдельные страницы или блог для филиала, но указать адрес нового подразделения нужно. Представительству нужно будет пересмотреть сервис, ценовую политику, ассортимент и проработать систему логистики.

Будет ли управление филиала централизованным или подразделение получит относительную свободу действий, во многом зависит от специфики деятельности организации. На практике децентрализованные структуры чаще всего работают эффективнее и быстрее. При выборе этого формата следить за деятельностью можно с помощью онлайн-сервисов, интеграции филиала в систему учета CRM. Помимо этого, головная организация может предусмотреть сдачу ежемесячных отчетов, встреч или созвонов с директором.

Филиалы организации представляют интересы компании в другом регионе или городе и ведут деятельность от ее имени. Эти подразделения создаются с целью расширения бизнеса и защиты интересов организации на месте. Для открытия представительства нужно подготовить положение, назначить руководителя, а затем — внести изменения в ЕГРЮЛ и по желанию в устав. После обновления данных в ЕГРЮЛ нужно зарегистрироваться в Социальном фонде России, если у филиала будет собственный расчетный счет и отдельный баланс.