Электронный документооборот (ЭДО)
Как видно из названия, ЭДО (электронный документооборот) подразумевает обмен электронными документами и любые другие операции с ними без применения бумажных носителей. Обычно для этого используется специальное ПО, обеспечивающее высокую скорость работы, конфиденциальность и соответствие документов необходимому стандарту. Таких сервисов довольно много, а для клиентов ЮKassa есть выгодное партнёрское решение.
И если в 1990-х ЭДО был уделом крупных компаний, которые разрабатывали его под себя, то сегодня его пользу оценили бизнесы самого разного размера и направленности. Если ваши контрагенты один за другим переходят на ЭДО, рано или поздно это придётся сделать и вам. Вы сразу заметите разницу: обмен документами онлайн позволяет гораздо быстрее заключать договоры, а значит, быстрее получать поставки, отправлять товары и производить другие важные для бизнеса операции.
ЭДО выполняет те же функции, что и бумажный документооборот. С его помощью вы можете создавать и редактировать документы, регистрировать корреспонденцию, обмениваться документами с партнёрами и клиентами, сдавать отчётность в ФНС и другие органы. Рассмотрим, как будет происходить обмен документами между двумя компаниями с помощью ЭДО:
- Вы создаёте документ (официальное письмо, заявление, счёт-фактуру и так далее).
- Подписываете его электронной подписью и отправляете его контрагенту прямо в системе ЭДО.
- Получатель знакомится с документом и подписывает своей электронной подписью. Как только документ подписан второй стороной, вы получите уведомление и сможете действовать в соответствии с документом — перевести оплату, отгрузить товар и так далее.
Документы, оформленные и подписанные через ЭДО, обладают такой же юридической силой, как и бумажные. Если получатель окажется недобросовестным и внесёт какие-то исправления в документ, ваша электронная подпись станет недействительной, а вместе с ней и сам документ.
Это дешевле
Материалы для печати, обслуживание офисной техники, почта и курьеры — всё это складывается в круглую сумму, если счёт документов идёт на сотни ежемесячно. С переходом на электронный документооборот крупные компании сокращают расходы на документооборот на 80%, а то и больше.
Это быстрее
Сделки по ЭДО занимают меньше времени, а значит, вы быстрее отгружаете или получаете товары, клиенты быстрее получают желаемое и предпочитают вас конкурентам. Вместе с этим высвобождается время сотрудников, которым больше не нужно распечатывать, подшивать и хранить тысячи бумажек.
Всё под рукой
Все документы будут храниться в облаке — вы круглосуточно имеете к ним доступ с любого компьютера, на котором установлена ваша электронная подпись. Кроме того, электронные документы не занимают места — это особенно актуально для компаний с маленьким помещением или виртуальным офисом.
Меньше проблем с отчётностью
Контролирующие органы всячески приветствуют электронный документооборот. Вам будет проще взаимодействовать с ФНС и другими инстанциями в онлайн-формате, вероятность ошибок в документах, а, как следствие, и штрафов, при использовании ЭДО минимальна.
Безопасность гарантирована
В отличие от пересылок документов почтой, в случае с ЭДО вы можете быть уверены, что информация не попадёт к конкурентам, важные письма не потеряются. Сервисы электронного документооборота гарантируют конфиденциальность информации, а также позволяют хранить документы на случай утери бумажной копии.
Размер оплаты в большинстве сервисов зависит от количества исходящих документов: чем больше пакет, тем дешевле будет обходится один документ. Входящие документы, как правило, бесплатны. Сравним цены крупных игроков на июль 2020 года.
Оператор ЭДО | Стоимость услуг |
Такском | Пакеты от 200 исходящих на год — 2 000₽ (10₽ за документ) до 10 000 исходящих — 50 000 ₽ (5₽ за документ). |
Корус | Пакеты от 50 исходящих в месяц — 350₽ (7₽ за документ) до 1 000 исходящих в месяц — цена по запросу. Есть годовые пакеты: от 600 исходящих — 3 600₽ (6₽ за документ). |
СБИС | От 500₽ за пакет из 50 исходящих документов (10₽ за документ). |
Партнёрское решение от ЮKassa и СКБ Контур — сервис «Диадок» | Пакеты от 600 исходящих на год — 4 200₽ (7₽ за документ) до 12 000 исходящих — 68 400 ₽ (5,7₽ за документ). |
Работа с контрагентами
Если они не пользуются ЭДО, вам придётся совмещать работу с бумажными и электронными документами. Опять же, если контрагенты используют оператор ЭДО, отличный от вашего, возможен своего рода «роуминг» при документообороте между компаниями. На качестве документооборота использование разных сервисов обычно не отражается.
Необходимость получать ЭП
У многих компаний уже есть электронная подпись, но если её нет, нужно будет её получить. Чаще всего это квалифицированная электронная подпись (КЭП), которая выдаётся в одном из аккредитованных центров Минсвязи РФ. В УЦ нашего партнёра СКБ Контур подпись будет готова уже через 1–2 дня.
Обычно выделяют два основных типа ЭДО: внутренний (в пределах компании) и внешний (с другими компаниями и организациями, госучреждениями и ведомствами). Но есть и более детальная классификация ЭДО по видам документов:
- управленческие,
- производственный,
- кадровый,
- бухгалтерский,
- складской,
- технологический,
- конфиденциальный,
- архивный
Большинство крупных сервисов на рынке поддерживает работу со всеми основными типами документов. Чаще всего ЭДО используют для первичной бухгалтерской документации и счетов-фактур.
- Подключитесь к оператору ЭДО. Компаний, которые предоставляют такие услуги, довольно много. В частности, вы можете воспользоваться партнёрским решением от ЮKassa .
- Приобретите сертификат электронной подписи. Для этого подайте заявку в центр, аккредитованный Министерством связи РФ, оплатить услугу и приехать за ключом (обычно КЭП помещают на флэшку). Если подпись у вас уже есть, зарегистрируйте её в системе.
- Проинформируйте своих контрагентов о подключении к ЭДО. Нередко это можно сделать через приглашения в самой системе.
- Электронный документооборот выполняет все те же функции, что и бумажный, но онлайн.
- ЭДО позволяет экономить время и деньги, легко сдавать отчётность и иметь нужные документы под рукой.
- Существует много сервисов ЭДО: обращайте внимание на то, чем пользуются ваши контрагенты.
- Если некоторые из ваших партнёров и клиентов не используют ЭДО, вы можете пригласить их подключиться или же совмещать электронный и бумажный документооборот.
- Для подключения к ЭДО нужно выбрать подходящий сервис и получить электронную подпись.
