Регистрация кассы для ООО в налоговой

Онлайн-касса нужна большинству организаций и ИП для того, чтобы осуществлять наличные и безналичные расчеты с клиентами. Обязанность использовать контрольно-кассовую технику возникает, когда деятельность юридического лица или индивидуального предпринимателя связана с продажей товаров, работ или услуг. Чтобы иметь возможность законно применять ККТ, следует пройти обязательную регистрацию.

Что должен знать владелец контрольно-кассовой техники, чтобы беспрепятственно зарегистрировать ее в налоговых органах? Каковы основные этапы регистрации ККТ и какие ошибки чаще всего совершают пользователи? Ответы на эти вопросы можно найти в данной статье.

Регистрация и перерегистрация кассового оборудования в налоговых органах обязательны для всех организаций и предпринимателей, осуществляющих денежные расчеты. Таковы требования Федерального закона № 54 ФЗ — этот закон определяет правила ведения торговли на территории РФ.

На официальном сайте налоговой службы размещен реестр контрольно-кассовой техники и фискальных накопителей, использование которых обязательно при выборе модели.

Через оператора фискальных данных сведения поступают в ФНС. Важно сразу после покупки техники заключить с ним договор. Легальное использование аппарата без заключения такого договора невозможно. Исключением являются организации, находящиеся в местах без доступа к интернету, но в таком случае место ведения деятельности должно входить в список удаленных от сетей связи (п. 7 ст. 2 закона № 54-ФЗ). Только тогда контрольно-кассовая техника может работать в автономном режиме.

Удобнее всего подать заявление на регистрацию электронным способом. Это можно сделать через личный кабинет с использованием КЭП (квалифицированной электронной подписи). Подойдет подпись, с которой обычно подается налоговая отчетность. Также подать заявление можно через личный кабинет оператора фискальных данных или при личном обращении в любую инспекцию налоговой службы.

Прежде чем зарегистрировать онлайн-кассу в личном кабинете для юридических лиц, требуется купить кассовую технику и заключить договор с ОФД. В налоговую подается заявление на регистрацию только после этого.

Выделим основные этапы регистрации:

Для этого требуется войти в личный кабинет налогоплательщика для юридических лиц — выбрать «Учет контрольно-кассовой техники» или «Все кассы» — зарегистрировать ККТ. Здесь нужно заполнить необходимые поля. Выбираете модель и заводской номер аппарата, указываете адрес, место фактического нахождения аппарата (торговая точка). Обратите внимание, что адрес следует выбирать из справочника ФИАС — Федеральной информационной адресной системы. Прежде чем приступить к регистрации, необходимо убедиться, что ваша точка есть в данном справочнике.

После проверки система направит вас на следующий этап. Нажмите «Особые параметры применения ККТ», там нужно проставить соответствующие галочки. Например, аппарат будет находиться в месте, где отсутствует подключение к интернету. В этом случае нужно поставить галочку в строчке «ККТ предназначена для работы в автономном режиме».

Договор заключается до подачи заявления в налоговую. Тут требуется выбрать своего оператора. Далее нажмите «Подписать и отправить». Ваше заявление отправится на проверку.

Если налоговая проверка прошла успешно, то вы получаете регистрационный номер ККТ, он вводится в онлайн-кассу. Вводить номер техники и ИНН следует очень внимательно. Часто пользователи ошибочно вводят лишнюю цифру или вводят номер не полностью. Если в момент регистрации допущена ошибка, то придется менять накопитель. Возможность корректировки не предусмотрена.

После введения параметров регистрации касса распечатывает отчет. Он выглядит как стандартный кассовый чек, в котором содержатся параметры фискализации — десять цифр. Нужно ввести эти цифры в «Отчет о регистрации ККТ» — «Фискальный признак» на сайте ФНС России. Тут же указываются дата и номер фискального документа из чека. После заполнения необходимых полей нажмите «Подписать и отправить».

После осуществления регистрационных действий вам выдается карточка регистрации контрольно-кассовой техники, которую следует распечатать или сохранить в электронном виде. Датой регистрации считается дата выдачи карточки регистрации ККТ. Только с момента получения этой карточки расчеты будут осуществляться на законном основании. Без этого документа пробивать чеки запрещается.

После получения регистрационной карточки сведения следует внести в личный кабинет оператора фискальных данных. Для этого нужно открыть вкладку «ККТ» — «Подключить ККТ». В открывшемся окне необходимо заполнить все поля. Информацию можно найти в отчете о регистрации. Далее нужно нажать кнопку «Сохранить» и дождаться сообщения об успешной регистрации кассы. Теперь можно приступать к работе.

Упростить процедуру регистрации онлайн-кассы можно, воспользовавшись услугами специальных сервисов — например, ЮKassa. Партнер сервиса поможет зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой, подключить к ОФД и настроить в центре обработки данных.

В процессе осуществления хозяйственной деятельности часто возникают случаи, когда меняются регистрационные данные, такие как:

В этих случаях необходимо перерегистрировать контрольно-кассовую технику. Это можно сделать лично, обратившись в налоговый орган, через личный кабинет юридического лица или через оператора фискальных данных, подав заявление о перерегистрации ККТ и фискальные данные (только в случае работы кассы в автономном режиме).

Очень часто пользователи некорректно вводят данные при регистрации либо настройки кассы на сайте ФНС или на кассовом аппарате. Как следствие, в налоговые органы предоставляются недостоверные сведения, что влечет за собой нарушение порядка применения ККТ. Если пользователь допустил ошибку в сведениях, необходимых для формирования отчета о регистрации, он может исправить ее, сформировав отчет об изменении параметров регистрации. Организация должна самостоятельно отслеживать расхождения по чекам и проверять регистрационные данные. Это можно сделать в кабинете ККТ. В случае расхождений следует перерегистрировать кассу, направив заявление о перерегистрации. После проверки придет новая регистрационная карточка в течение десяти рабочих дней.

Номер фискального накопителя состоит из 16 цифр. Пользователи могут ошибиться и пропустить цифру или, наоборот, ввести лишнюю. Если в момент регистрации некорректно вписать ИНН или регистрационный номер, то в этом случае ошибка критическая, решить ее можно, только заменив накопитель.

В случае если ошибку не заметили и зарегистрировали кассовый аппарат, следует перерегистрировать контрольно-кассовую технику, подав заявление на бумаге в любую налоговую инспекцию или через личный кабинет юридического лица не позднее одного рабочего дня. Организация получит новую регистрационную карточку после успешной проверки сведений.

Зарегистрировать онлайн-кассу не составит труда, если внимательно соблюдать последовательность действий. К тому же для регистрации личное присутствие необязательно. Своевременное внесение актуальных сведений и регистрация аппарата дают возможность осуществлять расчеты на законном основании и помогают избежать штрафных санкций в будущем.

Если у вас возникли проблемы с регистрацией техники, то вы всегда можете обратиться в специальные компании, которые оказывают такие услуги. Если вы берете кассу в аренду, то арендодатель может активировать кассу самостоятельно.