Как составить возвратную накладную поставщику
Иногда у магазинов и на производстве появляется необходимость вернуть отгруженное сырьё или товар поставщику. Такой процесс оформляют документально, составляя возвратную накладную. Документ подтвердит факт получения продукции, станет доказательством при отказе в возврате из-за истечения сроков гарантии и позволит не платить НДС за непринятые позиции. Но недостаточно просто составить возвратную накладную правильно, ещё нужно знать, в каких случаях можно вернуть товар без неё.
Причины, по которым продукт может быть возвращен, указаны в Гражданском кодексе РФ:
- Статья 464: отправитель предоставил неполный комплект сопроводительных документов.
- Статья 466: количество позиций не соответствует тому, что было указано в договоре.
- Статья 468: ассортимент в поставке отличается от указанного в договоре.
- Статьи 475 и 520: привезена продукция плохого качества.
- Статья 482: продукция приехала без тары или упаковки.
- Статья 480: поставщик привёз некомплектный товар и не выполнил требования по поставке недостающих частей.
Время возврата также определено Гражданским кодексом. При этом возвратная накладная оформляется только в случае, если изначально поставка была принята, а проблемы с продукцией обнаружились уже позднее. Возможный срок возврата будет зависеть от договора:
- Есть информация о гарантии. В этом случае продукт можно вернуть в указанный в договоре срок. При этом бывают ситуации, когда на сам продукт гарантия длится дольше, чем на его комплектующие. Например, посудомоечную машину можно вернуть в течение трёх лет. Покупатель через год обнаружил, что шланг в конструкции с браком и попросил магазин вернуть товар. По договору на шланг действует гарантия только год, но в соответствии со статьёй 477 ГК РФ поставщик всё равно должен принять машину обратно — возврат возможен до самой далёкой даты по договору.
- Нет гарантии, но есть срок годности. Если при отгрузке поставки со сроком годности всё было в порядке, то возврат можно оформить до момента его истечения.
- Нет ни срока годности, ни гарантии. ГК РФ в этом случае позволяет вернуть продукцию в период до двух лет с момента поставки.
Ещё бывают ситуации, когда гарантия истекла, но брак — производственный. Статья 477 ГК РФ даёт возможность доказать, что отправитель привёз бракованные изделия. Если сделать это получится, то его можно вернуть и по истечении гарантии по договору.
Если недостатки обнаружены при отгрузке, то оформлять возвратные документы не нужно — достаточно внести изменения в приходные документы. Из них вычёркивают позиции с браком в присутствии представителя компании-отправителя, он же ставит свою подпись на исправленный бланк.
Следующим шагом поставщик должен убрать возвращённые позиции из счёта-фактуры, перенеся их в корректировочные строки, и отправить этот документ покупателю в течение пяти дней.
Бывают случаи, когда экспедитор или водитель отказывается забирать бракованные позиции. В таком случае нужно составить акт об установленном расхождении количества или качества (форма ТОРГ-2). После этого оформляется претензионное письмо к отправителю и заполняется возвратный бланк.
Для возвратной накладной есть фиксированный бланк — ТОРГ-12. С 2023 года использовать именно такую форму необязательно: организации имеют право разработать свою. Но большинство фирм всё равно продолжает использовать унифицированные бланки.
В документе обязательно указывают:
- Номер документа и дату, в которую он был составлен.
- Название организаций покупателя и поставщика.
- Причину возврата.
- Информацию о продукции: наименование, количество.
- Стоимость бракованного товара, которую покупатель намерен получить назад.
- Печати и подписи.
Накладная оформляется в двух экземплярах и изначально подписывается главным бухгалтером и сотрудником, отвечающим за приёмку.
По сути, ТОРГ-12 тоже отражает процесс продажи, но в обратную сторону. Поэтому в шапке указывают:
- В полях «Организация-грузоотправитель», «Поставщик» — данные покупателя.
- В полях «Грузополучатель», «Плательщик» — данные изначального отправителя.
- В поле «Основание» пишут «возврат товара», указывают номер бланка поставки и его дату, договор, а также реквизиты письма с претензией.
В табличной части нужно указать такие же сведения о бракованных позициях, как и в приходной накладной. Также нужно обратить внимание на столбцы 13 и 14, где содержится информация об НДС. Если покупатель платит этот налог, то нужно заполнять эти ячейки: указывается процентная ставка и сумма в рублях. Если же нет, то в таблице нужно указать нулевые значения.
Если поставка была оплачена через сервис ЮKassa, то вернуть средства просто. Продавец должен составить платёжное поручение на нужную сумму, по нему банк переведёт деньги на специальный возвратный счёт внутри сервиса, а оттуда они будут перечислены заказчику.
- ГК РФ определяет список причин, по которым товар можно вернуть. Сделать это можно в период действия гарантии, пока не истёк срок годности или в течение двух лет с момента приёмки.
- Если недостатки обнаружились в процессе отгрузки, бланк ТОРГ-12 можно не заполнять. Но сделать это можно только при согласии представителя отправителя.
- Если экспедитор или водитель отказывается везти товар обратно, нужно оформить акт об установленном расхождении.
- При обнаружении брака покупатель отправляет письмо с претензией, и только после этого оформляет документы.
- Документально Ввозврат документально — продажа продукции, поэтому в накладной в качестве грузоотправителя указывают покупателя, а в качестве плательщика — изначального поставщика.
