Перерегистрация онлайн-кассы в ФНС
Фискальный накопитель (ФН), ведущий учëт операций, имеет ограниченный срок службы. Он может составлять 13, 15 или 36 месяцев, по истечении которых накопитель подлежит замене. Регистрационные действия с онлайн-кассой также понадобятся при смене некоторых данных, ОФД, порядка работы. Разберём вопросы, связанные с перерегистрацией аппаратов.
Перерегистрация контрольно-кассовой техники (ККТ) осуществляется по разным причинам. В зависимости от ситуации нужно подготовить тот или иной пакет документов.
Причины для перерегистрации кассы:
- изменение указанной в карточке регистрации ККТ персональной информации: адреса, названия фирмы, места установки;
- переход в автономный порядок работы;
- замена материалов о деятельности кассы в составе автоматического устройства или вне его;
- переход в обычный режим;
- перемена оператора фискальных данных (ОФД).
При изменении информации, которая не содержится в карте ККТ, перерегистрация в налоговой не нужна. Например, если сменился кассир или ставка НДС, достаточно поменять настройки кассы и сформировать отчёт о смене настроек.
Для перерегистрации онлайн-кассы обязательно нужно подать заявление. От бизнеса понадобятся такие документы:
- информация о компании и руководителе или ИП — например, выписка из единого госреестра;
- регистрационный номер кассы;
- новое местоположение онлайн-кассы (если меняется адрес и место установки или происходит переход в режим отправки данных);
- машиночитаемая доверенность (в случае подачи документов в налоговую представителем);
- название оператора фискальных данных (когда меняется ОФД или осуществляется переход из автономного режима при отсутствии связи);
- отчёт о закрытии фискального накопителя (при его замене в том случае, если накопитель не был сломан), который также отправляется к ОФД;
- архив данных закрытого фискального накопителя — нужен в том случае, если касса работала при отсутствии связи;
- модель и номер нового ФН (если меняется фискальный накопитель).
Если ФН был сломан и отчёт о закрытии получить не удалось, подраздел с данными из отчёта не заполняется.
Чтобы перерегистрировать кассовый аппарат, нужно получить доступ к личному кабинету (ЛК) организации на сайте ФНС. Для этого необходимо получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, он же КСКПЭП. Такой сертификат выдают на накопителе USB в удостоверяющем центре, аккредитованном в сети доверенных удостоверяющих центров Минкомсвязи РФ. Получает его руководитель компании, либо имеющее право действовать без доверенности лицо, либо имеющий доверенность с полными полномочиями представитель. Для получения доступа к личному кабинету можно использовать КСКПЭП, который был выдан для представления отчётов.
Чтобы войти в ЛК, надо совершить следующие шаги:
- подключить накопитель (носитель ключа) электронной подписи к компьютеру;
- выполнить диагностику подключения к личному кабинету (используется программный криптопровайдер);
- либо выполнить диагностику с помощью Рутокен ЭЦП 2.0.
У индивидуальных предпринимателей есть два способа регистрации в ЛК для ИП:
- через логин и пароль от ЛК физического лица;
- используя КСКПЭП.
Если сервис уже используется физическим лицом, то можно применить логин и пароль от него. Укажите их для входа в ЛК для ИП. Дополнительно надо будет ввести данные из ОГРНИП. Однако возможности сервиса в таком случае будут ограничены — пользователю доступна услуга просмотра персональной информации, запрос выписок и отчëтов. Но для осуществления действий по перерегистрации этот вариант не подходит.
Чтобы использовать КСКПЭП, необходимо получить его в Удостоверяющем аккредитованном центре. Для регистрации личного кабинета ИП надо подключить накопитель (носитель подписи) к компьютеру и следовать размещëнной там инструкции.
Для входа в ЛК в окне авторизации на сайте надо выбрать «Сертификат ЭП». Система потребует провести сверку соответствия требованиям для авторизации. После того как сканирование будет завершено, кнопка для входа в ЛК станет активна.
При перерегистрации кассы в заявлении нужно указывать представленную при регистрации информацию, в которую вносятся изменения.
Перечень необходимых данных в заявке на перерегистрацию содержит:
- полное название организации или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;
- ИНН компании или ИП;
- местоположение ККТ (это может быть в том числе адрес сайта, а также автоматического аппарата для расчётов и место установки кассы);
- наименование моделей кассовой техники и фискального накопителя;
- код автоматического устройства для расчётов (если применяется);
- заводские номера экземпляров моделей ККТ и фискального накопителя.
Также указываются сведения:
- о применении ККТ в режиме, при котором не предусмотрена передача фискальных документов (чеков) в цифровой форме (если актуально);
- о применении аппарата при осуществлении деятельности банковского платëжного агента, если ведётся приём ставок и выплата выигрышей в азартных играх;
- о применении кассы только при оказании услуг (если регистрируется автоматизированная система для бланков строгой отчётности);
- о применении кассы, которая используется для расчётов за маркированные товары;
- о ККТ, которая применяется при приёме денег при реализации лотерейных билетов, приëме ставок и выплате выигрышей;
- об аппарате, если он используется только в условиях безналичных расчётов в интернете.
Подробнее о сведениях по всем ситуациям содержится в ФЗ № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в РФ». Уполномоченный орган вправе определить дополнительные материалы и другие условия, которые необходимо внести в заявление для ФНС.
Заявление о перерегистрации можно подать в любой налоговый орган. Сделать это надо не позднее одного рабочего дня, следующего за днëм смены сведений, которые были внесены в журнал учёта и карточку регистрации ККТ.
Сведения могут быть отправлены на бумажном носителе, через кабинет ККТ или оператора фискальных данных (через ЛК ОФД). Если подача осуществляется через интернет, то датой подачи считается дата его размещения в кабинете кассового аппарата.
Для организации порядок подачи включает такие шаги:
- Перейдите в раздел «Учёт контрольно-кассовой техники».
- Выберите в списке ту ККТ, которую необходимо перерегистрировать, и перейдите на её регистрационный номер.
- Нажмите «Перерегистрировать» в открывшемся окне.
- Выберите причину перерегистрации, заполните поля и нажмите «Подписать и отправить».
Для индивидуальных предпринимателей порядок такой:
- Авторизуйтесь в ЛК.
- Выберите «Мои кассы» и найдите ту, что надо перерегистрировать.
- Нажмите «Перерегистрировать».
- Укажите основания, новые сведения.
- Нажмите «Подписать и отправить».
Электронная карта регистрации аппарата изменится в течение десяти рабочих дней с даты отправки материалов.
После того как заявление будет отправлено, налоговой службе понадобится время на его обработку. При перерегистрации кассы налоговый орган осуществляет аутентификацию пользователя и фискального накопителя, который используется в ККТ, а также подтверждение достоверности вносимых данных и сформированного фискального признака. На основания всего вышеперечисленного пользователю предоставляют новую карту регистрации ККТ, что и будет подтверждением успешно проведённой операции. Проверять статус надо на странице «Учёт контрольно-кассовой техники». В столбце «Состояние» будет отображён статус «ККТ перерегистрирована».
Важно оставлять только актуальные и корректные данные и контакты. В перерегистрации ККТ откажут, если сведения в сообщении будут указаны недостоверные или не в полном объёме. Налоговая проверяет полученные от бизнеса материалы о продажах и сверяет с едиными реестрами организаций и индивидуальных предпринимателей. Кроме того, ошибки могут классифицироваться ФНС как предоставление ложных сведений.
Обновлëнные сведения нужно внести также в сам аппарат, то есть сменить ему настройки. Алгоритм зависит непосредственно от вносимых изменений и от интерфейса кассовой техники. После завершения перемены настроек надо сформировать на ККТ отчёт о замене параметров регистрации.
Согласно классификации причин, указываемых в заявке для ФНС, при перерегистрации может быть проведена замена такой информации:
- адрес или место установки аппарата для выдачи чеков за товары;
- название компании;
- Ф. И. О. предпринимателя;
- переход к другому оператору фискальных данных;
- присоединение к сети автоматической системы расчётов;
- замена фискального накопителя (истёк срок эксплуатации, сломался, кончилась память);
- исключение населённого пункта, в котором работает онлайн-касса, из удалённых от сетей местностей (касса переходит из автономного порядка функционирования в обычный);
- реорганизация или перемена формы фирмы;
- внесение населённого пункта, где находится ККТ, в список удалённых от сетей местностей (переход кассы на автономную работу).
При выходе из строя ФН, он, соответственно, подлежит замене.
- Перерегистрация ККТ нужна при невозможности дальнейшего использования фискального накопителя, замене указанных в карточке регистрации кассы данных, переходе в автономный или обычный порядок работы и при перемене оператора фискальных данных.
- Подать заявление на перерегистрацию кассы можно лично в отделении налоговой, через сайт ФНС и оператора фискальных данных.
- Для передачи новых данных онлайн требуется квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, который выдают в удостоверяющем центре.
- Информацию об онлайн-кассе, выдающей чеки, подают в налоговую не позднее чем на следующий день после редактирования материалов.
- Налоговая присылает обновлённую карту регистрации ККТ в течение десяти рабочих дней. Изменения в сам аппарат надо внести самостоятельно, а затем вывести отчёт о замене параметров.
- Ошибки в передаваемых в ФНС документах о продажах приводят к отклонению заявки на перерегистрацию кассы, а также могут квалифицироваться как умышленное представление недостоверной информации.
