Нужен ли кассовый аппарат салону красоты
В 2023 году компании из сферы услуг, в числе которых и индустрия красоты, должны использовать контрольно-кассовую технику, чтобы быстро отчитываться перед налоговой службой (ФНС), выдавать чеки клиентам, контролировать доходы и оставлять больше времени на развитие бизнеса.
Рассказываем, какой должна быть касса в салоне красоты, кто и почему может её не использовать и какие существуют требования к оборудованию и функциональности.
Перечень организаций и индивидуальных предпринимателей, которые должны иметь кассу, регламентируется Федеральным законом № 54-ФЗ от 22 мая 2003 года.
Через кассу должны проходить все платежи наличными и с банковских карт. Исключение составляет безналичная оплата, при которой деньги переводятся с одного расчётного счёта на другой. Это для сферы красоты нехарактерно, потому что салоны в основном оказывают услуги физическим лицам.
Новая контрольно-кассовая техника обязательно должна быть в студиях красоты, маникюрных кабинетах, парикмахерских, барбершопах вне зависимости от системы налогообложения.
Хотя предприниматели, работающие в этой сфере, часто оформляют патент, законная деятельность невозможна без кассы, потому что услуги красоты входят в список 54-ФЗ. Отсрочка на обязательность установки кассы действовала только до 2021 года.
В законе описаны случаи, когда салоны красоты могут не использовать новую контрольно-кассовую технику:
- Если работают в труднодоступной или отдалённой местности. Этот статус определяют региональные власти. Исключение сделано для территорий, где есть проблемы с интернетом, без которого работа стационарной и онлайн-кассы невозможна. Однако клиент имеет право получить чек или иной подтверждающий оплату документ, потому что защищён законом «О защите прав потребителей».
- Если мастер платит налог на профессиональный доход — т. е. он самозанятый. Эта система создана для тех, кто не использует труд наёмных работников и зарабатывает не больше 2,4 млн рублей за год. Налоговая служба получает информацию о доходах самозанятых через приложение «Мой налог». Мастер после оплаты клиентом услуги создаёт в приложении электронный чек, где указывает статус потребителя: юридическое или физическое лицо. В течение месяца складывается общая сумма дохода и автоматически рассчитывается налог, предприниматель отчисляет 6 или 4% после получения уведомления из ФНС.
В этих случаях касса мастеру не нужна, но платить налоги всё равно необходимо, как и другим предпринимателям.
Оборудование должно соответствовать условиям, которые прописаны в статье 4 закона № 54-ФЗ. То есть модель должна входить в Реестр контрольно-кассовой техники (ККТ), который опубликован налоговой службой (документ в свободном доступе на сайте ФНС).
Для салона красоты подойдёт касса со следующими характеристиками:
- Состоит из заводских технических элементов и программного обеспечения. Здесь есть выбор: портативный аппарат, фискальный регистратор к компьютеру, смарт-терминал в планшете или смартфоне. Обязательно наличие фискального накопителя, где хранится закодированная информация о поступлениях и возвратах средств.
- Имеет корпус с нанесённым на него заводским номером, внутри часы, а также аппарат для печати чеков. Если оборудование сложное, многокомпонентное, принтер может находиться отдельно или отсутствовать при создании чека в электронном виде и защищённой отправке через интернет.
- Проверяет контрольное число регистрационного номера кассы. Это важно для подтверждения корректности ввода данных оператором во время работы.
- Есть возможность для установки внутри фискального накопителя и передачи в него данных. Нужно для создания фискальных документов в цифровом виде.
- Создаёт отдельный чек на каждое поступление денег в кассу или возврат клиенту. Исключает путаницу, дублирование реквизитов расчёта.
- Позволяет передавать документы в зашифрованном виде зарегистрированному оператору фискальных данных (ОФД) сразу после получения необходимых сведений. Если информация не прошла, её можно передать повторно.
- Печатает чеки либо отправляет их в электронном виде. На документах должен быть двухмерный штрихкод или QR-код, в котором зашифрованы реквизиты проверки.
- Принимает от ОФД подтверждение о передаче сведений. Информирует о том, что документ не переслали, а также о неисправности контрольно-кассовой техники.
- Позволяет в любое время отправить отчёт проверяющему салон красоты сотруднику ФНС. Обеспечивает поиск документа по номеру в общем сохраняемом массиве.
Касса нужна прежде всего для отчёта перед налоговой службой о доходах и для выполнения обязательств перед клиентами по выдаче чеков о плате за стрижку, окрашивание, коррекцию бровей, наращивание ресниц, маникюр и т. д.
Технически это возможно, если есть:
- фискальный накопитель, где хранятся данные об операциях, проведённых через кассу;
- специальные программы с наименованием услуг салона, их стоимостью, а также информацией о сотрудниках, пробивающих чеки (могут обновляться автоматически или вручную);
- договор с оператором фискальных данных и подключение ККТ к его системе, где расшифровывается полученная информация и передаётся в налоговую службу;
- регистрация в ФНС: оборудование поставлено на учёт, а инспекция имеет необходимые сведения о его владельце или арендаторе.
Можно купить кассу у производителя. Тогда предпринимателю нужно заранее проверить, входит ли она в Реестр ФНС, затем установить в салоне, подключить, зарегистрировать и настроить для работы, а потом следить за исправностью. Это стоит немалых денег и требует специальных знаний.
Также можно арендовать онлайн-кассу у партнёра банка, обслуживающего салон красоты. Например, платёжный сервис ЮKassa сотрудничает с несколькими из проверенных сервисов: «КИТ Инвест», «Эвотор», «Атол Онлайн», «Модуль Касса». Клиенты могут выбрать любой, сравнив предлагаемые условия со своими потребностями.
Основное оборудование хранится в дата-центре, то есть не придётся искать отдельное помещение в салоне. Установкой, подключением, регистрацией в ФНС и настройкой занимаются сотрудники партнёрского сервиса. Они же контролируют работу всех устройств, отвечают за качество и скорость соединения.
ЮKassa принимает оплату от клиентов, перечисляет деньги на расчётный счёт и передаёт в налоговую данные с кассы для создания чеков.
Подробнее о чеке для клиента
Посетители салонов красоты могут получить документ, подтверждающий плату за полученную услугу. В нём должна быть указана определённая информация:
- данные студии красоты: ИНН, ОГРН, система налогообложения, адрес регистрации, фамилия администратора;
- наименование и стоимость оказанной услуги;
- способ оплаты;
- приход денег или возврат;
- номер кассового устройства;
- цифровые коды смены и чека;
- номер телефона или адрес email клиента;
- QR-код проверки.
Подробные требования к чекам изложены в статье 4.7 закона № 54-ФЗ. Для владельца бизнеса важно их соблюдать не только из опасений получить штраф от налоговой, но и ради соблюдения прав потребителей и выстраивания нормальных отношений с клиентами.
Если есть чек, посетитель имеет право потребовать возврат денег за некачественно оказанную услугу. Но и салон, в котором отчётность ведётся по регламенту, сможет:
- оспорить неправомерное или заведомо мошенническое требование клиента, ведь сотрудникам и владельцу не нужно бояться дополнительных проверок;
- избежать повторного возврата средств, так как эта операция тоже сопровождается созданием чека и сохраняется в памяти кассы.
Поэтому важно выбрать правильную кассу, которая выдаёт документы для клиентов согласно всем требованиям закона.
Преимущества кассы в салоне красоты
Обычно оплату в бьюти-студии принимает администратор. После оказания услуги потребитель может расплатиться наличными или с помощью банковской карты, в любом случае приходная операция проходит через кассу.
Администратор вводит информацию либо выбирает нужную из списка услуг и выдаёт клиенту бумажный чек или отправляет электронный с QR-кодом. Данные в ОФД и в налоговую службу отправляются автоматически.
Кроме простоты отчётности перед ФНС, облачные онлайн-кассы для салонов красоты имеют и другие плюсы:
- легко расширить перечень предлагаемых услуг, увеличить количество филиалов, не тратя деньги на обновление и пополнение кассового оборудования;
- владелец может легко увидеть самые популярные услуги, оценить эффективность конкретных сотрудников, что помогает улучшить обслуживание и зарабатывать больше;
- можно предлагать клиентам подарочные сертификаты, устраивать акции, устанавливать скидки на услуги и при этом правильно оформлять чеки и отчёты для ФНС;
- легче вести бухгалтерский учёт;
- одинаково удобно принимать оплату от клиентов наличными, с банковских карт, с помощью мобильных телефонов и через платёжные сервисы;
- возврат средств недовольному клиенту оформляется корректно, то есть не придётся платить налог с неполученного дохода.
ОФД — одно из звеньев в цепочке передачи отчётности в налоговую службу. Это организация, которая обрабатывает полученные от налогоплательщиков фискальные данные.
Для взаимодействия с нею необходим стабильный интернет. Но если парикмахерская находится в местности, где есть проблемы со связью, договор с ОФД заключать необязательно.
Региональные власти составляют и обнародуют список территорий своей области или края, которые считаются труднодоступными. Салоны красоты, работающие на этих территориях, могут использовать кассу в автономном режиме, который устанавливается при её регистрации в налоговой.
Автономные кассы подойдут не только салонам, которые работают в отдалённой и труднодоступной местности. Это хороший вариант для маленьких парикмахерских, студий красоты с небольшим набором услуг и умеренным количеством посетителей в день.
Мобильные кассовые терминалы позволяют обслуживать клиентов и на дому, и в салоне. Они способны работать в течение нескольких часов от аккумулятора, но периодически их нужно заряжать от электросети, прикуривателя автомобиля или пауэрбанка.
Внешне такой мобильная касса похожа на большой телефон с кнопками, но есть новые устройства с сенсорным экраном, где уже заложена кассовая программа, поэтому не нужно возить с собой компьютер или ноутбук.
Автономные аппараты просто настроить. Они легко интегрируются с платёжными сервисами, например с ЮKassa, которая делает обслуживание более удобным и быстрым. Портативный терминал занимает мало места, при необходимости соединяется с другим оборудованием через Wi-Fi, Bluetooth, шнур USB.
Главное его достоинство — низкая цена в сравнении со стационарной кассовой техникой.
При этом у автономной мобильной кассы есть и минусы:
- маленький экран, что не всегда удобно;
- чеки печатаются медленнее, чем на стационарном устройстве;
- количество чеков в день ограничено, что снижает количество оказываемых услуг;
- трудно добавлять новые услуги из-за маленькой памяти и ограниченной функциональности.
По мере развития бизнеса, скорее всего, от автономной мобильной кассы придётся отказаться и заменить терминал на более продвинутый вариант. Но для начинающих предпринимателей это очень удобное решение.
Онлайн-касса уже стала неотъемлемым атрибутом в бизнесе. Она помогает не только налоговой службе, но и прежде всего самим предпринимателям. Можно не бояться проверок, получать точные данные о своих доходах и работе в целом, направлять больше усилий на развитие любимого дела и расширение клиентской базы.
