Кассовая дисциплина в 2024 году
Кассовая дисциплина представляет собой свод правил и ограничений при расчётах наличными. Об особенностях ведения операций с кассой в 2024 году расскажем в статье.
Кассовая дисциплина (КД) проводится в соответствии с правилами, установленными Банком России. К ней относятся все виды приходно-расходных операций с наличностью. Банк создал Указания для осуществления деятельности КД:
- № 3210-У (проведение денежных операций);
- № 5348-У (правила расчётов наличными).
КД обязательна для всех предпринимателей и предприятий, у которых в обороте есть наличные деньги. Она помогает сохранять денежные средства, анализировать финансовые операции, оценивать качество работы сотрудников и менеджмента. Исключение составляют продавцы со 100%-ными расчётами по безналу ― им не требуется ведение КД.
КД — это одновременно инструмент государственного надзора и контроля денег малым бизнесом с помощью установленных регламентов. При ведении дисциплины важно соблюдать следующее:
- не выходить за допустимый лимит расчётов наличными с компаниями и ИП (не более 100 000 рублей). При этом расчёты с физлицами не лимитируются, а ИП могут брать любые суммы для личных нужд;
- вовремя вносить в кассу наличные на основании первичных документов с записью в кассовую книгу;
- расходовать эти деньги только на конкретные цели, установленные ЦБ;
- следить за лимитом остатка и не превышать его.
Расчёты ведёт кассир, а документы оформляет бухгалтер. В некоторых случаях один человек может совмещать обе должности. В небольшой организации всю работу выполняет руководитель.
Залог успешного ведения бизнеса ― выполнение основных правил обращения с наличностью. Что для этого делать:
- работать с кассовым аппаратом и учитывать все денежные операции;
- вести правильный расчёт налички в онлайн-кассе (ККТ);
- оформлять документы для касс;
- работать с лимитом остатка ККТ.
Требования к применяемой в 2024 году ККТ определяет закон № 54-ФЗ. ККТ ― это специальное устройство с фискальным накопителем. С её помощью фиксируют фискальные данные о взаиморасчётах с физическим лицом в любой форме или организациями/ИП в наличной форме. ККТ подключается к интернету, регистрирует все взаиморасчёты, совершённые с покупателями, и передаёт данных о них через ОФД (оператора фискальных данных) в ФНС.
Современные модели ККТ представлены пятью видами:
- кнопочные автономные кассы;
- смарт-терминалы;
- фискальные регистраторы;
- POS-системы;
- облачные кассы.
Также устройство может быть стандартным или автономным. Стандартное нужно подключать к ПК для регистрации и работы с товарами. Автономное способно работать без ПК, управлять им можно напрямую через ККТ.
Все допущенные к эксплуатации модели занесены в реестр ККТ. Их регистрационный учёт ведёт ФНС. Инспекция заносит в специальный журнал характеристики кассы и фискального накопителя, сведения о владельце, присваивает технике номер ККТ и выдаёт пользователю карточку регистрации. Сфера применения онлайн-аппаратов за небольшим исключением распространяется на все виды деятельности.
В закон № 54-ФЗ были внесены изменения законом № 290-ФЗ, которые отразились на требованиях к ККТ. Благодаря им обновились требования к чекам и бланкам строгой отчётности.
К кассовым документам относятся:
- приходный кассовый ордер (ПКО формы КО-1);
- расходный кассовый ордер (РКО формы КО-2);
- кассовая книга;
- расчётно-платёжная ведомость;
- книга учёта приёма и выдачи денежных средств.
Предприятия должны иметь первые три вида документов. Остальные нужно использовать в конкретных случаях. Для малого бизнеса и ИП, которые работают на упрощённом режиме, предусмотрен облегчённый операционный учёт. Чтобы подтвердить поступления, ИП должен иметь чеки, отчёты о закрытии смены и бланки строгой отчётности.
Все документы оформляются в бумажном или электронном виде. В первом случае их подписывает бухгалтер и руководитель, во втором ― они заверяются электронной подписью.
Рассмотрим по отдельности каждый документ и порядок его оформления.
- Приходный ордер нужен для подтверждения приёма денег в кассу. В нём указывается номер и дата создания, вносящее средства должностное лицо, основание для внесения платежа, сумма цифрами и прописью. Если вы оформляете ПКО, то всё равно должны печатать чеки при расчётах. Часть документа в виде отрывной квитанции выдаётся лицу, сдавшему деньги, а другая часть остаётся в кассе. Оформление ПКО проводится на каждый чек или общий приход за смену.
- Расходный ордер подтверждает выдачу наличности из кассы. В нём указывается номер и дата создания, паспортные данные получателя, сумма. Наличка должна быть использована только на определённые цели: выплату заработной платы, премий, страховые возмещения, социальные отчисления и др. Иногда используют журнал регистрации, в котором отображают все данные по ПКО и РКО.
- Кассовая книга ― важный элемент бухгалтерского учёта, которая предусматривает контроль наличности. Документ обеспечивает прозрачность финансовых операций компании. Все данные формируются на основе ПКО и РКО, а в конце дня выводится сумма остатка. Если никакие действия не проводились, заполнять документ не нужно.
- Расчётно-платёжная ведомость отражает выдачу заработной платы наличкой. В ней указывают дату и номер создания, период выдачи зарплаты, сведения о сотрудниках, количество отработанных дней, сумму начисленной зарплаты и удержаний, текущую задолженность за сотрудником или работодателем на начало периода.
- Книга учёта принятых и выданных денежных средств. Она нужна, если в организации или у ИП оформлено больше одного кассира.
В России при оформлении приходно-расходных операций формы ПКО и РКО считаются обязательными к применению. На каждую из них создают отдельный документ. Срок хранения документации составляет минимум 5 лет. Если это документы на выплату заработной платы, то они должны храниться в течение 6 лет. Без открытия лицевых счетов на сотрудников срок составляет до 75 лет.
Если у предпринимателя или организации идёт большой оборот денежных средств, за ними нужен контроль. С его помощью можно узнать, сколько денег есть в наличии, и отслеживать их движение по документам. Контролирующим органом выступает ФНС. Инспекция вправе проверять соблюдение КД несколько раз в год. Плановые проверки проводят по установленному графику, внеплановые — при наличии оснований. При неправильном оформлении или отсутствии документов налагается штраф.
В 2023 году проверки осуществлялись в соответствии с установленными законодательными актами. В 2024 ФНС переориентирует силы на более эффективные и менее обременительные методы контроля.
Инспекторы проверяют порядок применения ККТ и полноту учёта наличности. Внеплановая проверка начинается с предъявления служебных удостоверений и поручения на её проведение. Инспекция может потребовать оригиналы документов или их заверенные копии.
В ходе проверки предприятие должно предоставить:
- документы, связанные с регистрацией, применением и обслуживанием ККТ;
- отчёты фискальной памяти;
- сведения о выдаче товарных чеков и других документов, подтверждающих оплату;
- документацию по учёту налички;
- приказ на лимит остатка;
- авансовые отчёты.
Документы должны быть только в виде оригиналов или заверенных копий. Заверять их у нотариуса не нужно. Предоставить необходимо в день получения требования или на следующий день.
На кассовые операции отводится не более 20 рабочих дней, на выездную и документарную проверки ― не более 10. В конце составляется акт с фиксацией выявленных нарушений. Проверяющие ставят подпись на всех экземплярах, один из которых остаётся в компании. Оспаривание акта проверки начинается с составления возражений. На процедуру отводится 10 календарных дней. Протокол об административном нарушении можно оспорить в арбитражном суде или обратиться к вышестоящему должностному лицу в УФНС.
Налоговые органы могут проверить КД за любой период. КоАП устанавливает двухмесячный срок давности по кассовым нарушениям с даты их совершения. Например, если компания превысила лимит остатка в марте 2024 года, то привлечь её к ответственности в июне не получится.
Сроки привлечения к административной ответственности составляют 2 месяца за нарушения, не связанные с ККТ, и 1 год за связанные с работой с ней.
Если предприятие или ИП не предоставляют документы для проверки или ограничивают доступ для инспекции, организация получает штраф от 5000 до 10 000 рублей, а ИП ― от 2000 до 4000 рублей. Если налогоплательщик препятствует завершению проверки, компания будет оштрафована на сумму от 20 000 до 50 000 рублей, руководитель или ИП ― на сумму от 5000 до 10 000 рублей.
Наказать могут за следующие действия:
- отсутствие учёта;
- неправильное хранение;
- использование наличных не по целевому назначению;
- превышение остатка лимита;
- превышение суммы расчётов по договору выше 100 000 рублей.
Юридические лица получают штраф от 40 000 до 50 000 рублей, ИП и должностные лица ― от 4000 до 5000 рублей за одно нарушение. Закон № 70-ФЗ запрещает одновременно штрафовать компанию и должностное лицо. В случае взыскания денег с руководителя компания не будет привлечена к ответственности, если она приняла все законодательные меры.
В 2024 году действует мораторий на проверки ККТ. Основная цель — снижение административной нагрузки на бизнес и обеспечение более комфортных условий для адаптации к новым требованиям законодательства. Основные новшества ― изменения в очных процедурах, дистанционные сверки, электронный документооборот, блокировка платёжных терминалов, запрет мнимых и притворных расчётов, изменения в реквизитах для первичной документации.
Также стали обязательными для применения ККТ нового типа — онлайн-аппараты. Ничего не изменилось в отношении документов, формируемых по операционной кассе. При этом ужесточилась административная ответственность: увеличились размеры штрафов.
