Счет — документ, подтверждающий намерение покупателя оплатить товар или услугу. Он содержит сумму и реквизиты для оплаты, а также данные продавца и заказчика. Для ИП оформлять его необязательно, но в спорных ситуациях наличие платежного документа будет служить доказательством договоренности.
Расскажем, как правильно ИП выставить счет и какие данные в нем нужно указать.
Как должен выглядеть документ
Единого образца закон не устанавливает, но из документа должно быть понятно, кто является продавцом, покупателем и куда нужно перевести деньги.
В бланке указывают:
- название «Счет на оплату услуг», порядковый номер документа и дату выставления;
- платежные реквизиты изготовителя или поставщика: расчетный счет, название банка, ИНН, КПП, БИК;
- название ИП или организации покупателя;
- список заказанных товаров или услуг c ценами и количеством единиц;
- общую стоимость числом и прописью;
- информацию об уплате НДС (входит он в стоимость или нет);
- Ф. И. О. индивидуального предпринимателя или его бухгалтера, подпись, если есть — печать;
- по желанию: номер договора, срок оплаты.
Документ отправляют по ЭДО, электронной почте или передают в руки заказчику. Если для продавца счет — подтверждение намерения оплатить услуги или товар, то для покупателя ― возможность проверить, правильно ли собран заказ, и ускорить оплату. Ему не придется искать реквизиты для перевода денег в договоре или запрашивать их дополнительно.
Как правильно указать стоимость
ИП доступны разные формы налогообложения: по упрощенной системе, на общих основаниях, по патенту. В зависимости от этого меняется форма записи стоимости.
ИП на общей системе платит налог на добавленную стоимость (НДС), эту информацию он указывает в документе: 30 000 (тридцать тысяч рублей), в том числе НДС 5000 (пять тысяч рублей).
Те, кто работает по упрощенной системе, указывают, что не платят налог: 30 000 (тридцать тысяч рублей), НДС не облагается.
Обязательно указывать стоимость и цифрами, и прописью: это убережет индивидуального предпринимателя от подделки счета или ошибки.
Что оформляется раньше — договор или счет
Отношения между продавцом и покупателям начинаются с момента заключения договора. В этом документе прописываются условия сотрудничества, сроки поставок, цена товара и его количество, ответственность сторон.
Поэтому в общем порядке ИП сначала заключает договор, а уже потом выставляет счет. Если в условиях оплаты в договоре стороны укажут предоплату, то платежный документ выставляется до передачи товара. При постоплате — после.
Могут возникнуть ситуации, когда счет нужно выставить до заключения договора. Например, поставка заказчику нужна срочно, и стороны не успеют проверить и подписать договор. В этом случае счет можно выставить сразу, а в договоре прописать действие для платежного документа, выставленного ранее, указать его номер и дату.
Договор-счет
Гражданский кодекс не устанавливает требования к договору. Поэтому для простых сделок ИП могут объединить счет и договор.
В этом случае в счете прописывают условия и сроки, порядок поставки, дату выполнения заказа. Покупатель подтверждает согласие с условиями, оплачивая счет-договор, а ИП должен обязательно подписать этот документ и поставить печать (при наличии).
Итог
ИП не обязан выписывать счет. Для работы достаточно заключить договор, в котором будут прописаны условия оплаты. Но чтобы избежать ошибок и для удобства покупателя, он может составить платежный документ в свободной форме.
Для ускорения простых сделок счет и договор объединяют в один документ, тогда, помимо реквизитов оплаты, вписывают еще и условия поставки или выполнения услуги.