Как выбрать кассу для кофейни

Заведения общепита должны рассчитывать клиентов через онлайн-кассы. Расскажем, как выбрать аппарат, который позволит обслуживать посетителей быстро, легко, не нарушая закон.

Это новый вид контрольно-кассовой техники (ККТ). В 2023 году эти кассы обязательны практически для всего бизнеса, продающего населению товары, работы или услуги. Новые ККТ отличаются от старых моделей по нескольким параметрам:

При выборе ККТ и фискального накопителя нужно ориентироваться на модели, указанные в списках налоговый службы. Эти списки опубликованы на сайте ФНС:

Использовать аппараты или накопители, которых нет в реестрах или которые из них были исключены, запрещено, за это налоговая может оштрафовать бизнес.

Все аспекты, касающиеся использования ККТ, прописаны в законе № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации». Документ содержит требования к онлайн-кассам, фискальным накопителям, кассовым чекам, операторам фискальных данных. Также в законе раскрыты особенности регистрации ККТ в налоговом органе и особенности применения кассовой техники при расчетах с покупателями.

В пункте 2 статьи 14.5 КоАП РФ прописаны санкции на случай, если продавец в сфере общепита не имеет кассы или имеет ее, но не применяет:

Пункт 4 статьи 14.5 КоАП РФ предусматривает санкции на случай, если продавец неправильно зарегистрировал или перерегистрировал кассу, неправильно ее использовал или использовал модель, не зарегистрированную в реестре ФНС:

Также неправильно, если продавец применяет ККТ, но не выдает покупателю чек. В пункте 6 статьи 14.5 КоАП РФ прописаны штрафы за невыдачу кассового чека:

Итак, новые кассовые аппараты выполняют две основные функции:

Также они могут выполнять дополнительные функции, например быть одновременно сканером штрихкодов или терминалом для приема безналичной оплаты картами или гаджетами с NFC.

По функциональности контрольно-кассовую технику можно разделить на несколько видов:

Это устройства, которыми можно пользоваться вне магазина, например на выезде. Такие аппараты оснащены мощным аккумулятором и беспроводным подключением к интернету через Wi-Fi и/или сим-карту мобильного оператора. Помимо формирования чеков и передачи данных ОФД, они могут обладать дополнительными функциями: иметь сканер штрихкодов или возможность принимать безналичную оплату, или все вместе.

Автономные онлайн-кассы бывают бюджетными или более дорогими. Бюджетные варианты — это модели с кнопками и маленьким дисплеем. Такие аппараты можно применять, если у продавца небольшой список товаров или услуг (до 200 позиций). Физические кнопки и маленький дисплей создают ограничения в работе с номенклатурой: продавцу сложнее выбирать товары из списка, а также изменять их параметры. Для таких устройств подходят несложные кассовые программы.

Если список продаваемых товаров или услуг большой, то подойдет более дорогой вариант мобильной кассы с сенсорным дисплеем. Достаточно большой дисплей позволяет выводить на экран больше информации о товарах. Продавец может легко найти и добавить в чек нужный товар, а также при необходимости что-то изменить, например снизить цену по скидке.

Это аппараты, которые умеют только формировать чек и направлять информацию о продажах в ОФД. У устройства нет монитора и клавиатуры, на него невозможно установить кассовую программу. Для полноценной работы необходимо подключение фискального регистратора к компьютеру или планшету с установленной кассовой программой и интернетом. Тогда у продавца появляется возможность работать с номенклатурой.

Плюсы фискальных регистраторов в том, что они достаточно быстрые. При большом потоке клиентов в кофейне становится важным такой параметр, как скорость печати чека. Быстрая печать экономит кассиру секунды, которые складываются в минуты, помогая избежать очередей в кассовой зоне.

Это набор оборудования, собранный на основе фискального регистратора. Помимо компьютера или планшета, такой набор может содержать POS-терминал для приема безналичной оплаты, сканер штрихкодов, весы, монитор для покупателя, а также другую необходимую аппаратуру.

POS-системы нужны для предприятий общепита с большой проходимостью и широким ассортиментом товаров. Информация о товарах выведена на большой экран. Продавцу удобно находить нужные позиции, добавлять их в чек, делать скидки. Он может параллельно работать с программами в других вкладках: например, не только формировать чеки, но и вести клиентскую базу, заполнять технологические карты блюд, следить за продажами.

Это аппараты, которые умеют формировать только электронные чеки, а бумажные не печатают. Чаще такой аппарат расположен в дата-центре партнера. Продавец получает к нему доступ через облачные технологии, а сам платит партнеру за техническое обслуживание. Техническое обслуживание заключается в том, что партнер следит за исправностью оборудования, своевременной заменой фискального накопителя, бесперебойным интернетом и электричеством.

Облачные кассы подходят для бизнеса, который продает товары исключительно через интернет. Например, если кофейня работает исключительно на доставку и купить кофе можно только через сайт, то такая касса подойдет. Но если помимо интернет-оплат, продавец принимает оплату наличными или картами в кофейне или на выезде, то нужна обычная ККТ. Если облачная онлайн-касса вам подходит, ее можно арендовать у партнеров ЮKassa.

При выборе ККТ для общепита важно, чтобы аппарат соответствовал следующим требованиям:

Если у предпринимателя небольшая кофейня с узкой барной стойкой, важно, чтобы техника не занимала много места. Для таких случаев подойдет автономная онлайн-касса, например модель с сенсорным дисплеем. Если же места достаточно, а поток клиентов в определенные часы большой, можно использовать POS-систему. Если кофейня работает не просто навынос, а со столиками, может понадобиться POS-система в зоне кассового обслуживания и автономные аппараты для официантов, которые обслуживают столики.

На скорость работы влияет скорость печати чеков. Быстрее всего чеки печатают фискальные регистраторы, а мобильные кассы работают медленнее.

При большом потоке посетителей может играть роль наличие автоотрезчика чеков. Когда чек отрезается автоматически, кассиру не нужно затрачивать лишние секунды на ручной отрыв чековой ленты, что экономит время и ускоряет движение очереди.

Неудобный интерфейс замедлит работу кассира, а удобный, наоборот, ускорит. Также на скорость влияет качество экрана мобильной кассы. Если сенсорный экран неотзывчивый, кассиру придется тратить время на дополнительные нажатия. Если монитор неяркий или бликует при солнечном свете, это не даст продавцу возможности работать быстро: придется всматриваться в экран, чтобы не ошибиться с выбором товара.

При выборе оборудования обращайте внимание на такие моменты:

Программное обеспечение — это прошивка, заложенная производителем, которая обеспечивает реализацию возможностей аппарата. Однако требования закона № 54-ФЗ постоянно обновляются, поэтому важно, чтобы ПО кассы соответствовало действующей редакции закона. Все изменения производитель вносит в программное обеспечение. Перед покупкой аппарата нужно узнать, будут ли обновления ПО бесплатными или за них придется платить, произойдут ли они автоматически или продавцу придется привлекать специалиста.

Кассовая программа — это мобильное приложение, которое уже установлено на кассе либо его требуется установить. Программа предоставляет для кассира интерфейс, с помощью которого он оформляет продажу и принимает оплату. Кассовых программ много, продавец может выбрать и установить любую из них. Однако, бывают кассовые аппараты с предустановленными кассовыми программами без возможности их поменять. Про обновление выбранного или предустановленного софта нужно узнавать у его разработчика.

Товароучетный сервис — это программа, которая отслеживает продажи. Благодаря этому владелец бизнеса всегда знает, сколько товаров продано, сколько осталось на складе, сколько нужно докупить, какие товары продаются лучше, а какие — хуже. Также из товароучетного сервиса удобно загружать в кассу номенклатуру.

ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система) — это электронная система контроля за алкогольным рынком России. Система контролирует производство и продажу крепких спиртных напитков, пива, слабоалкогольных напитков. Интеграция с системой ЕГАИС актуальна для тех кофеен и кафе, в ассортименте которых, помимо кофе, есть алкогольсодержащие напитки.

«Меркурий» — это электронная система сертификации и отслеживания товаров, которые должны проходить ветеринарный контроль. К этой системе должны подключаться производители и продавцы мяса, молока, морепродуктов и других продуктов животного происхождения. Интеграция с «Меркурием» актуальна для тех кофеен, которые, помимо кофе, предлагают посетителям и другие блюда, например, десерты или гамбургеры.

«Честный знак» — это система маркировки, которая отслеживает движение товаров от производства до продажи их конечному потребителю. Для этого на упаковку отслеживаемых товаров устанавливается двухмерный код — DataMatrix. С каждым годом маркированных товаров становится больше. Например, в 2023 году вода в бутылках подлежит обязательной маркировке и отслеживанию. Если помимо кофе, в кофейне продается вода в бутылках, ККТ должна поддерживать интеграцию с «Честным знаком».

При выборе оборудования для кофейни предпринимателю или компании нужно учитывать требования закона № 54-ФЗ, а также индивидуальные особенности бизнеса. Для небольшого предприятия может хватить единственной кассы, для сети кофеен потребуется несколько аппаратов. Одному бизнесу подойдет мобильный аппарат, а другому потребуется POS-система. Если в кофейне, помимо кофе, будут продаваться маркированные товары, алкогольные напитки или продукты животноводства, то выбранная контрольно-кассовая техника должна быть интегрирована с соответствующими государственными системами контроля такой продукции.