Чек коррекции — платёжный документ с исправленными ошибками. Его используют в ситуациях, когда кассир забыл рассчитать покупателя через кассу, указал неверную стоимость товара или ошибся в реквизитах.
Расскажем, как правильно оформить чеки коррекции, как они помогают бизнесу избегать штрафов и какие есть особенности у разных фискальных накопителей по этой операции.
Что такое чек коррекции
Чек коррекции представляет собой специальный документ, который оформляется в кассовой системе для исправления связанных с операцией ошибок. Использование корректировочных чеков регулируется на законодательном уровне. Их обязательно использовать, например, если была неверно зафиксирована сумма выручки или применился неправильный налоговый режим. Коррекция позволяет устранить расхождение в кассовых данных, которые подаются в ФНС, и избежать проблем.
Особенности формирования зависят от программного обеспечения, а также от самого кассового аппарата. Обычно необходимо внести информацию о первоначальном чеке, указать причину ошибки, а также скорректировать данные и сумму. Информация из корректировочного чека передаётся в ФНС.
Как выглядит чек коррекции
В целом он выглядит так же, как и обычный, но в нём содержатся дополнительные реквизиты:
Тип изменения. Зависит от того, когда именно исправляется ошибка. Это может быть самостоятельная операция, если кассир вносит коррективы до проведения налоговой проверки, или по предписанию, когда ФНС уже выявила ошибку.
Дата. Указывается дата формирования ошибочных данных. Если число неизвестно, то в кассовом документе указывается текущая дата.
Фискальный признак ошибочного чека. Этот реквизит указывается, если его поддерживает кассовая программа.
Документ может указывать и на другие признаки. Например, если исправляется не сумма, а способ оплаты, то в форме расчёта указывают «встречное представление».
Когда используется чек коррекции
Есть две распространённые ситуации, когда его нужно оформить:
Фискальный чек не был пробит совсем. Такое бывает, когда для проведения расчётов не применили онлайн-кассу. Например, если произошёл технический сбой, отключили интернет или сработал человеческий фактор. Отсутствие фиксации операции в кассовой системе — прямой путь к проблемам с ФНС.
Чек пробит, но в нём есть ошибки. Коррекционный документ нужен в том случае, если в первоначальных данных есть какая-либо неточность.
Какие бывают ошибки
Кассир может пробить сумму и при сдаче смены вечером сумма в кассе не сойдётся с суммой в отчёте из онлайн-кассы.
Вот ещё три ошибки, которые обнаружить сложнее:
- Неправильный признак расчёта. Клиенты магазина платят и картой, и наличными. Иногда кассиры по инерции проводят наличный расчёт как безнал, или наоборот.
- Не изменили Ф. И. О. продавца. За кассу на каждой смене отвечает конкретный сотрудник. Нужно указывать его имя в чеке. Если, например, во всех чеках будут фигурировать только данные директора, у ФНС возникнут вопросы при проверке.
- Выбили один чек за товары с предоплатой. Это касается онлайн-маркетов. При оплате на сайте покупатель должен получить документ о предоплате, после получения заказа — полного расчёта. Есть два исключения: клиент получает товары в день заказа, компания работает по УСН и предупредила заказчиков об отсутствии второго чека в оферте.
Как избежать штрафа
По статье штрафуют за любые неточности в кассовых данных: некорректно указанную сумму, реквизиты, тип расчётов и т. д. Юридическое лицо заплатит от пяти до десяти тысяч рублей, ИП — от трёх до пяти. При этом штраф назначат по каждому выявленному нарушению. Исключение — технический сбой, в этом случае наказывать продавца не будут.
Если не пробить сумму через кассу, штрафы будут больше:
- от 30 тысяч рублей — для юридических лиц;
- от 10 тысяч рублей — для ИП.
Ответственности можно избежать, если заметить ошибку и исправить её раньше, чем об этом узнает ФНС. До 2020 года о таких ситуациях нужно было уведомлять налоговую письмом, а теперь для ФФД 1.1 и 1.2 достаточно оформить коррекцию и предъявить его, если при проверке возникнут вопросы.
Формат фискальных данных: что это и зачем он нужен для коррекции
В онлайн-кассу устанавливают фискальный накопитель, на который записывается обо всех пробитых данных. С него же она уходит в ОФД, а затем в налоговую.
Данные записываются по определённым правилам и алгоритмам, их и называют форматом фискальных данных.
На данный момент их три:
- ФФД 1.05. Устаревший формат. Используется как переходный от первой версии. Перечень полей в нём сокращённый. Например, можно указать только сумму расчёта, исправить другие ошибки с его помощью не получится.
- ФФД 1.1. Расширенный формат. Коррекция работает и с суммой, и с предметом расчёта, поэтому используется для внесения любых правок.
- ФФД 1.2. По параметрам схож с 1.1., но добавлена возможность работы с системой «Честный знак». Обязателен для продажи маркированных товаров.
Узнать, с каким форматом работает фискальный накопитель, можно тремя способами:
- Посмотреть в паспорте фискального накопителя. Это бумажный документ, который выдавался при покупке фискального накопителя.
- Напечатать отчёт об открытии смены через онлайн-кассу. Версия будет указана в поле «ФФД ККТ». Некоторые аппараты печатают полный номер версии, другие — только код. ФФД 2 соответствует версии 1.05, 3 — 1.1, 4 — 1.2.
- Посмотреть в личном кабинете ОФД. Информация есть в разделе «Настройки» или «Кассы».
Как внести изменения в чек
Порядок действий по корректировке будет зависеть от того, с какой версией ФФД работает фискальный накопитель.
При корректировке по предписанию налоговой указывается тег 1179, содержащий номер предписания.
Инструкция для ФФД 1.05
Всего нужно пробить два чека: сначала возврата, а потом прихода с исправленными данными.
Заполняют поля с тегами:
- 1054 — в нём указывают признак расчёта. Нужно выбрать операцию, обратную изначальной. Например, если корректировка нужна по чеку прихода, пишут «возврат прихода».
- 1027 — специальный тег для проведения оплаты встречным представлением. Так как деньги покупателю не возвращаются, нужно выбрать его.
- 1192 — поле для внесения дополнительных данных в свободной форме. Здесь нужно указать ФН неправильного чека.
Остальные поля нужно заполнить так же, как в изначальном документе. В точности нужно перенести даже теги с ошибкой.
В исправленном чеке прихода заполняют теги:
- 1054 — операция, которая была проведена в ошибочном документе. Например, «приход».
- 1027 — встречное представление.
- 1192 — фискальный номер изначального документа.
Остальные поля нужно заполнить так же, как в первоначальном чеке, исправив ошибку.
После этого предприниматель отправляет в ФНС пояснительное письмо об ошибке, описывает обстоятельства в свободной форме и прикладывает выбитые чеки. Сделать это можно, зайдя в личный кабинет ККТ, или через сайт налоговой.
Инструкция для ФФД 1.1 и 1.2
Для ФФД версий 1.1. и 1.2 требуются два чека коррекции. Один с признаком расчёта «возврат прихода», второй — «приход».
В первом чеке нужно заполнить теги:
- 1173 — здесь указывают, кто инициировал проведение корректировки. «0» означает, что ошибка обнаружена на стороне продавца. Когда чек выбивается после налоговой проверки, указывают «1».
- 1178 — дата, в которую была проведена продажа с ошибкой.
- 1192 — ФН первоначального документа.
В коррекции с типом «Приход» указывают те же реквизиты, что и в «Возврате прихода». Только поле с изначальной ошибкой нужно заполнить верно.
С июля 2020 года отправлять пояснительное письмо об ошибке не нужно. Достаточно сделать чек коррекции.
Как изменить чек коррекции
Случается, что кассир ошибается, формируя чек коррекции. В этом случае его нужно отменить по тому же алгоритму: сделать коррекцию с типом «Возврат прихода», а затем верный с типом «Приход». В «Дополнительных реквизитах» нужно указать фискальный номер неверного документа.
Как добавить пропущенный расчёт через онлайн-кассу
Для всех видов ФФД пропущенные оплаты проводятся с помощью чеков коррекции. Но разница в процессе формирования документа всё же есть.
Инструкция для ФФД 1.05
Начать нужно с акта для налоговой. В нём подробно расписываются все проведённые вне кассы расчёты. Указывают:
- дату и время каждой операции;
- название товара;
- стоимость единицы и количество проданного;
- причину, по которой кассир не использовал ККТ;
- номер акта и дату его заполнения.
После этого пробивают чек коррекции с тегами:
- 1054 — приход;
- 1174 — самостоятельная коррекция (если документ формируется до налоговой проверки);
- 1179 — номер акта, подготовленного на прошлом шаге.
Так как все операции перечислены в акте, коррекцию можно сделать на общую сумму непробитых документов.
Инструкция для ФФД 1.1 и 1.2
Для новых версий ФФД составлять акт не нужно, но все непробитые позиции должны быть внесены в чек коррекции. Также вносят код маркировки, иначе его не погасят в системе, и штраф можно будет получить ещё и за отсутствие сведений о маркированной продукции (от 50 до 100 тысяч рублей).
Также нужно указать основания для коррекции: «самостоятельная», если ошибку обнаружили на стороне продавца, «по предписанию», если со стороны налоговой.
Что делать, если чеков с ошибкой слишком много
Онлайн-кассы разработали платный плагин, который помогает вносить одинаковые изменения сразу во все ошибочные чеки. Достаточно отметить галочкой нужные документы и один раз заполнить форму коррекции.
Такое расширение есть не у всех касс, нужно обратиться в службу поддержки используемой ККТ, чтобы уточнить его наличие.
Главное о чеках коррекции
ФНС даёт возможность предпринимателям исправлять ошибки в кассовых документах и не штрафует, если это сделать вовремя. Раньше, помимо формирования правильных чеков в онлайн-кассе, нужно было отправлять пояснительное письмо в налоговую, но в новых версиях ФФД достаточно оформить коррекцию.
Проще предупреждать такие ситуации: проверять настройки онлайн-кассы в начале смены и следить за правильностью заполнения полей. Это поможет сократить количество ошибок, уменьшить время на поиски неправильного документа и внесение корректировок.