Как подготовить каталог товаров и услуг для печати наименований в чеке

С 1 февраля 2021 года все индивидуальные предприниматели и организации обязаны прописывать в кассовых чеках номенклатуру — наименование товара или услуги, их количество, цену за единицу с учетом НДС, наценок и скидок и общую стоимость. Заносить в память онлайн-кассы карточки товаров можно как вручную, так и автоматически из разных источников. Как упростить эту работу и какие сервисы в этом помогут ИП и компаниям, расскажем в нашей статье.

Кому нужна касса и ведение номенклатуры

До 1 февраля 2021 года предприниматели могли выдавать чеки на общую сумму, если магазин не торговал подакцизными товарами и использовал определенный налоговый спецрежим, например патент. Не использовать онлайн-кассы ИП без работников могли вплоть до 1 июля 2021 года, эта отсрочка действовала на основании Федерального закона № 129-ФЗ. Сегодня обязательное требование по номенклатуре касается всех индивидуальных предпринимателей и организаций, включая заведения общественного питания.

Правила заполнения чеков не касаются лишь тех продавцов, которые по закону не обязаны использовать контрольно-кассовую технику. Например, самозанятые.

Санкции

Несоблюдение требований по печати номенклатуры грозит ИП и организациям штрафами, а неправильно оформленные чеки будут считаться недействительными. Санкции за нарушения при использовании контрольно-кассовой техники предусмотрены в статье 14.5 КоАП РФ. Сумма штрафа составляет:

  • для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — от 1500 до 3000 рублей;
  • для организаций — от 5000 до 10 000 рублей.

Штрафы предприятиям розничной торговли могут заменить вынесением предупреждения. Налоговая может проверить реквизиты чека при проведении контрольной закупки или если на магазин или кафе пожаловались покупатели. Вписывать наименования нужно и при работе онлайн.

Что должно быть указано в чеке

Жестких требований к указанию наименований товара не предусмотрено. Но по написанному в чеке названию один продукт должен отличаться от другого, а само наименование должно отображать характеристики продукции. Общие критерии для номенклатуры следующие:

  • опираясь на чек, покупатель должен понимать, что именно он купил и в каком количестве;
  • наименование товара должно быть конкретизированным (не молоко, а молоко «Село зеленое»), не допускается использование кодов, штрихкодов или непонятных аббревиатур;
  • длинные названия продуктов нужно сокращать — их максимальный размер должен составлять не более 128 символов с пробелами.

Помимо этого, в каждом чеке обязательно наличие следующих реквизитов:

  • ИНН и наименование юридического лица или Ф. И. О. и ИНН индивидуального предпринимателя;
  • регистрационный и заводской номер ККТ (указаны в документах на кассовую технику), номер фискального накопителя (написан в личном кабинете ККТ на сайте налоговой);
  • адрес и место расчетов — название и адрес магазина или сайта интернет-магазина;
  • наименование документа и порядковый номер чека, дата и время его формирования, фиксальный признак документа (чаще всего содержит 10 цифр);
  • Ф. И. О. кассира и должность сотрудника;
  • код маркировки при продаже маркированных товаров;
  • QR-код.

Кроме основных данных, в реквизитах чека могут содержаться дополнительные сведения. Например, адрес электронной почты покупателя, если покупка была оформлена в интернет-магазине.

Редактирование номенклатуры: цена, ценники, штрихкоды

Все необходимые для работы с чеками реквизиты указываются при регистрации контрольно-кассовой техники. Кассиру в дальнейшем нужно будет вводить только название товарной позиции, количество и стоимость. Добавлять товар в чек можно несколькими способами:

  • сканирование штрихкода. Для этого в магазине или заведении общепита должен быть сканер, а товары в каталоге должны сопровождаться штрихкодами;
  • поиск позиции в базе по наименованию. Современные кассы умеют находить названия по первым нескольким буквам;
  • выбор популярных товаров на экране онлайн-кассы при вынесении на панель избранных позиций.

Также компания или ИП могут использовать голосовой поиск — он предусмотрен в кассовых приложениях, установленных на мобильных устройствах. Однако самыми распространёнными способами редактирования номенклатуры остаются сканирование штрихкодов и поиск позиции в каталоге вручную. После внесения названия кассиру остается только указать количество товара и цену, а касса сама подсчитает итог.

Что касается весовой продукции, то при печати ценника нужно ввести цену не за единицу, а за грамм или килограмм. При взвешивании товара останется указать вес в кассовой программе. Упростит процедуру редактирования чека интеграция кассовой программы с прикассовыми весами — онлайн-касса получит информацию о весе продукта автоматически, вносить ее вручную не потребуется.

Создание каталога товарных позиций

Наименования товарных позиций, услуг или работ можно найти в справочниках. Основной — Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности. В справочниках указаны названия категорий товаров, услуг, с помощью которых можно подобрать наименование для отдельной позиции.

При создании каталога продукции нужно стремиться к тому, чтобы каждое наименование было понятным и для работников магазина, и для покупателей. Память кассового аппарата для исключения путаницы можно совместить с программами бухгалтерского учета или справочником номенклатуры.

Для обозначения каждой позиции нужно использовать следующие данные:

  • название продукта, услуги;
  • единица измерения;
  • стоимость за единицу;
  • ставка НДС;
  • наценки и скидки.

Сколько именно товарных карточек можно будет внести в каталог, зависит от типа кассовой техники. Поэтому многие предприниматели и организации переходят на использование облачных онлайн-сервисов, чтобы не занимать память контрольно-кассовой машины ККМ.

Способы занесения товаров в каталог

Заполнить каталог товаров или услуг на кассе магазина или заведения общепита можно несколькими способами. Основные из них:

  • занесение номенклатуры вручную;
  • загрузка из таблицы в формате Excel или «Личного кабинета» онлайн-кассы;
  • загрузка из облачного хранилища.

Существует также вариант настройки интеграции системы ККТ с CRM-системой. Способ создания базы товаров зависит от количества товарных позиций и услуг, а также типа используемой кассовой программы и оборудования.

Ручное занесение товарных позиций — трудоемкий и длительный процесс, требующий особой внимательности. Он подходит для малого бизнеса или магазинов с ограниченным набором товаров — до 500 видов. Данные можно брать с этикеток или справочников и заполнять их непосредственно через кассовый аппарат. В остальных случаях вводить вручную информацию для печати чеков будет непросто.

Использование файлов Excel требует подготовки каталога и его загрузки в кассовую систему. Способ удобен, если у организации есть собственный электронный каталог услуг или товаров. Взять номенклатуру можно у поставщиков или в бухгалтерии. Основные трудозатраты будут касаться подготовки табличного файла.

Загрузить каталог можно из «Личного кабинета» онлайн-кассы. Этот способ предполагает предварительную подготовку каталога с номенклатурой и последующую выгрузку данных в систему, как и в варианте с Excel-таблицами.

В онлайн-кассах также существует возможность подключения облачных программ. Эти сервисы не требуют предварительного создания каталога — в базе уже есть сотни тысяч наименований. Однако при отсутствии нужной позиции можно внести товарные карточки самостоятельно.

Интеграция с CRM-системой позволяет автоматизировать бизнес-процессы — информация будет переноситься из созданного каталога в систему онлайн-кассы автоматически. При поступлении электронной накладной сервис создаст на каждую новую позицию отдельную карточку и занесет ее в каталог. Этот способ экономит время и сводит риск появления ошибок к минимуму.

Как заносить товар в онлайн-кассу из облака

Для загрузки наименований товарных позиций в онлайн-кассу предприниматели могут использовать облачные сервисы. После их подключения загрузить номенклатуры можно из глобальной базы данных. А для добавления нового продукта достаточно считать штрихкод с упаковки. Если он загружен в сервис, в карточку добавится информация автоматически.

Для удобства использования облачных сервисов нужно подключить к кассе сканер штрихкодов, чтобы выполнять поиск позиций. Использование облака бесплатное, на сегодняшний день в справочнике «Простор:Облако» содержится более 500 000 товарных наименований и это число растет.

Выводы

Указание наименования товара или услуги, а также реквизитов в чеке — обязательное требование для индивидуальных предпринимателей и организаций с февраля 2021 года. Отсутствие номенклатуры делает чек недействительным, а магазин или кафе за такую ошибку могут оштрафовать. Занести товарные позиции в память кассы можно разными способами — вручную, с помощью табличных файлов или через «Личный кабинет», из облачного хранилища. В большинстве случаев перед добавлением наименований нужно сначала создать каталог.

Полезные предложения

Чтобы подключить платежи на сайте через ЮKassa, нужен только паспорт директора: подпишите договор и проведите интеграцию. Можно успеть за 3 дня.

Узнайте главное о ЮKassa за пару минут, подберите инструменты для своего бизнеса — и начните принимать платежи онлайн

Мне это нужно
Введите код поиска, который назвал оператор