Как оформить возврат алкоголя через ЕГАИС

В Федеральном законе № 171-ФЗ чётко говорится, что возвраты алкогольной и спиртосодержащей продукции поставщику нужно обязательно фиксировать. Если розничному продавцу поступил алкоголь низкого качества или партия включает большее количество бутылок, чем указывали в договоре поставки, необходимо вернуть товар назад через ЕГАИС. В каких ситуациях можно оформить возврат спиртного и как это сделать?

ЕГАИС представляет собой Единую государственную автоматизированную информационную систему, в которую розничные продавцы и предприятия общепита передают сведения о проведённых операциях с алкогольной продукцией. Эта база служит для контроля за оборотом спиртного — от выпуска производителем до момента продажи потребителю. Участники рынка должны заносить в неё информацию обо всех передвижениях товара.

Через сервис ЕГАИС можно провести возврат товара ненадлежащего качества или излишков даже в том случае, если партия уже была принята магазином. Розница или общепит могут вернуть алкоголь поставщику по нескольким причинам:

Отказаться от поставки также можно, если не были соблюдены условия договора. Например, контрагент сорвал сроки выполнения заказа или поступившее количество товара не совпадает с заявленным.

За оформление возврата спиртосодержащей продукции общепит и розницу не оштрафуют. Отказать в приёме и перечислении денежных средств покупателю поставщик не может, если в поставке оказалось пиво или вино в бракованной таре, с истёкшим сроком годности. Заведению общественного питания или магазину не нужна лицензия на совершение такой операции, потому что она не будет расцениваться как поставка алкоголя одной организацией для другой. Об этом говорится в двух документах — законе № 171-ФЗ и КоАП Российской Федерации.

Чтобы возврат был возможен, нужно выполнить несколько требований:

На первом регистре должен числиться весь крепкий алкоголь. На нём фиксируют остатки, постановку на баланс при подтверждении приходных накладных, а также возвраты из торгового зала, от покупателей. Постепенно количество находящегося на оптовом регистре товара уменьшается, когда происходит его продажа, перемещение со склада в торговый зал или партию возвращают поставщику.

Если спиртное уже находится на втором регистре или в торговом зале, для оформления возврата его нужно переместить из зала на склад. Только когда информация обновится и документ будет зарегистрирован в системе, можно будет приступать к формированию возвратной товарно-транспортной накладной.

Оформление возврата алкогольной продукции на основании поступления мало чем отличается от создания возвратной накладной на другие виды товара. За исключением того, что данные об операции отправляются в ЕГАИС. Магазину или общепиту нужно выполнить несколько шагов:

Если всё было заполнено правильно, система после регистрации документа пришлёт уведомление о приёме электронной накладной. Тогда она будет отправлена поставщику. При наличии ошибок ТТН не примут и алкоголь не спишут в системе.

Создать и отправить возвратную накладную в ЕГАИС — первый этап. Нужно будет дождаться, когда спиртосодержащая продукция спишется и уйдёт в виртуальный резерв. После этого необходимо получить ответ грузополучателя. Поставщик может принять возвратный документ без изменений или скорректировать его, а также прислать отказ.

При согласии на возврат розница или общепит увидят в системе, что статус ТТН изменился на «Подтверждена». Тогда он уйдёт в архив. Магазин или заведения должны также оформить ТОРГ-12 для грузополучателя на перемещение продукции. Она нужна для фактической передачи алкоголя контрагенту. Когда товар вернётся поставщику, ему нужно будет создать приходную накладную и отметить в ней, какая продукция ему была возвращена.

Если грузополучатель вносит в ТТН коррективы, её статус изменится на «Подтверждена с изменениями». При согласии розничного магазина или заведения общепита с этими поправками нужно будет выбрать пункт «Подтвердить акт расхождений». А если отправитель не согласен с изменениями — нужно отклонить акт.

Когда поставщик не принимает возврат, в учётном сервисе статус документа меняется на «Получатель отклонил накладную». В этом случае нужно связаться с грузополучателем, чтобы выяснить причину. Иногда она заключается в неправильном заполнении документации. Однако иногда возврат становится невозможным по условиям договора.

Перед поставкой продукции магазин заключает договор с контрагентом. В нём указывают все условия сотрудничества, включая случаи, при которых возврат будет невозможен. Поэтому обе стороны должны ответственно подойти к составлению договора, чтобы в будущем они смогли использовать его для разрешения спорных ситуаций.

Сведения о перемещении алкогольной и спиртосодержащей продукции должны отражаться участниками оборота в системе ЕГАИС. В неё нужно передавать сведения и в случаях возврата поставщику некачественного алкоголя или излишков товара. Для оформления такой операции нужно создать возвратную товарно-транспортную накладную и зарегистрировать её в ЕГАИС.

Чтобы заполнить документ, важно проверить, числится ли возвратная продукция на регистре 1 или оптовом регистре. Если она находится на другом регистре — регистре 2 или «Торговый зал», нужно оформить её перемещение и приступить к заполнению электронной докладной. В ТТН необходимо указать позиции, которые нужно вернуть, адрес и реквизиты контрагента, причину возврата. Перед отправкой документа следует отсканировать акцизные марки алкоголя.

Если в возвратной накладной нет ошибок, ЕГАИС пришлёт сообщение о приёме. А если есть расхождения — отрицательный тикет. Поставщик может принять накладную без изменений, внести в неё изменения или отказаться от возврата. Скорректировать документ отправитель при согласии с поправками может с помощью акта расхождений. При приёме накладной контрагентом магазин или заведение общепита также должны оформить ТОРГ-12 для фактического перемещения возвратной партии. Списание партии со склада предприятия после выполнения этих действий произойдёт автоматически, а электронная накладная поступит в архив.

Отказать в приёме документа на возврат алкоголя поставщик может, если такая возможность предусмотрена условиями договора поставки. В остальных ситуациях все действия выполняются в онлайн-режиме с помощью учётных сервисов. Розничному магазину или заведению общепита не нужна лицензия для обратной отправки некачественной, бракованной продукции. Законодательством также не предусмотрены штрафные санкции за возвратные операции.