Как оформить депозит и продажу сертификата

В организациях сферы услуг распространены сертификаты и депозиты — подарочные карты и предзаказы. Это разновидности авансовых платежей, которые нужно научиться правильно оформлять. Если допустить ошибку в приёме оплаты, высокая вероятность столкнуться с проверкой ФНС и штрафами. Как избежать проблем при работе с депозитами и сертификатами и в каких случаях они используются?

Депозит ещё называют предзаказом — авансовый платёж за услуги ресторана, кафе или клуба при бронировании столиков. Это определённая сумма, которую вносят при заказе стола на компанию или пару. Клиент выбирает дату и время посещения заведения, оплачивает услугу, а бар подтверждает бронь стола.

Внесённая заранее сумма — это лимит, в рамках которого гости заказчика могут выбирать блюда и напитки. Депозиты удобны тем, что именинник, молодожёны или фирма не выйдут за рамки выделенного на торжество бюджета. Также их оформляют, если заказывают ужин к назначенному времени — клиенты оплачивают услугу, а к их приходу все блюда будут готовы, не придётся ждать.

Депозит отличается от обычного бронирования столика в ресторане тем, что в его стоимость входят бронь места в заведении и основной счёт. Посетитель заранее оплачивает услуги кухни — он может сделать предварительный заказ по меню или установить лимит для каждого гостя. Тогда его друзья или коллеги будут самостоятельно выбирать блюда в течение вечера, но клиент сможет держать общую сумму счёта под контролем.

Депозитное бронирование бывает возвратным и невозвратным. В первом случае гость сможет вернуть денежные средства, если он передумал посещать заведение, или захотел перенести ужин на другую дату. Чтобы воспользоваться этим правом, необходимо предъявить чек. Платёжный документ оформляется дважды — при пополнении депозита и после его использования.

Оформление предзаказа выгодно обеим сторонам. Клиент будет уверен, что сможет отпраздновать в ресторане корпоратив или поужинать в выбранный день и потратить заранее оговорённую сумму. А владелец заведения гарантированно продаст услугу, получит оплату, не столкнётся с проблемой свободных столов. При заказе столика в вечерние часы или праздничные дни он не упустит прибыль из-за гостей, которые занимают место, но заказывают только кофе.

Ресторан может самостоятельно определять минимальную сумму депозита и условия возврата авансовых платежей. Например, заведение может удержать часть внесённых средств при отмене заказа менее, чем за неделю до мероприятия. Или — перенести бронь за столик только в течение месяца. Условия оказания услуги нужно обсудить с администратором до внесения аванса.

Для оформления предзаказа не всегда нужно посещать кафе или ночной клуб лично. Можно выбрать напитки или блюда, обсудить условия использования депозита онлайн. Тогда аванс за услугу можно будет внести по безналичному расчёту. Оплату заказа подтвердит электронный чек.

Если посетитель не выбирает конкретные блюда при оформлении предзаказа в ресторане, а выделяет конкретную сумму на проведение корпоративного вечера или другого торжества, платёж нужно провести как авансовый. Для этого формируют первый чек:

В платёжном документе в графе с товаром будет указано «Депозит за стол» или «Предзаказ банкета». Клиенты сервиса ЮKassa могут создать счёт для заказчика в виде QR-кода, письма, СМС или ссылки на оплату. Чтобы воспользоваться этой опцией, нужно нажать на QR-код, указать сумму, ввести электронную почту или номер телефона посетителя. А после копирования ссылки — отправить её в мессенджере, по почте. После получения сообщения клиент сможет оплатить предзаказ онлайн, а способы оплаты подтянутся в автоматическом режиме.

После использования депозита для гостя нужно будет создать второй чек с перечнем заказанных блюд и напитков во время мероприятия, дополнительных услуг. В этом платёжном документе нужно отразить в качестве суммы оплаты зачёт аванса. Если внесённых денег не хватает на покрытие счёта, можно дополнительно принять оплату наличными или картой.

Сертификаты ещё называют подарочными картами. В отличие от депозитов, они популярны не только в ресторанах или кафе, но и салонах красоты, СПА-центрах, кондитерских, фотоателье и не только. Сертификат даёт получателю право на посещение заведения или заказ услуг на сумму, оплаченную авансом. Такие подарки бывают электронными, выпускаются в виде купона, подписанного документа.

Сертификаты позволяют сделать клиенту подарок другу или родственнику, коллеге, не выбирая конкретный товар или услугу. Вместо этого покупатель определяет сумму презента и вносит её. При оформлении подарочной карты нужно обговорить условия её использования. Продавец должен указать следующие параметры:

Пока карта будет действовать, её владелец может в любой момент посетить магазин или заведение и воспользоваться подарком. А если его номинала не хватит для оплаты покупки — добавить собственные средства. В отличие от депозита сертификаты нельзя делать невозвратными. Однако владелец заведения общепита или салона может прописать в условиях использования, что после окончания срока действия карты деньги не возвращаются.

Как и при оформлении депозита, при приёме платы за сертификат на кассе создают два чека. Первый формируется при оплате карты, и платёж проводится как аванс. Ссылку на его оплату можно отправить клиенту в мессенджер, на электронную почту или в СМС. Для этого нужно выставить счёт онлайн, например в личном кабинете сервиса ЮKassa.

Чтобы оформить первый чек и принять плату за подарочную карту номиналом, например в 5000 рублей, необходимо:

Когда владелец подарочной карты посетит салон и воспользуется оплаченной заранее услугой, нужно будет создать второй чек. В нём нужно указать выбранную услугу, выбрать на кассе «Зачёт аванса или предоплаты» и провести оплату. Если номинала сертификата не хватает, кассовая программа сообщит об этом. Тогда клиент сможет внести недостающую сумму наличными или картой.

Принять оплату по подарочной карте можно и на сайте. Ведь сертификаты часто дарят на покупку товаров в интернет-магазинах. Чтобы оформлять такие платежи, нужно создать страницу с формой для расчёта и данными бронирования. ЮKassa упростит процесс оплаты — способы внесения платежа подгрузятся в сервисе автоматически. Помощь разработчика не понадобится, сделать страницу с платёжной формой с сервисом можно самостоятельно.

Депозиты — одна из распространённых категорий услуг в заведениях общепита, которую ещё называют предзаказом. Она включает оплату счёта за ужин, мероприятие и бронирование столика в выбранный день. Оформлять депозит нужно двумя чеками, в первом указывается вид товара, например «Предзаказ новогоднего корпоратива», и сумма. Второй формируется после использования депозита с зачётом внесённой по предоплате суммы.

Сертификаты — подарочные карты, которые активно выпускаются и используются в организациях бьюти-сферы, ресторанах и кафе, фотоателье, развлекательных заведениях и т. д. Они имеют определённый номинал и срок действия. В условиях использования сертификата продавцу также нужно написать, какие именно услуги или товары по нему можно получить, приобрести. Как и в случае с депозитами, сертификаты требуют оформления двух чеков.

Депозиты и сертификаты относятся к авансовой оплате, для них действуют общие правила приёма таких платежей. Внесённые денежные средства используются для оплаты услуг ресторана или другого заведения. Они не относятся к залогам или обеспечениям. Если клиент не воспользовался предзаказом или сертификатом до окончания срока его действия, продавец должен вернуть деньги. Однако депозиты бывают невозвратными.

Продавать подарочные карты и принимать платежи по депозитам проще с сервисом ЮKassa. С ним можно создать ссылку на оплату счёта онлайн в личном кабинете и отправить её клиенту в мессенджер, на электронную почту. Заказчик сможет самостоятельно выбрать удобный для него способ оплаты — все доступные варианты подгрузятся автоматически.