Как ИП печатать правильные чеки
Рассказываем, в каких случаях ИП обязан печатать чеки покупателям, а когда это делать не нужно. Объясняем, как в 2023 году обозначать товары в чеке, как создать каталог товаров, работ или услуг, как работать на кнопочной кассе с соблюдением закона. Перечисляем виды штрафов, связанных с неправильным формированием чеков и работой на онлайн-кассе.
Печатать чеки для покупателей обязаны все индивидуальные предприниматели, которые используют в работе контрольно-кассовую технику (ККТ) нового образца. ККТ нового образца по-другому называются онлайн-кассами. Они содержат фискальный регистратор, который через интернет автоматически передает информацию об операциях в налоговую службу. В большинстве таких касс есть принтер чеков. Использование онлайн-касс контролирует закон № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».
Согласно закону применять онлайн-кассы должен практически весь бизнес, который продает товары, работы или услуги населению — физическим лицам. В момент, когда продавец принимает от покупателя деньги, он должен выдать фискальный документ — кассовый чек, который формирует онлайн-касса. Кассовый чек может быть как бумажным, так и электронным. Однако, есть виды деятельности и ситуации, когда предприниматель может работать без кассы и не выдавать чеки. Все такие случаи прописаны в статье 2 закона № 54-ФЗ.
Согласно статье 2 закона № 54-ФЗ индивидуальный предприниматель может продавать товар, оказывать услуги или выполнять работы без выдачи покупателю чека в следующих случаях:
- Если организация или ИП занимается одним из видов специфической деятельности из списка в пункте 2 вышеуказанной статьи. В основном это деятельность, для которой применение онлайн-кассы неудобно: прием стеклотары и утильсырья, ремонт и окраска обуви, изготовление и ремонт ключей, разносная торговля с рук и корзин и т. д.
- Если индивидуальный предприниматель работает на патентной системе налогообложения (ПСН) и занимается деятельностью, перечисленной в пункте 2.1 вышеуказанной статьи.
- Если индивидуальный предприниматель является самозанятым, то есть применяет налог на профессиональный доход (НПД). Хотя кассовый чек не печатается, предприниматель должен формировать и выдавать покупателю электронный чек. Он формируется в приложении «Мой налог».
- Если организация или ИП работает в отдаленной или труднодоступной местности. При этом вид деятельности и режим налогообложения не важны. Список отдаленных и труднодоступных местностей утверждают региональные власти. Хотя кассовый чек в этом случае не печатается, по просьбе покупателя продавец должен будет выдать ему другой документ, подтверждающий оплату, например товарный чек.
- Если оплата производится напрямую с расчетного счета продавца на расчетный счет покупателя.
- Также чеки могут не выдавать аптечные организации, находящиеся при фельдшерских пунктах в сельской местности, религиозные организации, общественные и муниципальные библиотеки и т. д. Все организации и виды деятельности перечислены в статье 2 закона № 54-ФЗ.
До февраля 2021 года индивидуальные предприниматели на УСН, ПСН и ЕСХН могли не указывать в кассовых чеках названия проданных товаров, реализованных работ, оказанных услуг. Но в 2023 году эти названия обязаны указывать в чеках абсолютно все предприниматели, применяющие контрольно-кассовую технику нового образца. Эти требования прописаны в пункте 1 статьи 4.7 закона № 54-ФЗ. При этом закон не содержит положений, конкретизирующих требования к обязательному реквизиту «наименование товара (работ, услуг)» в кассовом чеке. Однако рекомендации по наименованиям дает Федеральная налоговая (ФНС) служба и Министерство финансов Российской Федерации (Минфин):
- В приказе ФНС № ЕД-7-20/662@ от 14 сентября 2020 года сказано, что поле «наименование предмета расчета» может содержать не более 128 символов (Приложение 2, Таблица 5). При этом налоговая рекомендует называть товары, работы или услуги так, чтобы покупателю после прочтения этого реквизита на чеке было понятно, за что он заплатил.
- В письме Минфина № 03-01-15/49971 сказано, что для указания наименований можно использовать Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности ОК 034-2014 (КПЕС 2008).
- В письме Минфина № 03-01-15/68652 говорится, что в кассовом чеке может указываться сокращенное наименование услуги, дополненное ее кодом в соответствии с номенклатурой, принятой в конкретной организации или ИП.
Также важно, чтобы самому владельцу бизнеса было удобно различать наименования в собственном каталоге.
Каталог товаров, работ или услуг по-другому называется номенклатурой. Его можно создать прямо в онлайн-кассе, если товаров мало. Для передачи каталога в кассу есть несколько способов:
- загрузить его с флешки;
- передать из облачного сервиса или личного кабинета, который вам предоставили при покупке кассы
- добавить вручную;
- загрузить сначала в товароучетную систему, а потом подключить ее к кассе.
Товароучетная система — это программа, которая позволяет автоматизировать, анализировать и контролировать торговлю. С ее помощью продавец может не только создавать список товаров и передавать его на кассу. Программа выполняет множество других полезных функций:
- собирает статистику по продажам за определенный период. Помогает правильно проанализировать работу каждого кассира и магазина в целом;
- помогает вести складской учет. Программное обеспечение интегрируется с терминалом для сбора данных. Кладовщик считывает информацию со штрихкодов, вбивает фактические данные, а система сама формирует документацию;
- помогает формировать обязательные документы: отчеты, счета, приходные и расходные накладные. Система содержит формы документов, а данные компании и контрагента можно вбить один раз, чтобы потом использовать постоянно;
- автоматически формирует аналитику, так как все данные связаны. Сведения о продажах, закупках, остатках можно посмотреть в любой момент;
- упрощает проведение акций и распродаж. Без автоматического учета можно сделать одинаковые скидки на все товары, а с товароучетной программой ― разные скидки и персонализированные акции;
- позволяет правильно и быстро делать переоценку товаров. Когда нужно быстро отреагировать на изменения рынка сделать скидки или наценки на группы товаров, с товароучетной программой это занимает минимум времени и сил.
Если товарных позиций больше 200, для создания и изменения номенклатуры удобнее пользоваться товароучетной системой. При небольшом ассортименте работать можно и без нее, но с ней количество ручных операций снижается, а вероятность случайных ошибок сокращается.
Кнопочная касса или касса-калькулятор — это мобильный, кассовый аппарат с маленьким дисплеем и физическими кнопками (как у калькулятора). Такой аппарат поддерживает простейшие кассовые программы, но он не предназначен для большого ассортимента товаров. Поскольку к такой кассе нельзя подключить товароучетный сервис, передавать каталог товаров, пополнять его, вводить данные об изменениях цен или названий придется вручную.
Работать с кнопочной кассой можно, если вы готовы к определенным сложностям:
- Передавать номенклатуру в кассу понадобится всякий раз, когда изменится цена или ассортимент. Если обновлять номенклатуру необходимо часто, с кнопочной кассой это может стать проблемой.
- Маленький дисплей не показывает чек целиком. Искать названия товаров неудобно, поэтому можно каждому товару присвоить порядковый номер, а где-то в кассовой зоне всегда иметь под рукой распечатанную номенклатуру с порядковыми номерами и полными названиями. Тогда, если кассиру нужно быстро найти товар и добавить его в чек, он вводит его порядковый номер.
- Для предоставления скидок или оформления возвратов используются комбинации кнопок. Эту информацию тоже можно распечатать и держать на виду.
Чтобы избежать всех этих сложностей, можно перевести кнопочный аппарат в режим фискального регистратора и использовать только для печати чеков. А для формирования чеков можно применять кассовую программу, подключенную к компьютеру или планшету.
Штрафы, связанные с применением контрольно-кассовой техники, прописаны в статье 14.5 Кодекса административных правонарушений Российской Федерации (КоАП РФ).
Если продавец неправильно оформит чек, например ошибется в цене или укажет неправильные реквизиты, налоговая может оштрафовать ИП на 1500−2000 рублей или вынести ему предупреждение. Об этом написано в пункте 1 статьи 14.5 КоАП РФ.
Если предприниматель должен использовать при продажах онлайн-кассу, но не делает это, налоговая может наложить штраф от 10 000 рублей и выше. Точная сумма будет зависеть от объема средств, которые предприниматель провел мимо кассы: от четверти до половины суммы серой выручки. При повторных нарушениях и если сумма выручки, проведенной мимо кассы, превысит 1 млн рублей, налоговая может приостановить деятельность ИП на срок до 90 суток.
Если предприниматель должен был выдать электронный чек, кассовый чек или другой документ, доказывающий факт расчета с покупателем, но не выдал его, налоговая может выписать штраф в размере 2000 рублей.
При расчетах с покупателями-физлицами большинство предпринимателей должны выдавать кассовые чеки. Есть категории ИП, которые в зависимости от системы налогообложения, видов деятельности или места ведения бизнеса освобождены от применения онлайн-касс. Все исключения прописаны в статье 2 закона № 54-ФЗ. Предприниматели, подпадающие под исключения, могут не выдавать покупателям кассовые чеки. Но некоторые из них должны выдавать покупателям электронные чеки или иные документы, которые доказывают факт продажи и оплаты.
В 2023 году все ИП, работающие с онлайн-кассами, обязаны прописывать в чеке реквизит «наименование предмета расчета». Чтобы выполнить это требование, нужно создать каталог товаров, работ или услуг и перенести его в кассу. Такой каталог называется номенклатурой. Работать с номенклатурой удобно с помощью товароучетной программы. Если владелец бизнеса неправильно оформит покупателю чек, то может получить от налоговой предупреждение или штраф.
Если вы продаете товары и принимаете оплату исключительно через интернет-эквайринг, вам не нужно печатать бумажные чеки. В этом случае необходимо отправлять электронные чеки покупателям на почту или по СМС. Для таких случаев есть специальные аппараты, формирующие только электронные чеки, но покупать его необязательно — можно арендовать облачную онлайн-кассу у партнеров ЮKassa.
Физически касса будет находиться в дата-центре партнера, а вы получите к ней доступ через облачные технологии. Арендуя онлайн-кассу у партнера, вы освобождаетесь от многих обязательств и проблем:
- не нужно беспокоиться о своевременной замене фискального накопителя;
- не нужно чинить и обслуживать технику;
- не нужно создавать условия для обеспечения бесперебойного интернета и электричества.
Обо всем этом заботится партнер, а вам остается только оплачивать аренду согласно договору.
