Что такое смарт-терминалы и зачем они нужны?
Название смарт-терминала произошло от английского слова smart («умный»). Это компактное устройство, которое совмещает в себе функции компьютера с кассовой программой и оборудования для печати чеков. Внешне смарт-терминал напоминает смартфон или планшет. У него такой же сенсорный экран, а работает он чаще всего на базе ОС Android или IOS. Расскажем подробнее, какие бывают виды смарт-терминалов. Разберемся, как устройство помогает вести бизнес.
В законе № ФЗ-54 нет конкретного термина «смарт-терминал», так как ККТ не делится на отдельные группы. Но есть перечень правил, которым оборудование должно соответствовать. О каких требованиях идет речь:
- Корпус с заводским номером.
- Устройство для печати кассовых документов.
- Специальный отсек для фискального накопителя.
Использование смарт-терминалов полностью отвечает требованиям закона. Каждое устройство оснащено фискальным накопителем, позволяющим передавать сведения о совершенных операциях оператору фискальных данных. А тот отправляет информацию напрямую в ФНС. Получается, терминалы с пометкой smart при продаже товаров и услуг выполняют те же функции, что и традиционные онлайн-кассы.
Но между онлайн-кассами и смарт-терминалами есть отличия. Онлайн-кассу нужно сначала подключить к компьютеру, а потом настроить через специальную программу. Смарт-терминалы не требуют дополнительных подключений. Прямой доступ к интернету и товароучетная система, встроенная в гаджет, позволяют управлять рабочими процессами без лишней аппаратуры. При необходимости смарт-терминал можно интегрировать со сканером для считывания маркировочных кодов, с весами или другими периферийными устройствами.
С помощью smart терминалов сотрудники компании ведут товарный учет, отслеживают аналитику закупок и продаж, работают с торговыми документами.
Перечислим основные опции умного оборудования:
- формирование и хранение фискальных документов;
- защита данных от несанкционированного доступа;
- передача отчетов в ФНС через ОФД;
- поддержка разных способов оплаты (наличными, картой, по QR-коду);
- отправка электронного чека на email покупателя;
- печать ценников;
- работа с сервисами ЕГАИС, «Меркурий», «Честный знак»;
- поддержка программ лояльности;
- быстрое добавление номенклатуры;
- управление кассой;
- просмотр статистики в личном кабинете.
Все операции проводятся через удобный сенсорный экран. Не нужно подключать клавиатуру и мышку. Смарт-терминалы подходят предприятиям малого и среднего бизнеса с любой сферой деятельности.
Преимущества smart-оборудования:
- удобное и простое управление. Обучиться работе с устройством можно за несколько дней;
- учет любого количества товарных позиций;
- возможность работы в автономном режиме. Подходит для выездной торговли и курьерских служб.
Недостатки зависят от модели оборудования. У самых дешевых устройств часто бывает не очень мощный аккумулятор. Нужно постоянно контролировать уровень зарядки, чтобы терминал не отключился в самый неподходящий момент. Среди возможных минусов:
- слабый корпус, не выдерживающий падений и ударов;
- тусклый экран;
- мало функций.
Не покупайте первую попавшуюся модель. Сравните характеристики устройств, изучите набор опций. Тогда работа со смарт-терминалом будет действительно комфортной.
На какие параметры обратить внимание:
- мобильность. Если вам приходится принимать оплату от клиентов вне торговой точки, то оборудование должно быть оснащено аккумулятором. Чем больше его емкость, тем дольше сможет работать устройство без подзарядки. Вы реализуете товары и услуги исключительно в одном магазине? Тогда вам подойдет стационарный гаджет, работающий от сети;
- производительность. Чем больше покупателей вы обслуживаете в течение рабочего дня, тем мощнее должно быть устройство. Для торговых точек с невысокой проходимостью подойдут самые простые модели терминалов;
- скорость печати чеков. Ориентируйтесь на поток клиентов, чтобы им не пришлось долго стоять в очереди. Также уточните, есть ли у оборудования опция автоотреза. При ее наличии кассиру не придется каждый раз стараться ровно оторвать чек — аппарат все сделает без участия продавца;
- поддержка государственных систем учета. Не все смарт-терминалы по умолчанию поддерживают сервисы «Меркурий», «Честный знак», ЕГАИС. Если вы используете эти системы в работе, обратите внимание на данную опцию. Она позволит сократить время на приемку и отгрузку продукции, подсчет остатков на складе, заказ недостающих позиций;
- способ подключения к интернету. Есть три способа: прямое подключение через кабель, WI-FI, сим-карта. Выбор зависит от условий работы. Если в магазине, кафе или парикмахерской настроена стабильная сеть WI-FI, то подключить связь можно беспроводным способом. Смарт-терминал часто используется для выездной торговли? Тогда оптимальное решение — сим-карта.
Задача смарт-терминала — автоматизировать рутинные бизнес-процессы и сэкономить время сотрудников. Чтобы освободить еще больше времени для решения важных задач, настройте в организации электронный документооборот. ЭДО от ЮKassa позволяет обмениваться документами с контрагентами за несколько секунд. Отправляйте договоры, акты, накладные и сразу получайте подписанные экземпляры. Электронные документы имеют такую же юридическую силу, что и бумажные оригиналы.
Всю контрольно-кассовую технику нужно ставить на учет в ФНС. Зарегистрируйте смарт-терминал через онлайн-кабинет налогоплательщика или обратитесь в отделение налоговой лично. Расскажем подробнее, как это сделать:
- заключите договор с ОФД (оператором фискальных данных). Оператор должен иметь аккредитацию ФНС;
- получите КЭП (квалифицированную электронную подпись). КЭП выдают удостоверяющие центры;
- подайте заявление на регистрацию ККТ.
После одобрения заявления можно использовать ККТ в работе.
Как провести первую транзакцию по смарт-терминалу:
- установите фискальный накопитель;
- вставьте чековую ленту;
- подключите блок питания. На экране появится индикатор уровня зарядки;
- включите устройство;
- настройте доступ к сети интернет;
- установите дату и время;
- проведите фискализацию. В настройках укажите название компании, юридический и фактический адреса, электронную почту, регистрационный номер оборудования. После печати отчета о регистрации кассу можно начинать использовать в работе.
Фискализацию нужно провести в течение одного дня после получения в ФНС регистрационного номера.
Смарт-терминал — это разновидность ККТ. Современное компактное оборудование совмещает в себе функции компьютера, принтера, сканера. Использование смарт-терминалов в работе позволяет автоматизировать многие рутинные процессы: приемку, хранение, выкладку товаров, проведение инвентаризации, печать этикеток. При выборе устройства нужно учитывать характер и масштабы бизнеса. Чем больше поток клиентов в торговой точке и чем разнообразнее ассортимент продукции, тем более мощным и производительным должно быть умное оборудование.
