Что такое авансовый чек в онлайн кассах?
При покупке товара, заказе услуг и работ клиент может заранее внести аванс или предоплату — полную или частичную. Эту сумму нужно обязательно проводить через онлайн-кассу. Расскажем, в каких ситуациях нужно выдавать авансовый или предоплатный фискальный документ и что учесть при их формировании.
Согласно внесённым в закон №54-ФЗ поправкам, с 1 июля 2019 года организации и ИП с онлайн-кассами должны выдавать кассовые чеки при получении от клиентов предоплаты или аванса. Такое правило действует при зачёте платежа, так и при возврате. А в чём заключается разница между авансом и предварительной оплатой?
Предоплата — деньги, которые покупатель передал продавцу до момента получения услуги, товара или завершения работ. Она бывает частичной и полной. Компания или индивидуальный предприниматель обязаны создать чек в момент передачи денежных средств. Если траншей было несколько, чеки формируются каждый раз. Ещё один фискальный документ нужно выдать, когда клиенту доставят товар или он заберёт его самостоятельно, либо услуга будет выполнена в полном объёме. Он будет содержать перечень того, за что были внесены деньги.
Аванс — аналог предоплаты. Основное отличие между авансовым платежом и предварительной оплатой в том, что предприниматель или организация не может указать в документе точный список товаров или работ, за которые внесли деньги. Ещё при создании авансового чека магазин и клиент не могут подсчитать окончательную стоимость продукции, услуги.
В Приказе ФНС России от 14.09.2020 № EL-7-20/662@ говорится, что варианты предоплаты в чеках отличаются признаками способа расчёта. При поступлении денежных средств пользователь онлайн-кассы создаёт чек с пунктами «Аванс», «Предоплата 100%», «Предоплата». С каким именно признаком формировать фискальный документ, зависит от ситуации.
Если покупатель определился с товаром или услугой и цена на них не изменится, лучше оформить предоплату. В сумму предварительной оплаты можно внести стоимость доставки, если сумма будет оговорена заранее. Указать признаком расчёта аванс можно, если заказчик пока не выбрал конкретную услугу или модель товара. Также этот вариант подходит, если цена на покупку может измениться до её передачи владельцу.
Основные отличия в чеках на предоплату и аванс.
Признак способа расчёта | Что обозначает | В каких ситуациях используется |
100% предоплата | Покупатель вносит полную стоимость товара, услуги, работ до оказания услуги или передачи покупки. | Формируется, когда обеим сторонам известно, за что именно производится расчёт. Цена на услугу или товар фиксированная и не изменится до полного расчёта |
Предоплата | В отличие от 100%-й предоплаты, клиент предварительно передаёт продавцу не всю сумму | Выдаётся в тех же ситуациях, что и при 100%-й предоплате, но покупатель вносит только часть денег от полной стоимости |
Аванс | Заказчик заранее полностью или в частичном объёме оплачивает услугу/работу/товар до их выполнения или передачи | Создаётся, когда не удаётся заранее точно определить объём работ, перечень услуг, модель товара. Авансовый платёж предполагает возможность изменения стоимости |
При получении аванса или частичной, полной предоплаты предприниматель или организация должны выдать фискальные документы с указанием признака способа расчёта. А когда товар будет передан покупателю или услугу окажут, — закрывающий чек с указанием способа расчёта — «Полный расчёт». В нём нужно прописать полную стоимость покупки, без указания суммы внесённого аванса, предоплаты.
Вне зависимости от того, берёт ли организация или предприниматель аванс или предоплату, авансовый и предоплатный фискальный документ должен содержать стандартные реквизиты:
- ИНН продавца;
- наименование организации;
- номер смены, имя кассира;
- признак расчёта — приход;
- дату и время внесения платы;
- место расчёта;
- сумму — без и с НДС;
- тип оплаты — безналичный или наличный расчёт.
Основное отличие таких чеков в том, что вместо товара в документе будет прописан признак способа расчёта. Есть ещё один нюанс — в авансовых фискальных документах не упоминают наименование товара, услуги, тогда как на предоплатных — да.
Иногда клиенты оплачивают услугу, продукцию на расчётный счёт организации. В таких ситуациях возникают сложности с формированием авансового чека, ведь деньги продавец получит не сразу. В статье 1.2 закона №54-ФЗ указано, что при безналичной оплате компания или предприниматель имеет право выбить чек на следующий день после даты внесения платежа, но не позже момента выдачи товара покупателю. О поступлении средств поставщик сможет узнать из банковской выписки, после этого он сможет сформировать фискальный документ и передать заказ.
Что касается приёма оплаты от иностранных клиентов в валюте, закон № 54-ФЗ требует указывать стоимость товара или услуги в российских рублях. Поэтому при внесении авансовых платежей в долларах и евро нужно конвертировать валюту в рубли по курсу Центробанка, а уже после — указать точную сумму предоплаты.
Если клиент передумал и решил забрать аванс, выбитый через онлайн-кассу чек нужно аннулировать с помощью возврата. Это же правило касается ошибочных платежей. В возвратном документе в строке «Признак расчёта» необходимо указать «Возврат аванса/предоплаты». Остальные реквизиты будут аналогичными тем, которые использовались для формирования первичного чека.
При возврате авансового, предоплатного платежа компания или предприниматель должны вернуть деньги на тот же счёт, с которого они были переведены покупателем. То есть если клиент использовал для оплаты банковскую карту, средства нужно перечислить на неё же.
Фискальный документ по возврату прихода можно создать даже в том случае, если покупатель решил вернуть продукцию не полностью, а частично. Для этого продавцу следует пробить чек на те позиции, которые принесли для возврата. В поле «Форма оплаты» нужно указать «Встречное предоставление» и написать стоимость возвращаемого товара.
Мы выяснили, что авансовые и предоплатные чеки отличаются тем, можно ли предварительно рассчитать стоимость товара, услуги. Привести примеры несложно даже для одного или того же салона мебели, автомастерской или другой организации, магазина.
Примеры 100%-й или частичной предоплаты:
- мебельный салон продал вешалку «Квадро» с бесплатной доставкой стоимостью 15 000 ₽. Клиент рассчитался в полном объёме до получения мебели — её привезут только на следующий день;
- покупатель выбрал в магазине электроники определённую модель телевизора по цене 22 800 ₽. Доставка бытовой техники стоимостью более 20 000 ₽ производится бесплатно. Поэтому продавец взял с клиента предоплату — покупатель оплатил 12 800 ₽, а остальные 10 000 ₽ передаст курьеру после получения телевизора.
Примеры аванса:
- клиент внёс предварительный платёж за работу по замене кровли частного дома. Точную стоимость услуги заранее узнать нельзя — сначала исполнителю нужно выполнить замеры, уточнить сложность монтажа, выбрать вместе с заказчиком материалы и т. д. Поэтому кассовый чек выдаётся с признаком способа расчёта «Аванс»;
- мебельный салон взял заказ на изготовление нестандартного шкафа. Его стоимость заранее неизвестна, как и стоимость установки. Уточнить цену можно будет только после проведения замеров, выбора комплектации, типа материалов, декора и других нюансов.
Кассовые чеки на предоплату и аванс нужно формировать каждому магазину, вне зависимости от того, где была совершена покупка — через интернет или офлайн. Фискальный документ должен содержать обязательные реквизиты. Чаще всего при продаже товара интернет-магазином окончательный расчёт производится при доставке.
Чек на предварительную оплату интернет-магазины отправляют клиенту в электронном виде или в бумажном во время доставки. Курьер может провести окончательный расчёт бесконтактным способом или, например, принять наличные. Тогда в реквизитах нужно указать его имя и фамилию, сам документ может быть электронным. При зачёте предварительной оплаты или аванса онлайн-магазины вправе не выдавать бумажный чек.
Внести предоплату при заказе продуктов, техники или одежды в интернет-магазине клиент может несколькими способами. Самый простой и популярный — оплата на сайте банковской картой. Можно рассчитаться за товар в шоуруме, чаще всего к этому способу прибегают при заказе дорогостоящей мебели, крупногабаритных вещей. Тогда покупатель сможет оценить покупку вживую, протестировать её. Предоплатный платёж в таких ситуациях можно внести наличными или картой.
По общим правилам интернет-магазины, применяющие онлайн-кассу, должны выдавать два чека при приёме предоплаты — на сам платёж и его зачёт при передаче заказа клиенту. В документе нужно указать, 100%-й будет предоплата или частичной.
Для интернет-магазинов закон №54-ФЗ предусматривает исключение, касающееся формирования второго чека — по окончательному расчёту. Авансовые и предоплатные фискальные документы при частичной оплате нужно выдавать всегда, как и чеки после полного расчёта. Но при соблюдении некоторых условий продавцы могут пробить только один чек на предоплату:
- покупатель внёс 100%-ю предоплату за услугу или товар;
- использование методов кассового учёта онлайн-магазином, тогда предоплата учитывается как реализация;
- клиент согласен на создание одного общего чека.
Чтобы избежать недоразумений при выдаче единого чека при наличии согласия клиента, важно получить от него подтверждение. Для этого можно добавить условие о формировании одного платёжного документа в бланк заказа. Покупателю достаточно будет нажать на кнопку «Согласен» и подтвердить покупку. Такое исключение действует для бизнеса, который работает на упрощёнке.
Внесённые в 2019 году поправки в закон № 54-ФЗ обязывают продавцов проводить через онлайн-кассы авансовые и предоплатные платежи. Формировать такие фискальные документы требуется с указанием стандартных реквизитов. В чеке вместо товара будет отмечен признак способа расчёта — аванс, 100%-я предоплата или предоплата, если клиент предварительно внёс часть суммы.
Авансовые чеки выдаются, когда не удаётся заблаговременно подсчитать стоимость продукции, услуги. Они могут применяться, если стороны не согласовали объём работ или клиент не выбрал модель товара. После окончательного расчёта магазин должен сформировать ещё один чек с зачётом предварительной оплаты. Интернет-магазины не освобождены от обязанности формировать предоплатные чеки. Однако при онлайн-торговле предусмотрены исключения, когда можно пробить единый платёжный документ.
