Бухгалтерский аутсорсинг
Хороший бухгалтер должен не просто знать проводки и вовремя сдавать отчеты. Гораздо важнее вникать в процессы компании, а события верно классифицировать.
Например, организация делает ремонт офиса. Чаще всего расходы относят к ремонтным работам, тогда стоимость помещения и налоговая ставка не увеличиваются. И совсем другие финансовые последствия при модернизации и реконструкции объекта — учетная стоимость основных средств и налоговая ставка при этом могут вырасти.
Как правильно и более выгодно? Грамотный учет решает множество вопросов.
По сути, аутсорс — это передача ведения бухгалтерского учета сторонним специалистам. Услуга появилась на рынке давно и становится все популярнее.
Предприниматели все чаще прибегают к сопровождению бухгалтера на аутсорсе. Наиболее распространена эта практика в крупных городах — Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге. Например, по статистике, в Москве около 40% компаний используют бухгалтерский аутсорсинг, и еще около 30% задумываются о переходе. Многие видят в этом возможность сэкономить и освободиться от рутины. Но это лишь те причины, которые лежат на поверхности.
Не менее важно найти надежного исполнителя. Бухгалтерия — это та область, где цена ошибок слишком велика.
Грамотный бухгалтер стоит дорого. В специализированной компании на обслуживании всегда находится пул организаций, поэтому издержки на каждого конкретного клиента ниже. Получается, то аутсорсинг можно рассматривать как инструмент для оптимизации расходов.
В конечном счете каждый руководитель принимает решение о том, кто и как будет вести бухучет на его предприятии.
- Недавно созданным компаниям. Идеально, когда с самого начала работы документооборот оказывается в надежных руках. Благодаря бухгалтеру начинающий предприниматель не забудет выбрать спецрежим налогообложения, выполнить подготовку отчетности, выбрать банк, научится работать с первичными документами, отслеживать изменения в законодательстве и т. д.
- Иностранным компаниям. Международный учет имеет свои особенности. Бухгалтера, который за это возьмется, нужно еще найти — подготовка документов должна идти по международным стандартам (МСФО).
- Малому бизнесу и ИП. Штатный бухгалтер для большинства микробизнесменов — роскошь, а приглашенные бухгалтеры выполняют обработку лишь определенного круга задач и не всегда на связи.
- Крупному бизнесу. Здесь аутсорс поможет организовать работу с большим объемом документов, оптимизировать налогообложение и т. д.
- Сезонному бизнесу. Если тариф рассчитывается от количества операций, то предприниматель экономит на зарплате бухгалтера в периоды простоя.
Передать на аутсорс можно не весь объем работы, а лишь некоторые участки:
- ведение бухгалтерской и налоговой отчётности в 1С;
- формирование и сдачу всех видов отчётности в налоговые органы, внебюджетные фонды, службы статистики, банки;
- работу с банковскими счетами, формирование пакетов документов для кредитных организаций;
- помощь на трудоемких ответственных участках — расчет зарплат, оптимизация налогов, предоставление юридических консультаций и т. д.;
- оптимизацию налогообложения, консультирование;
- внесение необходимых корректировок в имеющуюся документацию,
- восстановление бухгалтерского учёта.
Объем переданных задач на аутсорс зависит от потребностей и финансовых возможностей компании, но чем более разноплановая деятельность, тем сложнее бухучет. Удобно, что можно составить индивидуальный договор, прописав в нем только необходимые компании аспекты.
Условно можно выделить три вида удаленной бухгалтерии. Подробнее о каждом ниже.
Полное бухгалтерское обслуживание
Этот вариант подойдет компаниям, которые не хотят иметь собственного бухгалтера. Они хотят освободиться от непрофильных задач, чтобы сосредоточиться на развитии бизнеса.
Такие заказчики могут предоставить право подписи сотруднику обслуживающей компании и освободить себя от формальностей.
Бухгалтер на аутсорсе будет заниматься обработкой тех же задач, что и обычный:
- готовить отчеты;
- заботиться об оптимальном налогообложении;
- решать правовые вопросы;
- рассчитывать зарплаты;
- настраивать и обновлять необходимое программное обеспечение;
- интегрировать с новыми сервисами — ЭДО, 1С, товароучетные системы и т. д.
Выборочный аутсорсинг
В бухгалтерии есть рутинная работа и, наоборот, сложные участки. Аутсорс пригодится в обоих случаях.
Выборочный аутсорсинг необходим, чтобы:
- освободить штатных сотрудников от рутинной работы. Это позволит использовать рабочее время более эффективно;
- разделить ответственность в высокорискованных направлениях работы (например, расчет налогов или экспортно-импортные операции);
- сохранить небольшой штат;
- сэкономить деньги на специализированном программном обеспечении.
Базовый набор услуг для ИП на УСН обычно входит расчет налогов, подготовка и сдача отчетности, в том числе нулевой декларации, консультирование по текущим вопросам. Если это магазин, то добавляется работа с кассовыми операциями, эквайрингом и т. д.
Ведение учета от лица главного бухгалтера
Для малого бизнеса главный бухгалтер-аутсорсер — это сопровождение под ключ за приемлемую стоимость.
Даже если компания развивается и через несколько лет работы у нее появляются деньги на собственных бухгалтеров, построить новый отдел — задача со звездочкой:
- главбух, как правило, загружен работой, не успевает контролировать качество работы подчиненных;
- нет четких должностных инструкций, непрозрачна ответственность каждого конкретного бухгалтера;
- результаты работы зависят от личностных качеств бухгалтеров.
Консультирование
Чаще всего консультирование необходимо:
- собственникам бизнеса, ведущим документацию самостоятельно;
- бухгалтерам в единственном лице;
- бухгалтерам, столкнувшимся с нестандартной ситуацией.
Пользу экспертного мнения сложно переоценить. Периодические консультации помогают оценить качество текущей работы, своевременно корректировать её, быстро решать текущие вопросы.
Иногда директора ошибаются, считая, что снимают с себя ответственность, нанимая бухгалтера на аутсорс. Они думают, что сотрудники фирмы подписывают документы от своего имени и несут полную ответственность за свои действия. Это ошибка.
Все операции подтверждаются электронной подписью директора, которую он передает на основании доверенности.
Разумный контроль за работой привлеченной фирмой не помешает. Авторитетная фирма вряд ли навредит, но в конечном счете за все отвечает директор компании-заказчика.
Аутсорсинговая фирма несет материальную ответственность только за собственные ошибки. Если действия ее сотрудников повлекут убытки, то можно получить возмещение убытков. Это явное преимущество перед наемными бухгалтерами.
Кроме того, удаленная бухгалтерия — это область, в которой профессиональные риски страхуются, а штатный или частный бухгалтер-фрилансер вряд ли смогут возместить большой ущерб.
Заработную плату специалисту на аутсорсе нужно перечислять раз в месяц, если иное не будет прописано в условиях соглашения. Например, можно договориться о разовых взносах по факту выполненных поручений.
Разберем подробнее плюсы и минусы аутсорса.
Преимущества:
- Экономия времени и снижение затрат. Нанятому бухгалтеру нужно помещение, мебель, оборудование, оклад. У специалистов на аутсорсе это все уже есть, в том числе программное обеспечение. Бухгалтер уже ждет, нужно только заключить с ним договор.
- Минимальный риск ошибок. Бухгалтер в штате сам контролирует свою работу, но такой подход неэффективен. Всему виной не квалификация, а человеческий фактор. Именно поэтому существует последующий контроль или аудит. Проблемы с налоговыми органами почти исключены. В аутсорсинговой компании следят за законодательством и сталкиваются со множеством бизнес-ситуаций. Вопросы решаются быстро и грамотно.
- Решение сопутствующих задач. В любой экстренной ситуации можно рассчитывать на помощь специалистов из смежных направлений, получить юридические, кадровые консультации и т. д. — при необходимости доступна целая команда. Никакой штатный бухгалтер не сможет взять на себя столько задач.
К недостаткам относится:
- Отсутствие контроля. Заказчиков очень часто беспокоит то, что они лишены возможности контролировать аутсорсера, так как он работает удалённо. Аутсорсинговые компании стараются сделать работу прозрачной, так как заинтересованы в доверии клиентов. Они сами внедряют сервисы удаленного доступа. Клиент подключается к базам и видит, как продвигается работа. Конечно, это снижает риск недопониманий и тем более конфликтов. Кроме того, клиент может обратиться к независимому аудитору, чтобы проверить состояние своего документооборота. Делайте выбор, проверив репутацию компании. Профильная организация, которая давно развивается и дорожит своим бизнесом, предложит широкий перечень услуг, а в соглашении детально опишет все процессы.
- Риск утечки данных. Информация, персональные данные, с которыми работает аутсорсинговая компания, являются коммерческой тайной, а значит, ее распространение запрещено. В документах прописывается ответственность за разглашение. Полностью исключить этот риск, очевидно, нельзя. Выход только один — обращаться к проверенным организациям. Соберите информацию, изучите отзывы. В качестве меры предосторожности попросите внутренние документы аутсорсинговой компании, регламентирующие работу с коммерческими и персональными данными — должностные инструкции, особенности защиты компьютерной сети и т. д.
- Риск формального подхода. В каждом бизнесе есть своя специфика, поэтому сторонний бухгалтер может не заметить потенциальную проблему.
Аутсорсинговые компании прямо заинтересованы делать свою работу без ошибок. Ответственность за причинение убытков прописана в соглашении. Прежде чем взять в работу организацию, эксперты проводят аудит, чтобы выявить нарушения на текущий момент.
Кроме того, серьезные подрядчики страхуют профессиональные риски. Запросите и проверьте полис страхования, убедитесь, что он не просрочен.
Проверьте, в каком объеме и в течение какого срока после предоставления отчета будет возмещаться ущерб:
- небольшая страховая сумма должна насторожить — вы можете быть не единственным потерпевшим,
- логично страховать на срок до трех лет, так как именно в течение этого срока налоговая может провести проверку и начислять штрафы.
Компания не будет нести ответственность за ошибки, которые допущены по вине заказчика. Например:
- предоставлены поддельные документы;
- заказчик скрыл важные документы, данные;
- нарушены сроки уплаты налогов, скрыты доходы.
Выбор контрагента нужно делать осознанно. Сперва выполните проверку: прочитайте отзывы о фирме на сайтах в интернете (часть компаний может оказаться мошеннической), посмотрите, были ли суды с её участием, учтите насколько велик опыт оказания услуг. Шансы на удачную сделку будут выше, если довериться крупным фирмам: как правило, они работают много лет, дорожат своей репутацией и стараются не допускать ошибок.
Аутсорсеры не работают по трудовому договору: частные специалисты заключают ГПХ, а фирмы платят заработную плату своим сотрудником сами. Выплаты за работу можно выполнять по факту выполненных задач или несколько раз в месяц.
Аутсорсинг — сложная сфера. Чтобы не было проблем, нужно заранее прописать условия сделки:
- порядок получения услуги;
- критерии качества выполненной работы;
- способы связи;
- этапы, сроки выполнения работ и т. д.
Чем детальнее проработан документ, тем меньше рисков.
Подведем итог. Аутсорсинг бухгалтерских услуг может значительно облегчить жизнь предпринимателей, избавляет от налоговых рисков, а также необходимости решать кадровые вопросы.
