Бухгалтерский аутсорсинг
Хороший бухгалтер должен не просто знать проводки и вовремя сдавать отчетность. Гораздо важнее вникать в процессы компании, а события верно классифицировать.
Например, организация делает ремонт офиса. Чаще всего расходы относят к ремонтным работам, тогда стоимость помещения и налог на имущество не увеличиваются. И совсем другие финансовые последствия при модернизации и реконструкции объекта — учетная стоимость основных средств и налог на имущество при этом могут вырасти.
Как правильно и более выгодно — грамотный бухгалтерский учет решает множество вопросов.
По сути, аутсорс бухгалтерских услуг — это передача ведения бухгалтерского учета сторонним специалистам. Услуга появилась на рынке давно и становится популярнее.
Предприниматели все чаще передают бухгалтерию на аутсорс. Многие видят в этом возможность сэкономить и освободиться от рутины. Но это лишь те причины, которые лежат на поверхности.
Не менее важно найти надежного исполнителя. Бухгалтерия — это та область, где цена ошибок слишком велика.
Грамотный бухгалтер стоит дорого. В специализированной бухгалтерской компании на обслуживании всегда находится пул организаций, поэтому издержки на каждого конкретного клиента ниже. Получается, то аутсорсинг можно рассматривать как инструмент для оптимизации расходов.
В конечном счете каждый руководитель принимает решение о том, как будет вестись учет на его предприятии.
Аутсорсинг подходит:
- Недавно созданным компаниям. Идеально, когда с самого начала работы бухгалтерский учет оказывается в надежных руках. Даже если деятельность только набирает обороты, начинающий предприниматель не забудет выбрать спецрежим налогообложения, сдать отчетность, выбрать банк и т.д.
- Иностранным компаниям. Здесь аутсорсинг уместен как нигде. Международный учет имеет свои особенности. Специалиста, который за это возьмется, нужно еще найти — отчетность нужно предоставлять по международным стандартам (МСФО).
- Малому бизнесу и ИП. Штатный бухгалтер для большинства микробизнесменов — роскошь, а приглашенные бухгалтера выполняют лишь определенный круг задач и не всегда на связи.
- Крупному бизнесу. Здесь аутсорс поможет организовать работу с большим объемом документов, оптимизировать налогообложение и т.д.
- Сезонному бизнесу. Если тариф рассчитывается от количества операций, то предприниматель экономит на услугах бухгалтера в периоды простоя.
Передать в стороннюю бухгалтерию можно не весь объем работы, а лишь некоторые участки.
В перечень основных бухгалтерских услуг входит:
- ведение бухгалтерского и налогового учёта в 1С,
- формирование и сдача всех видов отчётности в ФНС, внебюджетные фонды, службы статистики, банки,
- работа с банковскими счетами, формирование пакетов документов для кредитных организаций,
- ведение трудоемких ответственных участков — расчет зарплаты, оптимизацию налогов, юридическую поддержку и т.д.,
- оптимизация налогообложения, консультирование,
- внесение необходимых корректировок в имеющейся документации,
- восстановление бухгалтерского учета.
Объем переданных задач на аутсорс зависит от потребностей и финансовых возможностей компании, но чем более разноплановая деятельность, тем сложнее бухгалтерский учет. Удобно, что можно составить индивидуальный договор, сочетая услуги в разных комбинациях.
Условно можно выделить 3 вида бухгалтерского аутсорсинга. Подробнее о каждом ниже.
Полное бухгалтерское обслуживание
Этот вариант подойдет компаниям, которые не хотят иметь собственную бухгалтерию. Они хотят освободиться от непрофильных задач, чтобы сосредоточиться на развитии бизнеса.
Такие заказчики могут предоставить право подписи сотруднику обслуживающей компании и освободить себя от формальностей.
Сторонняя бухгалтерия будет делать все, что должна делать обычная:
- готовить отчетность,
- заботиться об оптимальном налогообложении,
- решать правовые вопросы,
- настраивать и обновлять необходимое программное обеспечение,
- интегрировать с новыми сервисами учета — ЭДО, 1С, товароучетные системы и т.д.
Выборочный аутсорсинг
В бухгалтерии есть рутинная работа и , наоборот, сложные участки. Услуги аутсорсинговой компании пригодятся в обоих случаях.
Выборочный аутсорсинг необходим, чтобы:
- освободить штатных бухгалтеров от рутинной работы. Это позволит использовать рабочее время более эффективно,
- разделить ответственность в высокорискованных направлениях работы (например, расчет налогов или экспортно-импортные операции),
- сохранить небольшой штат,
- сэкономить деньги на специализированном программном обеспечении.
Базовый набор услуг для ИП на УСН обычно входит расчет налогов, сдача отчетности, в том числе нулевой декларации, консультирование по текущим вопросам. Если это магазин, то добавляются учет кассовых операций, эквайринг и т.д.
Ведение учета от лица главного бухгалтера
Для малого бизнеса главный бухгалтер на аутсорсе — это ведение бухгалтерии «под ключ» за приемлемую стоимость.
Даже если компания развивается и появляются деньги на собственную бухгалтерию, построить новый отдел — задача «со звездочкой»:
- главбух, как правило, загружен работой, не успевает контролировать качеств работы подчиненных,
- нет четких должностных инструкций, не прозрачна ответственность каждого конкретного бухгалтера,
- результаты работы зависят от личностных качеств бухгалтеров.
Бухгалтерское консультирование
Чаще всего консультирование необходимо:
- собственникам бизнеса, ведущим учет самостоятельно,
- бухгалтерам в единственном лице,
- бухгалтерам, столкнувшимся с нестандартной ситуацией.
Пользу экспертного мнения сложно переоценить. Периодические консультации помогают оценить качество текущего учета, своевременно корректировать работу, быстро решать текущие вопросы.
Иногда директора ошибаются, считая, что снимают с себя ответственность, подписывая договор с аутсорсинговой компанией. Они думают, что сотрудники бухгалтерской фирмы подписывают документы от своего имени и несут полную ответственность за свои действия. Это ошибка.
Все операции подтверждаются электронной подписью директора, которую он передает на основании доверенности.
Разумный контроль за работой привлеченной фирмой не помешает. Авторитетная фирма вряд ли навредит, но в конечном счете за все отвечает директор компании-заказчика.
Бухгалтерская фирма несет материальную ответственность только за собственные ошибки. Если действия ее сотрудников повлекут убытки, то истребовать возмещение получится. Это явное преимущество перед наемными бухгалтерами.
Кроме того, предоставление бухгалтерских услуг — это область, в которой профессиональные риски страхуются, а штатный или частный бухгалтер-фрилансер вряд ли смогут возместить большой ущерб.
Передача бухгалтерских функций, а тем более полная передача бухгалтерского учета — это серьезный шаг для любой компании.
Преимущества обслуживания на аутсорсе:
- Экономия времени и денег. Нанятому бухгалтеру нужно помещение, мебель, оборудование, оклад. У специалиста на аутсорсе это все уже есть, в том числе программное обеспечение. Бухгалтер уже ждет, нужно только заключить с ним договор.
- Минимальный риск ошибок. Бухгалтер в штате сам контролирует свою работу, но такой подход неэффективен. Всему виной не квалификация, а человеческий фактор. Именно поэтому существует последующий контроль или аудит. Проблемы с налоговой почти исключены. В аутсорсинговой компании следят за законодательством и сталкиваются со множеством бизнес-ситуаций. Вопросы решаются быстро и грамотно.
- Решение сопутствующих задач. В любой экстренной ситуации можно рассчитывать на помощь специалистов из смежных направлений — юристы, кадровики и т.д. — при необходимости доступна целая команда. Никакой штатный бухгалтер не сможет взять на себя столько задач.
К недостаткам относится:
- Отсутствие контроля. Заказчиков очень часто беспокоит то, что лишены возможности контролировать аутсорсеров, так как они работают удалённо. Бухгалтерские компании стараются сделать работу прозрачной, так как заинтересованы в доверии клиентов. Они сами внедряют сервисы удаленного доступа. Клиент подключаться к базам бухгалтерской компании и видит как продвигается работа. Конечно, это снижает риск недопониманий и тем более конфликтов. Кроме того, клиент может обратиться к независимому аудитору, чтобы проверить состояние своей бухгалтерии. Выбирайте компании с хорошей репутацией. Профильная организация, которая давно развивается и дорожит своим бизнесом, предложит широкий перечень услуг, а в договоре детально опишет все процессы.
- Риск утечки информации. Данные, с которыми работает аутсорсинговая компания, являются коммерческой тайной, а значит, ее распространение запрещено. В договоре прописывается ответственность за разглашение. Полностью исключить этот риск, очевидно, нельзя. Выход только один — пользоваться услугами проверенных организаций. Соберите информацию, изучите отзывы. В качестве меры предосторожности попросите внутренние документы аутсорсинговой компании, регламентирующие работу с коммерческой информацией — должностные инструкции, особенности защиты компьютерной сети и т.д.
- Риск формального подхода. В каждом бизнесе есть своя специфика, поэтому сторонний бухгалтер может не заметить потенциальную проблему.
Аутсорсинговые компании прямо заинтересованы делать свою работу без ошибок. Ответственность за причинение убытков прописана в договоре. Прежде чем взять в работу организацию, эксперты проводят аудит, чтобы выявить нарушения на текущий момент.
Кроме того, серьезные подрядчики страхуют профессиональные риски. Запросите и проверьте полис страхования, убедитесь, что он не просрочен.
Проверьте, в каком объеме и в течение какого срока после предоставления отчетности будет возмещаться ущерб:
- небольшая страховая сумма должна насторожить — вы можете быть не единственным потерпевшим,
- логично страховать на срок до 3 лет, так как именно в течение этого срока налоговая может провести проверку и начислять штрафы.
Компания не будет нести ответственность за ошибки, которые допущены по вине заказчика. Например:
- предоставлены поддельные документы,
- заказчик скрыл важные документы, информацию,
- нарушены сроки уплаты налогов.
Бухгалтерский аутсорсинг — сложная комплексная услуга. В договоре должны быть прописаны:
- порядок получения услуги,
- критерии качества выполненной работы,
- способы связи,
- этапы, сроки выполнения работ и т.д.
Чем детальнее проработан документ, тем меньше рисков.
Подведем итог. Аутсорсинг бухгалтерских услуг может значительно облегчить жизнь предпринимателей, избавляет от налоговых рисков, а также необходимости решать кадровые вопросы.
