Сотрудникам магазинов, торгующим оптом и в розницу, приходится ежедневно решать множество рутинных задач. Нужно отследить остатки, заказать недостающие позиции у поставщика, оприходовать новые товары, отметить перемещение остатков со склада в торговый зал. Одна ошибка — и вот уже при инвентаризации обнаруживается пересортица, а контрагенты выписывают штрафы за несоблюдение условий договора. Исключить возможность просчётов поможет автоматизация магазина. Интеграция товароучётной системы с 1С позволит держать всё под контролем и экономить время на решении повседневных вопросов.
Зачем нужна автоматизация магазина
С помощью специальной программы или расширения для 1С розничные и оптовые магазины могут:
- проконтролировать перемещение товаров;
- спрогнозировать спрос на отдельные позиции;
- провести инвентаризацию остатков;
- наладить управление закупками;
- собрать единую базу по всем филиалам;
- проанализировать цены;
- сформировать отчёт о реализованном товаре оптом или в розницу.
Система автоматизации даёт возможность навести порядок в работе, оптимизировав большую часть процессов. В магазинах, использующих подобный софт, снижается уровень пересортиц, краж наличных денег и товаров со склада, увеличивается число клиентов, растёт прибыль.
Для персонала тоже много плюсов. Сокращается время на приёмку и отгрузку товара, уменьшаются очереди покупателей.
Для компаний с разветвлённой системой магазинов и филиалов дополнительным преимуществом станет электронный документооборот (ЭДО). Можно отправлять документы, счета в головной офис за пару кликов, а получать подписанные бумаги обратно в течение нескольких минут.
С помощью сервиса ЭДО ЮKassa можно не только обмениваться накладными и актами с другими офисами, но и сдавать отчёты в налоговую и в другие государственные органы. Документы, подписанные цифровой подписью, имеют такую же юридическую силу, как бумажные оригиналы.
С чего начать автоматизацию магазина
Даже если вы с недоверием относитесь к современным цифровым продуктам и предпочитаете вести учёт в магазине вручную, без автоматизации всё равно не обойтись.
Розничные и оптовые магазины обязаны использовать в работе онлайн-кассу. Исключение составляют:
- самозанятые;
- ИП, торгующие газетами и журналами;
- предприниматели, реализующие товары с рук;
- частные мастера, занимающиеся ремонтом обуви и изготовлением ключей.
Полный перечень компаний, имеющих право работать без контрольно-кассовой техники (ККТ), указан в законе № 54-ФЗ.
Получается, первый шаг к автоматизации торговой точки — установка онлайн-кассы. Современные устройства мгновенно пробивают чек при получении денег от клиента и отправляют информацию о платеже оператору фискальных данных (ОФД). Тот, в свою очередь, передаёт сведения в налоговую. То есть процесс полностью автоматизирован.
Для перевода рутинных задач в цифровой формат надо сделать следующий шаг — выбрать подходящую программу. Но нужно учесть:
- количество торговых точек;
- наличие или отсутствие складов;
- форматы магазинов.
Потом остаётся приобрести оборудование. Для полноценной работы понадобятся сканер штрихкодов, принтер для печати этикеток, смарт-терминал с кассовой программой.
Какие есть программы для автоматизации
Сначала надо определиться, какая степень автоматизации нужна: частичная или полная. В первом случае в цифровой формат перейдёт лишь часть рабочих процессов, например, учёт продукции на складе или аналитика продаж.
Во втором — софт будет участвовать во всех процессах, начиная с формирования прейскуранта и заканчивая отчётом по выручке.
Сейчас популярны следующие программы для автоматизации:
- «1С: Комплексная автоматизация» в облаке. Подходит для планирования, маркетинга, закупок, хранения. Можно контролировать эффективность работы и принимать верные управленческие решения.
- «Мой склад». Управление закупками и продажами, контроль финансов, ведение учёта товаров, печать документов. Подходит для бизнесов, торгующих как оптом, так и в розницу.
- СБИС. Сотрудникам даже не придётся проходить обучение. Интерфейс сервиса прост и интуитивно понятен. Предусмотрены разные виды отчётности, статистика прибыльности и рентабельности.
Если торговля ведётся ещё и в онлайне, можно выбрать программу, которую легко интегрировать с интернет-магазином. При работе с товарами, подлежащими маркировке (обувь, лекарства, сигареты, алкоголь), софт должен поддерживать системы ЕГАИС, «Честный знак», «Меркурий». Например, подойдёт 1С.
Чтобы получить доступ к программе, достаточно оставить заявку на сайте компании-разработчика и дождаться ответа. После оплаты выбранного тарифа придут инструкции с дальнейшими действиями.
Особенности автоматизации розничных магазинов
Даже если в торговой точке небольшой ассортимент и невысокая проходимость, автоматизация даст возможность наладить эффективную работу без привлечения дополнительных сотрудников.
Для розницы требуется минимальный набор оборудования: онлайн-касса со встроенным фискальным накопителем, сканер штрихкодов. Больше не придётся записывать поступления вручную. 1С всё посчитает сама.
Нюансы автоматизации оптовых магазинов
В оптовой торговле, в отличие от розницы, большие остатки товаров на складах и высокие обороты. Нужно часто заказывать у поставщиков товар и отгружать солидные партии покупателям.
Можно подключить подходящий софт и объединить основные бизнес-процессы в одном месте. Затем следить за отгрузкой, складскими остатками, сроками годности. Для оптового магазина подойдёт 1C с расширенными функциями, чтобы вести учёт остатков не только в торговом зале, но и на складе. Необходимое оборудование: сканеры штрихкодов, терминалы, электронные весы.
Плюсы автоматизации магазина
Преимущества явные:
- Электронный документооборот экономит время. Выставлять счета, подписывать договоры, акты, накладные с партнёрами или магазинами сети в 1C и других программах можно в один клик.
- Аналитические отчёты позволяют взглянуть на положение дел под разным углом. Благодаря собранной информационной базе можно изучать обороты по разным периодам, сравнивать прибыль, мониторить движение цен. Постоянный доступ к актуальной информации.
- Работа в торговом зале идёт без нарушений и ошибок. Сканеры, электронные весы, терминалы сбора данных облегчают приёмку и продажу товара.
Сервисы учёта настроены так, чтобы быстро применять скидки и программы лояльности. Можно настроить систему по своему усмотрению, а клиенты будут получать скидки и бонусы за покупки.
Заключение
Автоматизация учёта с помощью 1С или другой программы подходит для магазина, торгующего как оптом, так и в розницу: продуктового супермаркета, мебельного салона, аптеки, модного бутика. Специальные программы дают возможность избежать ошибок в работе и экономят время сотрудников. Выбор программы зависит от масштабов бизнеса, количества торговых объектов, специфики товаров.