Облачная касса: кому подходит и как выбрать?
Не все предприниматели готовы приобретать кассу, самостоятельно заниматься установкой, подключением и настройкой. Нередко удобнее и выгоднее арендовать облачную онлайн-кассу без кассового аппарата для расчётов в интернете. В этой статье мы разберём, что такое облачная касса для интернет-магазина, кому она подходит, как её выбрать и подключить.
Облачная касса — это такая же физическая онлайн-касса, как и любая другая. Разница заключается лишь в том, что при аренде такого аппарата он хранится не у продавца, а в дата-центре поставщика. Данные об операциях поступают в такую кассу через интернет, а за доступ к электропитанию и интернету, исправность и техобслуживание отвечает поставщик услуг.
Отсюда вытекает главная особенность облачной онлайн-кассы — она формирует и отправляет онлайн-чеки. Для выдачи бумажных чеков вам понадобится другая касса, которая будет у вас (или у курьера) под рукой, а не в дата-центре.
Облачная онлайн-касса по сути представляет собой программный модуль, который интегрирован с платёжной системой, сайтом магазина и счётом. Её работу для отдельной продажи можно условно разделить на четыре этапа.
- Покупатель приобретает товар или услугу онлайн и платит картой, электронными деньгами или другим безналичным способом.
- Платёжная система на вашем сайте или ваш банк подтверждают успех платежа и передают данные в ККТ.
- С помощью фискального накопителя облачная касса формирует фискальный чек, который отправляется покупателю и оператору фискальных данных (ОФД)
- Покупатель получает чек в смс или по e-mail, а ОФД передаёт данные о транзакции в налоговую. За счёт доступа к интернету вся процедура происходит быстро, поэтому облачные кассы 54-ФЗ соответствуют.
Начнём с преимуществ.
- Удобство подключения и минимум бумажной работы. В большинстве случае поставщик услуг берёт на себя не только подключение и настройку кассы, но и заключение договора с ОФД, регистрацию кассы в налоговой, настройку кассовых программ, интеграцию ККТ с магазином, а иногда и выпуск электронной подписи. По сути вместо многочисленных договорённостей с разными организациями и кучи бумаг вы заполняете одну анкету и ждёте, пока процесс завершится.
- Круглосуточное подключение к электричеству и интернету, техподдержка и моментальная замена кассы в случае поломки. Поскольку онлайн-касса хранится в дата-центре поставщика услуг, он берёт на себя все заботы о её работоспособности.
- Экономия на старте. Отсутствие необходимость оплачивать покупку кассового аппарата избавляет вас от больших первоначальных вложений.
- Вам не нужно нанимать кассира, покупать кассовую программу.
- Через личный кабинет можно вести учёт товаров, просматривать историю операций, вести аналитику продаж.
Теперь к недостаткам.
- В долгосрочном периоде покупка выгоднее аренды. Это логично: если вы купили ККТ в собственность, она ваша на любой срок. Нужно будет просто своевременно менять фискальные накопители и заключать договоры с ОФД. Аренду же нужно оплачивать ежемесячно весь период, когда вы используете кассу.
- Облачная касса вам не принадлежит. Этот недостаток не стоит принимать в расчёт, если касса нужна вам непосредственно для выдачи чеков. Купленный аппарат можно при желании продать или сдать в аренду.
- Нельзя использовать для офлайн-торговли, курьеров и пунктов выдачи. Тут понадобится классическая онлайн-касса с функцией печати чеков.
Так как работает облачная касса исключительно удалённо, печатные чеки с её помощью выдавать нельзя. Использовать такую кассу могут интернет-магазины или поставщики услуг, принимающие оплату исключительно онлайн. Если ваши клиенты рассчитываются за товар в пункте выдачи при получении или во время встречи с курьером, облачная онлайн-касса без кассового аппарата не подойдёт. Придётся покупать фискальный регистратор или другую модель ККТ, которая печатает бумажные чеки.
С точки зрения экономии облачная касса особенно хороша для аренды на короткий срок. Если у вас сезонный бизнес или стартап, будущее которого вызывает сомнения, покупать ККТ в собственность вряд ли имеет смысл. В случае с арендой вы платите только за период её использования.
Для начала определитесь с поставщиком услуг. Обращайте внимание на следующие факторы:
- Тариф. Здесь важна не цена аренды самой ККТ, а совокупные издержки. Сюда входит приобретение фискального накопителя, услуги оператора фискальных данных, кассовые программы и так далее. Смотрите, что включено в тариф. Многие компании предлагают комплексные решения, куда входит и подключение, и регистрация кассы в ФНС и даже электронная подпись. Пример такого решения — «Облачная онлайн-касса под ключ». Её легко интегрировать с эквайрингом от ЮKassa, а в цену включены все затраты.
- Репутация. Выбирайте компании, которые давно на рынке и имеют положительные отзывы.
- Техподдержка. Она должна работать оперативно, круглосуточно и без выходных. Если покупатель не может совершить транзакцию ночью субботы, не заставляйте его ждать до понедельника.
- Условия. Хорошо, если поставщик услуги берёт на себя заботы по подключению, регистрации, заключению договора с ОФД.
Выбор конкретного тарифа зависит от размеров вашего бизнеса. Облачная касса в среднем формирует 500 чеков за смену. Если вам нужно больше, арендуйте несколько ККТ.
За счёт того, что большинство действий берёт на себя поставщик услуг, подключение «Облачной онлайн-кассы под ключ» будет состоять из четырёх этапов.
- Подключение эквайринга от ЮKassa.
- Заполнение анкеты и оплата обслуживания по тарифу.
- Сервис берёт на себя регистрацию ККТ в налоговой, заключение договора с ОФД и настройку кассы. Также в тариф входит получение квалифицированной электронной подписи, если у вас её нет.
- Получение настроек онлайн-кассы, которые нужно будет внести в личный кабинет ЮKassa.
Когда касса будет подключена, зарегистрирована и интегрирована с эквайрингом в вашем интернет-магазине, после каждой транзакции чеки будут автоматически отправляться в налоговую и покупателю.
- Облачная онлайн-касса отличается от физической ККТ тем, что она находится в дата-центре поставщика услуг и формирует только онлайн-чеки. Такую кассу можно использовать, если вы принимаете оплату онлайн. Для печатных чеков при расчётах в пунктах выдачи или с курьером нужна будет другая ККТ.
- Облачная касса позволяет вам не заботиться о найме кассира, техобслуживании кассы, покупке кассовых программ. Вместе с тем в долгосрочной перспективе аренда такой кассы может обойтись дороже, чем покупка ККТ. Облачные решения экономически целесообразны для сезонных бизнесов, предприятий, не ориентированных на долгую работу, рискованных стартапов, а также как временное решение до момента, когда вы приобретёте кассу в собственность.
- При выборе решения обращайте внимание на репутацию компании и особенности тарифа. Так, решение «Облачная онлайн-касса под ключ» уже включает в себя не только аренду самого кассового аппарата, но и заключение договора с ОФД, приобретение фискального накопителя и электронной подписи, если таковой у вас нет. Кроме того поставщик услуг берёт на себя все заботы по регистрации ККТ в налоговой и её интеграции с интернет-магазином.
