Облачная касса: кому подходит и как выбрать?

Не все предприниматели готовы приобретать кассу, самостоятельно заниматься установкой, подключением и настройкой. Нередко удобнее и выгоднее арендовать облачную онлайн-кассу без кассового аппарата для расчётов в интернете. В этой статье мы разберём, что такое облачная касса для интернет-магазина, кому она подходит, как её выбрать и подключить.

Что такое облачная касса?

Облачная касса — это такая же физическая онлайн-касса, как и любая другая. Разница заключается лишь в том, что при аренде такого аппарата он хранится не у продавца, а в дата-центре поставщика. Данные об операциях поступают в такую кассу через интернет, а за доступ к электропитанию и интернету, исправность и техобслуживание отвечает поставщик услуг.

Отсюда вытекает главная особенность облачной онлайн-кассы — она формирует и отправляет онлайн-чеки. Для выдачи бумажных чеков вам понадобится другая касса, которая будет у вас (или у курьера) под рукой, а не в дата-центре.

Как работает облачная касса для интернет-магазина?

Облачная онлайн-касса по сути представляет собой программный модуль, который интегрирован с платёжной системой, сайтом магазина и счётом. Её работу для отдельной продажи можно условно разделить на четыре этапа.

  1. Покупатель приобретает товар или услугу онлайн и платит картой, электронными деньгами или другим безналичным способом.
  2. Платёжная система на вашем сайте или ваш банк подтверждают успех платежа и передают данные в ККТ.
  3. С помощью фискального накопителя облачная касса формирует фискальный чек, который отправляется покупателю и оператору фискальных данных (ОФД)
  4. Покупатель получает чек в смс или по e-mail, а ОФД передаёт данные о транзакции в налоговую. За счёт доступа к интернету вся процедура происходит быстро, поэтому облачные кассы 54-ФЗ соответствуют.

Плюсы и минусы

Начнём с преимуществ.

  1. Удобство подключения и минимум бумажной работы. В большинстве случае поставщик услуг берёт на себя не только подключение и настройку кассы, но и заключение договора с ОФД, регистрацию кассы в налоговой, настройку кассовых программ, интеграцию ККТ с магазином, а иногда и выпуск электронной подписи. По сути вместо многочисленных договорённостей с разными организациями и кучи бумаг вы заполняете одну анкету и ждёте, пока процесс завершится.
  2. Круглосуточное подключение к электричеству и интернету, техподдержка и моментальная замена кассы в случае поломки. Поскольку онлайн-касса хранится в дата-центре поставщика услуг, он берёт на себя все заботы о её работоспособности.
  3. Экономия на старте. Отсутствие необходимость оплачивать покупку кассового аппарата избавляет вас от больших первоначальных вложений.
  4. Вам не нужно нанимать кассира, покупать кассовую программу.
  5. Через личный кабинет можно вести учёт товаров, просматривать историю операций, вести аналитику продаж.

Теперь к недостаткам.

  1. В долгосрочном периоде покупка выгоднее аренды. Это логично: если вы купили ККТ в собственность, она ваша на любой срок. Нужно будет просто своевременно менять фискальные накопители и заключать договоры с ОФД. Аренду же нужно оплачивать ежемесячно весь период, когда вы используете кассу.
  2. Облачная касса вам не принадлежит. Этот недостаток не стоит принимать в расчёт, если касса нужна вам непосредственно для выдачи чеков. Купленный аппарат можно при желании продать или сдать в аренду.
  3. Нельзя использовать для офлайн-торговли, курьеров и пунктов выдачи. Тут понадобится классическая онлайн-касса с функцией печати чеков.

Кому подойдёт облачная онлайн-касса?

Так как работает облачная касса исключительно удалённо, печатные чеки с её помощью выдавать нельзя. Использовать такую кассу могут интернет-магазины или поставщики услуг, принимающие оплату исключительно онлайн. Если ваши клиенты рассчитываются за товар в пункте выдачи при получении или во время встречи с курьером, облачная онлайн-касса без кассового аппарата не подойдёт. Придётся покупать фискальный регистратор или другую модель ККТ, которая печатает бумажные чеки.

С точки зрения экономии облачная касса особенно хороша для аренды на короткий срок. Если у вас сезонный бизнес или стартап, будущее которого вызывает сомнения, покупать ККТ в собственность вряд ли имеет смысл. В случае с арендой вы платите только за период её использования.

Какую облачную кассу выбрать?

Для начала определитесь с поставщиком услуг. Обращайте внимание на следующие факторы:

  1. Тариф. Здесь важна не цена аренды самой ККТ, а совокупные издержки. Сюда входит приобретение фискального накопителя, услуги оператора фискальных данных, кассовые программы и так далее. Смотрите, что включено в тариф. Многие компании предлагают комплексные решения, куда входит и подключение, и регистрация кассы в ФНС и даже электронная подпись. Пример такого решения — «Облачная онлайн-касса под ключ». Её легко интегрировать с эквайрингом от ЮKassa, а в цену включены все затраты.
  2. Репутация. Выбирайте компании, которые давно на рынке и имеют положительные отзывы.
  3. Техподдержка. Она должна работать оперативно, круглосуточно и без выходных. Если покупатель не может совершить транзакцию ночью субботы, не заставляйте его ждать до понедельника.
  4. Условия. Хорошо, если поставщик услуги берёт на себя заботы по подключению, регистрации, заключению договора с ОФД.

Выбор конкретного тарифа зависит от размеров вашего бизнеса. Облачная касса в среднем формирует 500 чеков за смену. Если вам нужно больше, арендуйте несколько ККТ.

Как подключить облачную кассу для интернет-магазина?

За счёт того, что большинство действий берёт на себя поставщик услуг, подключение «Облачной онлайн-кассы под ключ» будет состоять из четырёх этапов.

  1. Подключение эквайринга от ЮKassa.
  2. Заполнение анкеты и оплата обслуживания по тарифу.
  3. Сервис берёт на себя регистрацию ККТ в налоговой, заключение договора с ОФД и настройку кассы. Также в тариф входит получение квалифицированной электронной подписи, если у вас её нет.
  4. Получение настроек онлайн-кассы, которые нужно будет внести в личный кабинет ЮKassa.

Когда касса будет подключена, зарегистрирована и интегрирована с эквайрингом в вашем интернет-магазине, после каждой транзакции чеки будут автоматически отправляться в налоговую и покупателю.

Резюме

  1. Облачная онлайн-касса отличается от физической ККТ тем, что она находится в дата-центре поставщика услуг и формирует только онлайн-чеки. Такую кассу можно использовать, если вы принимаете оплату онлайн. Для печатных чеков при расчётах в пунктах выдачи или с курьером нужна будет другая ККТ.
  2. Облачная касса позволяет вам не заботиться о найме кассира, техобслуживании кассы, покупке кассовых программ. Вместе с тем в долгосрочной перспективе аренда такой кассы может обойтись дороже, чем покупка ККТ. Облачные решения экономически целесообразны для сезонных бизнесов, предприятий, не ориентированных на долгую работу, рискованных стартапов, а также как временное решение до момента, когда вы приобретёте кассу в собственность.
  3. При выборе решения обращайте внимание на репутацию компании и особенности тарифа. Так, решение «Облачная онлайн-касса под ключ» уже включает в себя не только аренду самого кассового аппарата, но и заключение договора с ОФД, приобретение фискального накопителя и электронной подписи, если таковой у вас нет. Кроме того поставщик услуг берёт на себя все заботы по регистрации ККТ в налоговой и её интеграции с интернет-магазином.

Полезные предложения

5
<<<<<

Чтобы подключить платежи на сайте через ЮKassa, нужен только паспорт директора: подпишите договор и проведите интеграцию. Можно успеть за 3 дня.

Подключить