Аренда онлайн-кассы для интернет-магазина
C 1 июля 2017 года всем бизнесам на ОСНО и «упрощёнке» нужна онлайн-касса. В соответствии с законом №54-ФЗ покупателям нужно предоставлять фискальный чек. Онлайн-касса подключается к интернету и формирует такой чек после каждой продажи. Через оператора фискальных данных (ОФД) чек отправляется в налоговую и покупателю.
Онлайн-касса, которая подойдёт для интернет-торговли, обойдётся в 15–25 тысяч рублей. Добавьте к этому стоимость фискального накопителя — 7–8 тысяч рублей на год, договор с оператором фискальных данных — 3 тысячи, а также кассовые программы — 2,5–5 тысяч. Не любой бизнес готов сразу понести такие траты.
Более выгодным решением в такой ситуации будет аренда онлайн-кассы для интернет-магазина. По закону вы не обязаны иметь аппарат в собственности, можно оплачивать использование ККТ помесячно.
И при аренде, и при покупке нужно покупать фискальный накопитель. Как только вы его зарегистрируете, другая компания не сможет им воспользоваться. Накопители различаются по сроку службы: 13–15 месяцев (для ОСНО и сезонного бизнеса) или 36 месяцев (для «упрощёнки»). Потом накопитель нужно менять.
Сравним покупку и аренду кассы для интернет-магазина по основным параметрам.
Аренда ККТ | Покупка ККТ | |
Плюсы | Небольшие затраты на старте: вам не нужно оплачивать сразу всю стоимость аппарата, достаточно приобрести фискальный накопитель. | Купив ККТ один раз, вы получаете её в собственность на неограниченное время. В долгосрочной перспективе это выгодно. |
В случае с арендой облачной онлайн-кассы для интернет-магазина за её ремонт отвечает арендодатель. Вам не нужно тратиться на сервисное обслуживание. | Многие компании ремонтируют кассы по гарантии и даже предоставляют другие на временную замену. | |
Кассу можно арендовать на несколько месяцев и продавать через неё с полным соблюдением закона. Это удобно для сезонного бизнеса или рискованных стартапов. | Можно найти пакетное решение и приобрести саму ККТ, фискальный накопитель и услуги ОФД по выгодной цене. | |
Сервисы аренды онлайн-касс для интернет-магазинов обычно сами регистрируют их в налоговой, заключают договор с ОФД и занимаются установкой ПО. | ||
Минусы | За аренду нужно платить постоянно, с учётом инфляции цены год от года могут расти. | Обычно нужно заплатить всю стоимость ККТ сразу. Хотя иногда кассу можно взять и в рассрочку. Добавьте к этому расходы на обслуживающих кассу работников или сервисные службы. |
К стоимости аренды самого устройства нужно добавить стоимость фискального накопителя, ПО и услуг ОФД. О тарифах на аренду и подводных камнях мы подробно расскажем ниже. | Заниматься регистрацией и установкой ПО вам придётся самостоятельно либо приобретать соответствующую платную услугу. |
Чтобы аренда кассы оказалась выгоднее покупки, внимательно выбирайте тариф: не всегда низкая цена = маленькие расходы. Цену определяют три основных параметра: срок аренды, модель кассы и особенности тарифа.
Со сроком всё просто: чем он больше, тем дешевле стоимость одного месяца. Выгоднее брать кассу на год, а не на 3–6 месяцев.
Ассортимент онлайн-касс сегодня внушительный: только на маркетплейсе ЮKassa можно выбрать из нескольких десятков сертифицированных моделей. Дешевле всего мобильные ККТ для интернет-магазина. Но такие устройства работают медленнее и не позволяют подключать много дополнительного оборудования. Более дорогие модели имеют порты для подключения сканера чеков, монитора и других устройств, а также легко обрабатывает большое количество операций.
Теперь о тарифах. Для работы в соответствии с законом №54-ФЗ вам не достаточно арендовать саму ККТ. Ещё нужен фискальный накопитель, договор с ОФД и программное обеспечение. Как правило, самые дешёвые тарифы включают только сам аппарат. Это значит, что вам придётся докупать фискальный накопитель, кассовую программу и софт для учёта товарной номенклатуры.
Пакетные тарифы дороже, но у них есть свои преимущества:
- арендодатель берёт на себя замену фискального накопителя (каждые 13, 15 или 36 месяцев),
- он же установит нужные программы и интегрирует их с кассой,
- вам не нужно подбирать программы, ОФД и модель кассы, достаточно рассказать о своих нуждах арендодателю и получить готовое решение.
Сначала разберёмся, в чём отличия. Арендованная физическая ККТ будет находиться у вас. С её помощью вы сможете печатать чеки. Если покупатель платит картой или наличными в момент личного общения с курьером или продавцом, нужен бумажный чек.
Для расчётов через интернет достаточно онлайн-чека, поэтому вам не обязательно иметь сам аппарат в офисе или магазине. В этом случае подойдёт облачное решение. Сама ККТ будет храниться в дата-центре арендодателя. Он же отремонтирует её или предоставит вам другую на замену в случае поломки.
Формирование чеков в облачных ККТ происходит следующим образом:
- Покупатель платит онлайн (картой, электронными деньгами или как-то ещё);
- Банк-эквайер передаёт информацию о транзакции сервису фискализации;
- Оттуда данные передаются в онлайн-кассу, и она формирует электронный фискальный чек;
- Оператор фискальных данных отправляет этот электронный чек в ФНС и клиенту по e-mail или в смс.
Схема только кажется сложной, на деле происходит за секунды.
Преимущества такой аренды кассы для интернет-магазина в том, что вашим сотрудникам не придётся взаимодействовать с новым оборудованием. Фактически в работе продавцов и курьеров ничего не изменится.
Чтобы привести свой бизнес в соответствие с законом 54-ФЗ, вам предстоит несколько шагов.
- Договор аренды кассы.
- Покупка фискального накопителя, если он не включён в ваш тариф.
- Установка арендованной ККТ в дата-центре арендодателя.
- Регистрация устройства в налоговой.
- Настройка ККТ, её интеграция с вашим магазином.
- Тестирование — пробный чек.
Чтобы чеки по каждой транзакции формировались и отправлялись автоматически, интегрировать ККТ с эквайрингом, который вы используете. Например, наше партнёрское решение «Облачная касса под ключ» легко синхронизируется с ЮKassa. Три дня на подключение — и чеки будут уходить в налоговую и покупателю без вашего участия.
Интеграция потребуется и в случае покупки. Здесь можно обратиться либо к поставщику услуг эквайринга, либо к сторонним сервисам вроде Orange Data или Business.ru. ЮKassa помогает подружить ККТ с магазином и автоматизировать отправку чеков.
Покупка ККТ не всегда по карману предпринимателю. Поэтому можно взять онлайн-кассу в аренду. Это выгодно для сезонных бизнесов или молодых компаний с неясными планами на будущее.
Условия аренды онлайн-кассы зависят от особенностей тарифа, модели ККТ и сроков. Самый дешёвый вариант — мобильная касса, но её технические возможности ограничены. Арендовать на долгий срок выгоднее, чем на короткий, а при выборе тарифа нужно смотреть не только на цену, но и на перечень услуг.
Для любой онлайн-кассы понадобится фискальный накопитель, кассовое ПО и договор с ОФД. Некоторые пакетные решения включают в себя всё и сразу, избавляя вас от необходимости самостоятельно подбирать оборудование, выбирать оператора и заниматься интеграцией.
Не забудьте, что ККТ нужно будет синхронизировать с самим интернет-магазином, чтобы чеки после каждой продажи автоматически уходили покупателю и в ФНС. У ЮKassa есть разные решения для 54-ФЗ с простой интеграцией и быстрым подключением. Вы можете выбрать то, которое подойдёт вашему бизнесу.
