Сопоставление номенклатуры в ЕГАИС: что такое и зачем нужно

В России нет строгой номенклатуры товаров. Каждая торговая организация вольна сама определять, как будут называться ее товары. Основная задача, которую решают магазины — по чеку должно быть понятно, что именно продано, без разночтений. Поэтому продавцы могут добавлять любую конкретизирующую и дополнительную информацию, если она помогает выполнить это требование.

В статье подробнее о том, как сопоставлять номенклатуры участников рынка алкогольной продукции.

Продавцы обязаны вести учет алкогольной продукции и поддерживать в базе ЕГАИС актуальные сведения об остатках. За нарушение требований Федеральным законом № 171-ФЗ от 22.11.1995 предусмотрены штрафы, изъятие продукции, а также приостановление деятельности вплоть до отзывы лицензии на торговлю алкоголем. Поэтому в работе с государственной системой ЕГАИС опираться на свободные неунифицированные наименования нельзя.

Производители сами называют свои товары и указывают их в накладных ЕГАИС. Проще всего было бы использовать эти названия вплоть до продажи его конечному покупателю. Но это не всегда возможно, продавцы вынуждены создавать собственные номенклатуры.

Названия меняют под разные нужды — например, когда одинаковый товар приходит от разных поставщиков. «Пиво Горькое, 0,5 л» магазин может переименовать в «Пиво Горькое, 0,5 л, Пивзавод № 1» или «Пиво Горькое, 0,5 л, Омск».

Как бы продавцы ни адаптировали номенклатуру в своих товароучетных системах, на учет в ЕГАИС это не влияет. В ЕГАИС проданные бутылки учитываются и списываются по единому справочнику (классификатору) алкокодов.

Алкономер — это 19-значный код, в котором зашифрована информация о производителе, составе сырья, крепости, объеме тары и других параметрах. Без него ни один производитель или импортер не сможет ввести в оборот алкогольную продукцию.

Регистрирует и выдает код Росалкогольрегулирование. Далее этот код будет указываться во всех накладных и других документах ЕГАИС. При таком способе идентификации потерять товар в цепочке посредников невозможно. Все участники торгового оборота будут идентифицировать этот товар в первую очередь по коду.

Поэтому для целей учета ЕГАИС приводить в соответствие внутреннюю номенклатуру с государственным классификатором не имеет смысла. Даже если товар называется не так, как в ЕГАИС, он выйдет из оборота по алкокоду.

Сопоставлять номенклатуру нужно во внутренних учетных системах торговой организации. Эта сверка нужна прежде всего магазину, чтобы исключить пересортицу.

Если в розницу поступает новый товар, то создается новая карточка, в которой указывается его алкономер из накладной. При продаже ЕГАИС по алкономеру поймет, что товар продан и уберет его из оборота.

Если у одного и того же товара производителей несколько, то возможна ситуация, когда один и тот же товар будет учитываться по разным алкокодам. Например, у крупного производителя пива восемь заводов в разных регионах России, и каждый завод выпускает одно и то же пиво под своими кодами. То есть в розницу могут поступить совершенно одинаковые бутылки пива с разными алкокодами. В этом случае одной карточке товара будет соответствовать несколько алкокодов.

При продаже таких позиций важно выбирать верный алкокод. Некоторые системы формируют акты списания автоматически — они анализируют продажи, подбирают алкокоды для списания, а если к одной товарной карточке привязано несколько кодов, то распределяют продажи в соответствии с остатками в ЕГАИС.

Если на остатке в ЕГАИС не окажется нужного количества для списания, система отклонит акт списания. Необходимо будет найти ошибку, привести фактические остатки в соответствие с учетными и отправить акт снова.

Обратная ситуация складывается, когда несколько поставщиков передают продукцию с одинаковым кодом. Например, завод отгрузил крупную партию пива, которая затем разошлась более мелкими частями по сети оптовиков. У торговой организации появляется возможность заказывать товар в нескольких местах.

Продажа таких товаров должна происходить в привязке к справке Б — то есть списание должно проводиться из той партии, с которой поступил товар. Это необходимо для выполнения требований об учете алкогольной продукции и для корректной сдачи отчетности — алкогольной декларации.

Сопоставлять названия позиций можно вручную. Берется накладная на бумажном носителе, и данные вручную переносятся в программу учета. При вводе позиций сотрудник сам подбирает карточки товаров или создает новые, если товар для магазина новый.

Можно доверить эту часть работы товароучетной программе магазина. Современные системы при загрузке накладной из ЕГАИС находят идентичные или похожие товарные карточки, а вам остается проверить соответствие выбранных позиций и подтвердить их или исправить.

В программах важно не допускать дублирования карточек одного и того же товара, чтобы остатки в магазине отражались корректно и совпадали с данными ЕГАИС.