Как составить возвратную накладную поставщику

Иногда у магазинов и на производстве появляется необходимость вернуть отгруженное сырьё или товар поставщику. Такой процесс оформляют документально, составляя возвратную накладную. Документ подтвердит факт получения продукции, станет доказательством при отказе в возврате из-за истечения сроков гарантии и позволит не платить НДС за непринятые позиции. Но недостаточно просто составить возвратную накладную правильно, ещё нужно знать, в каких случаях можно вернуть товар без неё.

Право на возврат товара может быть основано на законодательном уровне или по условиям договора. Также причины иногда указываются в дополнительном соглашении. Гражданский кодекс не запрещает возвращать поставленные товары даже в том случае, если они уже были оплачены покупателем. Однако такие ситуации должны быть чётко перечислены в документах. Например, в договоре поставки или допсоглашении к нему основаниями для возврата товара могут стать:

Если же основания, по которым продукт может быть возвращён, не указаны в контракте, нужно руководствоваться Гражданским кодексом РФ. Законом предусмотрены следующие обстоятельства для возврата:

Время возврата также определено Гражданским кодексом. При этом накладная оформляется только в случае, если изначально поставка была принята, а проблемы с продукцией обнаружились уже позднее. Возможный срок возврата будет зависеть от договора:

Ещё бывают ситуации, когда гарантия истекла, но брак — производственный. Статья 477 ГК РФ даёт возможность доказать, что отправитель привёз бракованные изделия. Если сделать это получится, то его можно вернуть и по истечении гарантии по договору.

Если недостатки обнаружены при отгрузке, то оформлять возвратные документы не нужно — достаточно внести изменения в приходные документы. Из них вычёркивают позиции с браком в присутствии представителя компании-отправителя, он же ставит свою подпись на исправленный бланк.

Следующим шагом поставщик должен убрать возвращённые позиции из счёта-фактуры, перенеся их в корректировочные строки, и отправить этот документ покупателю в течение пяти дней.

Бывают случаи, когда экспедитор или водитель отказывается забирать бракованные позиции. В таком ситуации нужно составить акт об установленном расхождении количества или качества (форма ТОРГ-2). После этого оформляется претензионное письмо к отправителю и заполняется возвратный бланк.

Возвратная накладная может быть оформлена как в бумажном, так и в электронном виде. В первом случае разрешение на отгрузку возвращаемого товара подтверждается подписями руководителя организации и главного бухгалтера. Это служит гарантией того, что возврат продукции соответствует внутренним правилам компании и не вызывает финансовых претензий. Однако сам факт физической отгрузки фиксируется уже другими подписями.

Материально ответственное лицо, которое непосредственно занимается учётом и отправкой товара, подтверждает правильность комплектации возврата. С другой стороны, получатель — представитель поставщика или сотрудник транспортной организации, подписывает накладную, что служит доказательством фактического приёма возвращённой продукции. Таким образом, бумажная накладная содержит как минимум четыре подписи.

Ситуация несколько меняется при переходе на электронный документооборот. В этом случае вместо физических подписей стороны используют электронные подписи (ЭП). У каждого участника процесса (руководителя, главного бухгалтера, материально ответственного лица и представителя контрагента или транспортной организации) должна быть квалифицированная ЭП. Она обеспечивает юридическую силу документа, аналогичную традиционной подписи на бумаге.

Важно отметить: использование электронных транспортных накладных с 2024 года стало обязательным для всех контрагентов. Многие компании предлагают сервисы с готовыми решениями для перехода на электронный документооборот (ЭДО). Такие продукты позволяют автоматизировать обмен перевозочными документами между сторонами, в том числе и возвратными накладными. Кроме того, они интегрируются с государственными системами. Внедрение ЭДО повышает эффективность учёта, обеспечивает дополнительную защиту от мошенничества. Это делает всю процедуру возврата товара более прозрачной и контролируемой.

Для возвратной накладной есть фиксированный бланк — ТОРГ-12. С 2023 года использовать именно такую форму необязательно: организации имеют право разработать свою. Но большинство фирм всё равно продолжает использовать унифицированные образцы бланков.

В форме документа ТОРГ-12 обязательно указывают:

Накладная оформляется в двух экземплярах и изначально подписывается главным бухгалтером и сотрудником, отвечающим за приёмку.

По сути, ТОРГ-12 тоже отражает процесс продажи, но в обратную сторону. Поэтому в шапке указывают:

В табличной части нужно указать такие же сведения о бракованных позициях, как и в приходной накладной. Также нужно обратить внимание на столбцы 13 и 14, где содержится информация об НДС. Если покупатель платит этот налог, то нужно заполнять эти ячейки: указывается процентная ставка и сумма в рублях. Если же нет, то в таблице нужно указать нулевые значения.

Если поставка была оплачена через сервис ЮKassa, то вернуть средства просто. Продавец должен составить платёжное поручение на нужную сумму, по нему банк переведёт деньги на специальный возвратный счёт внутри сервиса, а оттуда они будут перечислены заказчику. Если возникнут какие-либо проблемы, специалисты сервиса дадут развёрнутую консультацию, как поступить в сложившейся ситуации.