Слип-чек — что это такое, для чего применяется

При оплате покупки банковской картой оборудование печатает два чека: кассовый и слип. Первый подтверждает расчёты и печатается на онлайн-кассе. Его данные записываются на фискальный накопитель и передаются в налоговую. Второй подтверждает безналичную оплату и печатается с помощью банковского терминала.

Разберём подробнее особенности слип-чеков, обязанности бизнеса по печати и хранении таких документов, разницу между эквайринговым и кассовым чеком.

Для настройки оплаты банковскими картами потребуется эквайринг. Это услуга по проведению безналичных платежей, которую предоставляет банк.

Для таких расчётов нужен специальный терминал, который способен считать данные карты. Это может быть отдельное устройство или функция в онлайн-кассе. В момент обмена данными с кредитной организацией терминал печатает документ с информацией о транзакции — это и есть слип-чек.

Слипы не являются фискальными документами и не заменяют кассовые чеки. Если передать покупателю только эквайринговый чек, можно получить штраф от налоговой.

В первую очередь терминальный чек нужен банку, с которым заключён договор об эквайринге. Банк получает процент с каждого безналичного платежа, поэтому в случае, например, возврата, он недополучит прибыль и может попросить подтвердить расчёты с клиентом слипами.

Также кредитная организация попросит предоставить их, если заподозрит факт мошенничества со стороны кассира, клиента или третьего лица. Например, карту могли украсть и купить по ней что-то в магазине. Владелец в таком случае может обратиться в банк и попросить оспорить операцию. Если торговая точка не предоставит слипы, то на неё ляжет ответственность по возмещению убытков.

Слипы полезны и для кассиров: с их помощью можно провести сверку в конце рабочей смены.

Задача эквайрингового чека — подтвердить банковскую транзакцию, поэтому он содержит только информацию о безналичном расчёте:

Внешне кассовые и слип-чеки очень похожи, однако у них разные реквизиты и разные функции.

Кассовый чек является аналогом договора купли-продажи. Этот документ подтверждает факт оплаты конкретного товара или услуги. Поэтому такой фискальный документ может использоваться как доказательство оплаты товара при спорах или же для составления бухгалтерской отчётности. Слип таким аналогом не является. Он подтверждает только проведение транзакции по карте, а не факт оплаты конкретного товара или услуги. Более того, слипы не могут использоваться в бухгалтерском учёте, потому что их содержание не соответствует требованиям к обязательным реквизитам. Не примут их и государственные фонды. Например, Фонд социального страхования не примет эти документы в качестве подтверждения понесённых организацией затрат.

Обычный терминальный чек формируется автоматически. Но бывают ситуации, когда его приходится печатать сотруднику самостоятельно.

Формирование вручную. Такое бывает, например, если терминал дал сбой или прервалась связь. По итогу операция выполнена и деньги ушли на счёт, но подтверждения нет. Сотрудник в этом случае может распечатать чек на импринтере, так это не фискальный документ. Импринтер используется как резервное оборудование в том случае, когда терминал эквайринга вышел из строя. В остальных случаях эти устройства нельзя использовать как взаимозаменяемые.

Автоматическая печать. Обычно проблем не возникает и подтверждение выходит автоматически. Для проведения операции покупатель прикладывает карту к терминалу, который считывает данные и формирует документы. Деньги списываются со счёта клиента и зачисляются продавцу. При отсутствии сбоев продавец может быть уверен в платёжеспособности клиента, потому что если у последнего не окажется денег на счёте, то операция будет отклонена. Получить чек покупатель может в электронном виде. По итогу расчётов продавец выдаёт покупателю и кассовый и слип-чек.

Хранить слипы нужно обязательно, потому что их может запросить банк, предоставляющий услугу эквайринга.

Обычно порядок хранения описывает эквайер в договоре. Чаще всего он просит сохранять документы в течение трёх лет. Но если такого пункта в договоре нет, можно относиться к слипам как к кассовой отчетности и хранить их в течение пяти лет. Это рекомендация, придерживаться её или нет, каждый бизнес решает сам, потому что чётких указаний в законодательстве нет.

Государство описывает свою позицию в отношении слипов. В нём поясняется, что эквайринговый чек — один из документов, которым можно подтвердить расходы для расчёта налогов. Однако, если его нет, ничего страшного, он легко заменяется чеком ККТ.

В целом, бухгалтеры сходятся во мнении, что на практике слипы требуются только для решения спорных ситуаций с банком, государственные органы такая отчётность не интересует. Эти документы могут понадобиться:

Владельцу карты. Если последняя была украдена или утеряна. И теперь сам владелец хочет подать заявление в банк и оспорить операции;

Банком и платёжным системам. С помощью слип-чеков они могут сверять данные о проведённых транзакциях.

Бизнесу. Данные могут понадобиться для внутреннего аудита и отчётности.

Эквайринговые чеки печатаются на термобумаге и выцветают на свету. Кроме того, буквы и цифры темнеют при нагревании, чек легко портится от влаги или трения. Чтобы сохранить информацию, нужно организовать тёмное место, например, сейф или специальный короб. Удобно отсортировать их там, в хронологическом порядке по дням и месяцам.

Банк может обратиться к предпринимателю за слип-чеками, если увидит несоответствие в сверке или к нему обратится с претензией о неправомерном списании владелец карты.

В этом случае нужно собрать запрашиваемые документы, снять с них копии, а оригиналы отправить в банк письмом с описью вложений или принести лично. Во втором случае принимающий документы сотрудник также должен составить опись.

Когда проверка закончится, банк вернёт чеки предпринимателю.

До 2022 года предприниматели должны были печатать два экземпляра чека: один передавать покупателю, а второй хранить у себя. Однако из-за подорожания кассовой ленты банки стали отказываться от такой практики.

Сейчас терминалы позволяют настроить количество слипов при автоматической печати: два, один или отключить их вовсе. Но самостоятельно принимать решение об отказе от слипов нельзя: нужно обращаться в банк или читать договор.

Налоговая штрафовать за отсутствие эквайринговых чеков не будет, а вот с банком-партнером и владельцем карты может возникнуть конфликт в случае спорной транзакции: придется возмещать убытки.

Слип-чек — документ, который подтверждает факт оплаты по банковской карте. Он регулирует взаимоотношения банка и предпринимателя, с которым заключён договор об эквайринге и помогает разрешать спорные ситуации без убытков.

Разница между кассовым и терминальным чеком в том, что первый является фискальным документом и с его помощью рассчитывается налоговая база, а второй используется только во взаимоотношениях с банковскими организациями.

Срок хранения слипов прописывается в договоре, но если такой строки в нём нет, лучше сохранять документы в течение пяти лет.