Применение онлайн-кассы при безналичном расчете

Безналичная оплата товаров и услуг — это быстро и удобно. Клиентам не нужно носить с собой живые деньги, достаточно пластиковой карточки или смартфона с привязанным электронным кошельком. Нужная сумма списывается со счёта покупателя и через цепочку операций перечисляется на счёт поставщика. Чтобы такой алгоритм работал, в точке продажи должна быть установлена онлайн-касса с фискальным накопителем. Рассказываем, как утроена эта технология.

Растёт популярность так называемой СБП — системы быстрых платежей, которая даёт ряд преимуществ и продавцам, и покупателям. Но основу расчётов составляют несколько привычных способов:

Все эти виды расчётов относятся к электронным средствам платежа, поэтому попадают в категорию безналичных.

С июля 2021 года для электронной коммерции также обязательно использование онлайн-кассы. Как правило, это облачные технологии. При этом чек, в отличие от розничной точки, не печатается на бумажном носителе, а отправляется покупателю на электронную почту или в виде ссылки в сообщении не позднее дня, следующего за днём оплаты. Вопросы использования ККТ регулирует закон № 54-ФЗ.

Чтобы торговать в розницу, нужно установить кассовый аппарат с выдачей чеков, к которому можно подключить POS-терминал. Такое оборудование можно приобрести самостоятельно или арендовать у банка, который будет сопровождать платежи без использования наличных средств. При этом настраивать кассы нужно с учётом трёх критериев:

Передача данных через интернет значительно упростила работу и организациям, и налоговой. Вся нужная информация формируется автоматически и отправляется в ФНС для анализа.

Организации должны использовать ККТ в следующих случаях:

Всё то же самое касается и предпринимателей, за исключением некоторых видов деятельности на патенте, самозанятости и расчётов исключительно по платёжным поручениям.

Если деятельность связана с доставкой, приём платежей должен быть мобильным, поэтому используют переносные модели онлайн-касс с подключённым эквайрингом. Кроме того, есть некоторые трудности при оплате товаров через банк по квитанции. Продавец при этом не получает никаких данных о покупке, подтвердить её может только сам покупатель. Минфин работает над решением этой проблемы. Если же покупка оплачивается через почту, онлайн-кассу применяет именно почтовое отделение, а продавцу не нужно пользоваться ККТ при оформлении наложенного платежа.

Стоит отметить, что на текущий момент любые безналичные расчёты с физлицами должны сопровождаться выдачей чека. Это касается и ИП, и ООО. Исключение составляют некоторые виды предпринимательства, например оказание услуг сиделки, услуги образовательных и спортивных учреждений, сдача жилых помещений в аренду. Но и с юридическими лицами, если они расплачиваются банковской картой, гаджетами или электронным кошельком, также придётся использовать онлайн-кассу. Она не понадобится только если деньги перечисляются платёжным поручением.

Оборудование недостаточно просто установить. Его нужно правильно зарегистрировать. Применение без постановки на учёт считается нарушением закона и повлечёт за собой штрафы после выявления. Так, ИП должен будет заплатить до 3000 ₽, а ООО — до 10 000 ₽.

В регистрации участвую два органа, поэтому обратиться нужно в каждый по очереди:

В заявлении, как правило, указываются:

Срок рассмотрения заявления ― 1‒5 дней, после чего заявителю поступит подтверждение регистрации. С этого момента ОФД сможет полноценно передавать данные в налоговую.

Если у компании нет специальной ЭП для работы в личном кабинете ФНС, то она должна быть оформлена заранее до подачи заявления о постановке ККТ на учёт. Выдают ЭП специализированные центры, аккредитованные Министерством связи. Обратиться можно самостоятельно или поручить это оператору фискальных данных. Несмотря на то что ИП могут пользоваться личным кабинетом наравне с физлицами по ИНН или через портал «Госуслуги», им также придётся оформить ЭП для регистрации кассового оборудования. Многие продавцы онлайн-касс предлагают за дополнительную плату услугу постановки устройств на налоговый учёт, поэтому можно не тратить время и обратиться к ним за помощью.

Без фискального накопителя работать с кассой невозможно. Именно он записывает данные о платежах, шифрует их и передаёт оператору. Использоваться можно ФН, которые числятся в государственном реестре моделей, допущенных к применению.

Накопители отличаются сроком действия, она рассчитаны на 13, 15 и 36 месяцев. Однако этот срок может оказаться меньше, если в устройстве окажется заполненной память. По истечении срока эксплуатации или при заполнении памяти ФН подлежит замене. При этом все использованные аппараты должны после этого храниться ещё пять лет. Неисправное или с истекшим сроком устройство — грубое нарушение, грозящее штрафными санкциями от проверяющих органов.

Выбор модели с определённым сроком использования связан с налоговым режимом, на котором работает компания. ФН, рассчитанный на 36 месяцев, подходит для предприятий на ЕНВД, УСН, ЕСХН и патенте. Для остальных ― на выбор 13 или 15 месяцев. В большинство онлайн-касс фискальный накопитель уже встроен, нужно только уточнять его параметры. Если же устройство не предусмотрено в конструкции, его придётся купить отдельно.

Для работы с ККТ необходимо соглашение с банком, в котором открыт действующий расчётный счёт. Многие кредитные организации предлагают арендовать оборудование и приобрести сопутствующие услуги.

Для безналичных расчётов нужен подключённый эквайринг. Именно это позволяет обмениваться данными с банком. Он подбирается в зависимости от формы деятельности:

Как только с банком заключён договор на эквайринг, подписан договор с ОФД, а техника зарегистрирована в ФНС, можно начать принимать платежи.

Чтобы открыть первую смену, необходимо до начала расчётов сформировать отчёт об открытии. Кроме того, нужно подготовить само устройство — убедиться в исправности, проверить наличие кассовой ленты. Смена не должна длиться более 24 часов, поэтому важно после завершения работы закрыть её, сформировав соответствующий отчёт. После закрытия реализовать продукцию и вести расчёты нельзя.

Чеки относятся к бланкам строгой отчётности, для них введены свои стандарты, поэтому определены конкретные параметры содержания. Каждому покупателю должен быть выдан чек, в котором будут отражены:

Исправление ошибок в чеках зависит от формата фискальных данных, который установлен на устройстве. Для всех случаев это операции с чеками, но оформляются они по-разному:

При этом для ФФД 1.1, в отличие от ФФД 1.05, важно прописывать предмет расчёта.

Возвраты проводятся по заявлению с приложенным чеком от покупателей. Они должны сообщить реквизиты, по которым безналичным переводом им вернутся потраченные деньги. Если, например, пользователь интернет-магазина сохранил свои платёжные данные в личном кабинете, средства за возвращённые товары перечисляются автоматически. Транзакции совершает банк, с которым работает продавец, и обычно процедура занимает до 10 дней.

Вернуть средства, которые были потрачены в безналичном формате, в виде живых денег не получится. Возврат проводится исключительно на указанный в заявлении счёт покупателя, иначе операцию приравняют к обналичиванию, а это уже экономическое преступление.