Онлайн-касса для ООО на УСН
В 2023 году ООО, работающие на УСН 6% или 15%, обязаны использовать кассы нового образца для автоматической передачи данных о продажах в налоговую службу. В этой статье рассказываем, когда организация должна применять онлайн-кассу, а когда может обойтись без нее. Также разберемся, какие требования предъявляются к кассовому оборудованию, как оно работает, как его выбрать, как избежать штрафов от налоговой инспекции.
Онлайн-касса — это контрольно-кассовая техника (ККТ) нового образца. Правила применения новых кассовых аппаратов перечислены в законе № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».
Новая ККТ принципиально отличается от старой. В старых аппаратах были ЭКЗЛ — электронные контрольные защищенные ленты. На них записывались данные о проходящих через кассу операциях. В ходе проверки налоговый инспектор должен был получить доступ к ленте и изучить ее. В новых кассах вместо ЭКЗЛ используется фискальный накопитель (ФН).
Онлайн-касса нужна для упрощения налоговых проверок. Благодаря интернет-технологиям налоговый инспектор может проверить кассовые операции, не посещая организацию, без физического доступа к ККТ.
В статье 4 закона № 54-ФЗ перечислены требования к кассовой технике. Касса должна:
- иметь корпус с заводским номером на нем, встроенные часы, устройство для печати чеков, место для подключения фискального накопителя;
- передавать фискальные данные в фискальный накопитель;
- передавать информацию о продажах оператору фискальных данных сразу после проведения операции;
- печатать кассовый чек с двухмерным штриховым кодом;
- обеспечивать возможность печати отчета о текущем состоянии расчетов в любое время.
Если организация торгует маркированными товарами, а не обычными, требования к ККТ становятся строже. Это указано в пункте 1.1 статьи 4 закона № 54-ФЗ.
Требования к кассовому оборудованию, описанные в законе, одинаковы для всех режимов налогообложения и всех правовых форм бизнеса.
Фискальный накопитель — это электронный чип, который обеспечивает передачу данных о кассовых операциях специальной организации — оператору фискальных данных (ОФД). ФН выполняет следующие функции:
- записывает данные обо всех операциях;
- хранит в своей памяти все фискальные документы в течение 30 дней даже при отсутствии интернет-соединения;
- кодирует полученную информацию с помощью методов криптографии;
- печатает фискальные документы — чеки, отчеты об открытии и закрытии смен. Отчеты подписываются электронной подписью.
Фискальные накопители могут различаться по производителю, стоимости и продолжительности службы. Существуют ФН, рассчитанные на срок 13, 15 или 36 месяцев. Не все виды ФН подходят для организаций, работающих на упрощенной системе налогообложения, но подробнее этот вопрос мы рассмотрим далее, в главе про выбор кассового оборудования для ООО на УСН.
ОФД — это организация-посредник, которая передает фискальные данные из кассы компании в ФНС. Существует множество ОФД, организованных разными юрлицами. Но все они работают по одному стандарту, и стоимость услуг у них примерно одинаковая. Вот чем конкретно занимается оператор фискальных данных:
- принимает фискальные документы с кассовых аппаратов налогоплательщиков;
- контролирует правильность формирования и передачи документов;
- хранит эти данные, защищая их от несанкционированного доступа;
- передает информацию в ФНС по запросу от налогового инспектора.
ОФД обеспечивает прозрачность и надежность отчетности налогоплательщиков, являясь посредником между бизнесом и налоговой службой. Благодаря таким организациям поддерживается порядок в налоговой отчетности, а ФНС имеет возможность удаленно контролировать налогоплательщиков и эффективно бороться с нарушениями налогового законодательства.
ООО на УСН могут выбрать любого оператора и заключить с ним договор. После этого бизнес получит доступ к личному кабинету на сайте ОФД. Некоторые ОФД предлагают услугу регистрации онлайн-кассы в ФНС через свой личный кабинет.
Внедрение новой контрольно-кассовой техники проводилось постепенно. Разным видам бизнеса предоставлялись отсрочки, но в 2023 году они уже не действуют. Теперь все ИП и ООО должны использовать онлайн-кассы при получении платежей от физических и юридических лиц. Исключение составляют прямые безналичные переводы между представителями бизнеса с одного расчетного счета на другой, например со счета ИП на счет ООО.
Однако в законе перечислены некоторые виды деятельности, для которых применение онлайн-касс не является обязательным. Вот некоторые из них:
- продажа газет, журналов и сопутствующих товаров через киоски;
- продажа мороженого через киоски;
- продажа на розлив напитков: кваса, лимонада, молока и т. п.;
- сезонная торговля овощами вразвал;
- услуги по проведению религиозных обрядов и церемоний;
- продажа предметов религиозного культа;
- разносная торговля товарами, которые не являются технически сложными и не требуют особых условий хранения или продажи.
Также ООО на УСН не обязаны применять онлайн-кассу при продаже товаров через агента. При этом сам агент должен использовать ККТ нового образца при реализации товаров населению.
Поскольку для работы нового кассового оборудования обязательно нужно стабильное подключение к интернету, то в список исключений также попадают организации, работающие в отдаленных районах без связи. Кроме того, онлайн-кассы не обязаны применять деревенские фельдшерские и фельдшерско-акушерские пункты.
Полный перечень видов деятельности, товаров, работ и услуг, для которых не нужна онлайн-касса, есть в статье 2 закона № 54-ФЗ.
Строгих требований к выбору ККТ для ООО нет, поэтому каждая компания вправе выбирать любую онлайн-кассу исходя из особенностей бизнеса. Главное, чтобы сама модель и подключенный к ней фискальный накопитель были внесены в реестр ФНС. Этот реестр есть на официальном сайте ФНС. Если организация купит оборудование, не внесенное в реестр, и начнет его использовать, налоговая инспекция может наложить штраф.
При выборе кассового оборудования стоит учитывать следующие критерии:
- тип ФН: на 36, 15 или 13 месяцев;
- скорость печати чеков;
- наличие или отсутствие автоотрезчика чековой ленты;
- возможность использовать один или несколько форматов чековой ленты;
- возможность автономного использования благодаря наличию аккумулятора;
- возможность установки различного программного обеспечения и мобильных приложений;
- удобство интерфейса при работе с номенклатурой.
Например, ООО на УСН в большинстве случаев должны использовать фискальный накопитель на 36 месяцев. Среди исключений — виды бизнеса, которым разрешено использовать фискальные накопители на 13 или 15 месяцев:
- при продаже алкоголя, табака и других подакцизных товаров;
- использовании онлайн-касс в местах с неустойчивым интернет-покрытием или отсутствием интернета;
- ведении деятельности сезонного характера;
- ведении бизнеса, в котором ООО выполняет роль платежного агента;
- совмещении УСН с другими налоговыми режимами.
Кассовое оборудование можно разделить на 4 основных вида:
- Кассы-калькуляторы. Имеют небольшие размеры и — часто — встроенный аккумулятор. Некоторые модели работают только от сети. Калькуляторами называются из-за внешнего сходства. Из-за отсутствия большого сенсорного дисплея их не очень удобно использовать при работе с номенклатурой, но зато они относительно недорого стоят. Имеют предустановленную кассовую программу, не требуют подключения к компьютеру или POS-терминалу.
- Смарт-терминалы. Это планшеты с предустановленной кассовой программой, иногда со встроенным терминалом безналичной оплаты и сканером штрихкодов. К таким планшетам можно присоединять другие устройства, например принтеры чеков. Для работы не требуется подключение к компьютеру или POS-терминалу. Благодаря большому сенсорному экрану удобно работать с номенклатурой. Можно использовать для выездной торговли.
- Фискальные регистраторы. Это устройства, которые подключаются к компьютеру или планшету и печатают чеки. На компьютере или планшете должна быть установлена кассовая программа. Такие устройства обеспечивают высокую скорость обслуживания, покупателей. У фискальных регистраторов нет собственного интерфейса.
- POS-системы. Состоят из нескольких аппаратов, работающих вместе. Например, в составе POS-системы может быть компьютер, клавиатура, фискальный регистратор, сканер. POS-системы удобны для работы с ЕГАИС — Единой государственной автоматизированной информационной системой.
Номенклатура в чеке — это полное название товара (работы, услуги), а также его количество и цена за единицу. До февраля 2021 года в чеке достаточно было указать общую сумму продаж, но в 2023 году обязательно нужно прописывать номенклатуру. Помимо этого, в чеке должны быть:
- название организации, продающей товар, работу, услугу;
- название документа (чек) и его номер;
- инициалы кассира;
- дата и время покупки;
- ИНН организации;
- общая сумма покупки.
Если сравнивать чеки со старых кассовых аппаратов с чеками из новых, произошли следующие изменения:
- вместо заводского номера ККТ прописывается регистрационный номер, присвоенный налоговой;
- указывается наименование документа и номер смены (вместо порядкового номера чека);
- указывается место расчета: это может быть адрес с почтовым индексом (при торговле на стационарной точке), наименование и номер машины (при расчете в транспорте), адрес сайта (при продажах через интернет);
- наименование товара (работы, услуги), цена, количество;
- система налогообложения;
- форма расчета: наличный или безналичный;
- признак расчета: приход, возврат прихода, расход, возврат расхода;
- также продавец может размещать на чеке дополнительную информацию: логотип, рекламу, акции.
Для взаимодействия с ФНС введено такое понятие, как «кассовый чек коррекции». Этот документ оформляется при корректировках операций.
Кассовый чек — важный документ, который защищает права потребителя. Если покупатель заподозрит обман, он может пожаловаться в налоговую. Все сведения в чеке передаются оператору фискальных данных и далее по запросу в ФНС, поэтому налоговой не составляет труда проверить любой чек на подлинность и правильность оформления.
Одной только покупки подходящего кассового аппарата недостаточно для того, чтобы соблюдались все требования закона № 54-ФЗ. Организации придется докупать товары и услуги:
- электронную подпись, если владелец бизнеса планирует регистрировать ККТ онлайн (без похода в отделение налоговой);
- услуги ОФД;
- фискальный накопитель;
- для некоторых случаев — товароучетный сервис.
Товароучетный сервис — это программа, которая помогает следить за остатками товаров на складе и вовремя пополнять запасы. В сочетании с онлайн-кассой такой сервис помогает работать с номенклатурой — правильно прописывать полные названия товаров, работ или услуг. Также товароучетный сервис полезен для ведения складского учета и внутренней статистики организации. Однако если у ООО небольшой набор товаров, работ или услуг, то можно забить все наименования вручную прямо в онлайн-кассу. В этом случае товароучетный сервис может не потребоваться.
Если бизнес не использует онлайн-кассу, использует ее неправильно или не выдает кассовые чеки, он может быть привлечен к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа не зависит от применяемой системы налогообложения — только от формы регистрации бизнеса: для ИП ответственность меньше, чем для ООО.
Размеры штрафных санкций есть в статье 14.5 КоАП РФ:
- За неприменение ККТ нового образца штраф для должностных лиц 25–50% от выручки, но не менее 10 000 рублей, а для юрлица — 75–100%, но не менее 30 000 рублей. Повторное нарушение при условии, что оборот «мимо онлайн-кассы» превысил 1 млн рублей, приведет к приостановлению деятельности на срок до 90 дней или дисквалификации должностного лица на 1–2 года.
- За использование оборудования, которое не соответствует требованиям закона, штраф для должностных лиц — от 1500 до 3000 рублей, для юрлиц — от 5000 до 10 000 рублей. При первичном нарушении штраф может быть заменен предупреждением.
- За невыдачу бумажного или электронного кассового чека штраф для должностных лиц — 2000 рублей, для юрлиц — 10 000 рублей. При первичном нарушении штраф может быть заменен предупреждением.
В 2022-м действовал временный мораторий на плановые проверки контрольно-кассовой техники, а также были установлены ограничения на проведение внеплановых проверок. Эти меры были приняты в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2021 года № 1520 и помогли малому бизнесу избежать штрафов. В 2023 году мораторий на плановые проверки был продлен, а условия внеплановых проверок по сравнению с 2022 годом не изменились:
- Налоговая инспекция не проводит плановые проверки контрольно-кассовой техники на месте.
- Если на торговую точку поступят жалобы от покупателей, например на отсутствие кассового чека, ИФНС может провести внеплановую проверку.
- Также внеплановые проверки могут быть проведены на основании мониторинга информации, которая передается в налоговую через операторов фискальных данных.
В 2023 году владельцы бизнеса могут быть уверены в том, что они не будут подвергнуты штрафам в связи с плановыми проверками. Тем не менее необходимо соблюдать нормы законодательства и требования налоговой.
Итак, перед тем как зарегистрировать контрольно-кассовую технику самостоятельно, нужно выбрать ОФД, заключить с ним договор, установить ПО и настроить оборудование. После этого можно подавать заявление в ФНС.
Подача заявления возможна двумя способами:
- Лично при посещении отделения налоговой. В этом случае придется прийти в налоговую дважды, что не всегда удобно.
- Онлайн через сайт ФНС в разделе «Учет ККТ».
При регистрации через сайт учитывайте некоторые моменты:
- Заявление нужно заверить электронной подписью. Если подписи нет, ее можно заказать в удостоверяющем центре. Если в вашем ООО ведется электронный документооборот, подпись оттуда, скорее всего, подойдет.
- Кассу необходимо подключать на том месте, где располагается торговая точка: в магазине, офисе, квартире.
- Некоторые ОФД предлагают возможность регистрации аппарата через интерфейс своих приложений.
В заявлении на регистрацию нужно указать стандартные данные, а также выбранного оператора фискальных данных, заводские номера приобретенной ККТ и адрес ее использования. Налоговая присвоит технике номер из 16 цифр. Чтобы завершить регистрацию, нужно ввести этот номер в кассовый аппарат, причем можно допустить только одну ошибку. Если все сделано верно, устройство распечатает отчет, который нужно предъявить в ФНС для получения регистрационной карточки ККТ. Только после этого регистрацию можно считать завершенной, а кассовый аппарат — использовать по назначению.
Если ваше ООО принимает плату за товары, работы или услуги через интернет-магазин, сайт или соцсети, то вы не обязаны выдавать бумажный чек — достаточно электронного, отправленного покупателю на электронную почту, через мессенджер или по СМС. В этом случае вы можете не покупать свое контрольно-кассовое оборудование, а использовать облачную онлайн-кассу.
Облачная онлайн-касса — это электронное устройство, которое хранится в специальном дата-центре у партнера, а не у вас. Вы получаете удаленный доступ к онлайн-кассе через облачные сервисы. Также вам не нужно регистрировать устройство в ФНС, заботиться о его обслуживании и исправности, заменять фискальный накопитель, следить за стабильностью интернета. Необходимо только оплачивать аренду в соответствии с договором.
Если вы арендуете облачную онлайн-кассу через сервис ЮKassa, то сможете быстро зарегистрироваться в ФНС, получить круглосуточную техническую поддержку и бесплатное обслуживание по тарифам оператора фискальных данных. Если у вас есть интернет-магазин или приложение для продажи товаров и услуг, вы можете легко настроить на нем сервис приема онлайн-платежей от ЮKassa. Клиенты смогут легко оплачивать покупки, вводя свои платежные реквизиты в специальную форму оплаты.
Для ООО на УСН использование ККТ нового образца имеет ряд преимуществ:
- Снижается отчетная нагрузка на бизнес и уменьшается количество проверок со стороны инспекторов. Если действовать в соответствии с законом, проверок и вовсе можно избежать, так как инспекторы ФНС проверяют только те компании, которые нарушают правила работы с кассой.
- Бизнес избавляется от плановых проверок. Если инспектор решит проверить операции по кассе, он не придет на торговую точку, а сделает это удаленно: запросит информацию у оператора фискальных данных.
- ККТ нового образца удобнее для покупателей, а значит, улучшается репутация продавца. Теперь покупатель может попросить отправить ему электронный чек на email. Такой документ не потеряется, не сотрется, не порвется. Также при помощи специального приложения покупатель может отсканировать своим мобильным устройством бумажный чек и проверить его подлинность.
В 2023 году для ООО на УСН «Доходы» и «Доходы минус расходы» не действуют налоговые вычеты, с помощью которых можно было бы окупить затраты на приобретение онлайн-кассы. Однако это не освобождает компанию от обязанности правильно отражать расходы на покупку оборудования. Сделать это можно двумя способами:
- Учесть как материальные расходы. Это можно сделать, если стоимость оборудования не превышает 100 тысяч рублей. Основание — подпункт 3 пункт 1 статьи 254 НК РФ.
- Списать стоимость оборудования в течение одного календарного года равными долями. Это можно сделать, если стоимость оборудования превышает 100 тысяч рублей. Основание — статья 346.16 НК РФ.
Большинство старых касс технически не способны передавать данные через интернет, поэтому такие аппараты нужно заменить на новые. Но некоторые производители ККТ предлагают услугу модернизации техники. Ее цель в том, чтобы старая касса начала соответствовать текущему законодательству и выполняла новые функции. Соглашаться на такое предложение стоит, только если производитель соблюдает следующие условия:
- обновляемая модель находится в перечне сертифицированной контрольно-кассовой техники;
- поставщик предлагает услуги по настройке и техническому обслуживанию оборудования;
- есть возможность установки программного обеспечения, которое поможет перевести в онлайн налоговую отчетность и облегчит внутренний учет продукции.
Почти для всех ООО оборот наличных, а иногда и безналичных расчетов с покупателями должен соответствовать новому законодательству. Исключения есть, но они касаются видов деятельности, а не режима налогообложения. Поэтому все плательщики УСН, которые не подпадают под исключения, прописанные в законе № 54-ФЗ, обязаны применять онлайн-кассы в общем порядке.
