Онлайн-касса для ИП без работников
В 2023 году почти все индивидуальные предприниматели обязаны работать с применением онлайн-кассы, в том числе те, у кого нет сотрудников. Из этого правила есть исключения, но они касаются определенных видов услуг, а не предпринимательского статуса. Мы расскажем подробнее о требованиях закона, а также объясним, какие плюсы дает онлайн-касса малому бизнесу, какую технику выбрать, можно ли обойтись без штрафов и иных неприятностей.
Онлайн-касса — средство контроля финансового оборота, а также фиксации расчетов за услуги и товары. Фактически это оборудование, с помощью которого данные о продажах, поступлениях средств предпринимателю сохраняются и передаются в налоговую службу (ФНС) через интернет.
Прежде для записи данных использовали контрольно-кассовую ленту. А отчеты предприниматель возил в ФНС самостоятельно. Теперь же информация остается в фискальном накопителе, нужные данные передаются налоговикам в режиме реального времени. Бизнесу не нужно отвлекаться на составление отчетных документов. А ФНС не приходится регулярно проверять, правильно ли предприниматели показывают доходы.
Для лучшего понимания расскажем, как это происходит:
- Клиент оплачивает услугу, покупку наличными, картой или через платежный сервис.
- Предприниматель вносит в контрольно-кассовый аппарат сведения о товаре для формирования чека, информация о продавце уже сохранена в памяти устройства и вводится автоматически.
- Оборудование создает чек и передает информацию в фискальный накопитель.
- В этой части онлайн-кассы сведения подтверждаются, шифруются и отправляются оператору фискальных данных (ОФД), с которым заключили договор.
- ОФД обрабатывает информацию и передает ее в налоговую службу, а для покупателя формирует электронный чек.
Эти действия выполняются при каждой продаже. Такая процедура с онлайн-кассой занимает пару минут или меньше.
Если предприниматель работает без наемных сотрудников, скорее всего, у него небольшой спектр услуг и товаров. Но со временем бизнес может расшириться. Поэтому выбирать лучше из всех возможных видов онлайн-касс.
Автономные
Это компактные кнопочные варианты техники, которая выбивает чеки без интернета. Кассовая программа установлена в самом устройстве. Аппарат работает от сети, выдает ограниченное количество бумажных чеков в день — 50−100 штук, заправляется специальной лентой. Поэтому он подойдет начинающим ИП с небольшой клиентской базой, малым перечнем услуг и товаров.
Кассу можно использовать и на выезде, если подключить к прикуривателю автомобиля. Но все же это стационарная техника для работы в помещении, где есть стол или прилавок, а также электрическая розетка.
Смарт-терминалы
Такие же миниатюрные, как предыдущий вариант, но более удобные и функциональные. По сути, это планшет, в который установлены кассовая программа, фискальный накопитель, а иногда и принтер для выдачи чеков. Обычно устройства работают от аккумулятора, без подзарядки обходятся до 2 суток, то есть могут использоваться в помещении и на выезде. Ко многим экземплярам можно подключить и другое оборудование, например сканер штрихкода для ускорения обслуживания покупателей. У смарт-терминалов яркий экран, есть возможность быстро обновить программу при добавлении в ассортимент товаров или услуг новых позиций.
Фискальные регистраторы
Само устройство компактное, выглядит как пластиковая коробочка с небольшим экраном и отверстием для выведения бумажных чеков. Но в нем уже установлен фискальный накопитель. А для ввода информации используют подключенный к регистратору компьютер или планшет с кассовой программой. Поэтому для такой онлайн-кассы нужно больше места. Зато она быстро печатает чеки, с ней обслуживают до 200 клиентов в день. А если с фискальным регистратором подключиться к ЮKassa, можно принимать не только наличные и карты, но и электронные платежи.
Облачная касса
Этот вариант для тех, кто продает через интернет. Подходит для платежей онлайн, а некоторые сервисы проводят их и офлайн. Предприниматель арендует оборудование, поэтому оно располагается в дата-центре партнера, не нужно выделять для него место. И обслуживается техника партнерским сервисом, в отличие от предыдущих вариантов.
Можно выбрать услугу с подключением ЮKassa. Это даст возможность принимать платежи, отправлять сведения в налоговую, чеки — клиентам, а деньги — на расчетный счет предпринимателя. Кроме того, партнерский сервис занимается регистрацией в ФНС, подключением ОФД, обеспечивает круглосуточную техническую поддержку. Предприниматель работает с онлайн-кассой через ноутбук с помощью интернета и регистрации в личном кабинете.
По закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ юридические лица и ИП должны применять их в работе уже с 2021 года. Но в статье 2 перечислены исключения, когда можно обойтись без онлайн-кассы. Она не нужна, если ИП:
- продает предметы культа, религиозную литературу на территории, которая отведена религиозной организации;
- торгует в розницу журналами и газетами, а также сопутствующими товарами, если доля периодических изданий составляет не меньше 50%;
- продает ценные бумаги;
- обеспечивает в период занятий питанием учеников и сотрудников школ, гимназий, других общеобразовательных учреждений;
- торгует на рынках, ярмарках, выставках вне оборудованных для этого помещений (магазинов, ларьков, автолавок, крытых павильонов) непродовольственными товарами, список которых утвержден распоряжением Правительства РФ от 14 апреля 2017 года № 698-р;
- продает продукты питания и промтовары с тележек, корзин, других приспособлений, разнося их в местах скопления потенциальных покупателей, в том числе в пассажирских поездах и на борту самолета;
- торгует в ларьках мороженым, а также молоком, питьевой водой и безалкогольными напитками в розлив;
- продает из автоцистерн молоко, растительное масло, квас, живую рыбу, керосин;
- в сезон реализует на развес фрукты, овощи, ягоды;
- принимает от частных лиц стеклянную посуду и утильсырье, кроме металлолома, золота, серебра и драгоценных камней;
- ремонтирует и иными способами обновляет обувь;
- изготавливает и чинит металлические изделия для рукоделия (спицы, ножницы, крючки, иглы), домашнего быта (ключи, футляры, детали для сумок), ухода за собой (бритвы, щипцы, ножницы для стрижки), а также бижутерию из недрагоценных металлов;
- присматривает и ухаживает за детьми, пожилыми людьми, инвалидами;
- собственноручно делает и продает изделия, которые можно отнести к народным художественным промыслам;
- по заказу распахивает огороды, пилит дрова;
- оказывает услуги носильщика пассажирского багажа на вокзалах, в портах;
- сдает имеющуюся в собственности жилую недвижимость, можно с местом для стоянки автомобиля;
- торгует в розницу бахилами;
- продает с лотка входные билеты, абонементы на мероприятия, которые организуют государственные и муниципальные учреждения культуры;
- зарабатывает на автоматических устройствах для расчетов, которые принимают оплату только монетами. Например, на автоматах для продажи жевательной резинки, мелких игрушек, сувениров, предметов гигиены и т. п. В этом случае оборудование не должно функционировать за счет электроэнергии или электрических аккумуляторов.
К списку исключений по применению новой кассовой техники относятся ИП, которые работают в отдаленных и труднодоступных частях страны. Обычно это деревни, села, до которых проблематично добраться. Перечень формируется и обнародуется органами власти конкретного региона, вывешивается на их сайтах. Он может обновляться каждый год. Поэтому важно не упустить момент, когда онлайн-касса все же потребуется. Нельзя забывать о том, что работающий в труднодоступном регионе ИП обязан выдавать покупателям расчетный документ при каждой продаже.
До 2021 года у предпринимателей была отсрочка на введение в бизнес онлайн-кассы. Сейчас она не действует, но избежать применения ККТ все-таки можно.
Перейти на новую налоговую систему
Если предприниматель занимается определенным видом деятельности, он может подать в ФНС заявление о переходе в режим налога на профессиональный доход (НПД, или самозанятость). При этом отказываться от статуса ИП необязательно. Достаточно обратиться с заявлением в ФНС, ликвидировать долги, снять с учета онлайн-кассу и делать отчеты о продажах в скачанном на смартфон мобильном приложении «Мой налог». Но необходимо соблюдать условия, помимо отсутствия наемных работников:
- Продавать только товары, которые изготовлены собственноручно. Например, самозанятому разрешат торговать посудой, если он ее и делает. А покупать тарелки, чашки у другого человека и продавать их в этом статусе нельзя.
- Зарабатывать не больше 2,4 млн рублей в год. Подсчет начинается с начала каждого периода. Как только выручка от профессиональной деятельности превышает эту сумму, нужно выбирать новую схему уплаты налога.
Имеет значение и вид занятий, не каждое из них дает право стать самозанятым. Предприниматель не может перейти на НПД, если торгует подакцизными товарами или предметами, подлежащими маркировке. Недоступен статус тем, кто трудится агентом по договору. ИП, который доставляет товары для другого предпринимателя, организации, тоже не может стать самозанятым. Если человек занимается добычей и продажей природных ресурсов, ему также не разрешат оформить облегченный налоговый режим.
Торговать на маркетплейсах
Многие продавцы реализуют товар на интернет-площадках Ozon, WB, Ламода, Яндекс. Маркет и других. Для сотрудничества с ними тоже необходим статус самозанятого или ИП, выбор подходящего налогового режима. Но собственное контрольно-кассовое оборудование не нужно, потому что денежные потоки от покупателей идут через маркетплейс, у которого есть онлайн-касса, которая формирует электронные чеки для покупателей, а также сведения для налоговой.
Если же предприниматель продает через свой сайт или страницу в социальной сети, без новой ККТ не обойтись. Лучше всего арендовать облачную кассу у партнерского сервиса. Делегирование отчетности даст возможность сосредоточиться на бизнесе, не опасаться внезапных проверок и штрафов.
Договориться со службой доставки
Этот способ тоже подходит ИП, которые продают со своего сайта или в соцсети. Если человек работает один, в какой-то момент ему может стать сложно одновременно изготавливать товар, принимать заказы и выполнять доставку. Но можно заключить договор с курьерской службой. Ее сотрудник будет забирать заказы, развозить их клиентам и принимать оплату. Значит, онлайн-касса для выдачи чеков покупателям должна быть у него. Средства от сделок отправляются на банковский счет продавца.
Детали оплаты услуг курьерской службы прописывают в договоре. Обычно процент от стоимости заказа или фиксированную сумму за каждую доставку перечисляют с расчетного счета продавца на р/с доставщика. При этой операции новая кассовая техника тоже не используется.
Наказания за отсутствие онлайн-кассы у ИП и другие связанные с нею нарушения регламентируются пунктом 2 статьи 14.5 КоАП РФ:
- Если деньги от продажи не прошли через кассу, предприниматель заплатит 25−50% скрытой от отчетности суммы, но не меньше 10 000 рублей. То есть при сокрытии от налоговой, например, 100 рублей штраф будет в 100 раз больше.
- Если предприниматель повторно провел расчет с покупателем мимо кассы, а скрытая сумма в совокупности составила от 1 млн рублей, его работа приостанавливается на срок до 3 месяцев. Точный период заморозки деятельности устанавливает суд.
- Если ИП использует оборудование, которое не соответствует требованиям закона № 54-ФЗ, ему вынесут предупреждение или обяжут заплатить 1 500−2 000 рублей. То же наказание назначают за просроченную регистрацию ККТ, нарушение порядка ее использования.
- Если ИП не передал в налоговую службу запрошенные сведения по онлайн-кассе, он получит предупреждение или штраф 1 500−2 000 рублей. Такое же наказание грозит тем, кто опоздал с предоставлением документов.
- Если ИП не выдал клиенту бумажный, электронный чек или заменяющий его документ, он заплатит штраф 2 000 рублей. В лучшем случае нарушение приведет к предупреждению.
Помимо оформления НПД, сотрудничества с маркетплейсами, фирмами-доставщиками, а также работы в труднодоступном или отдаленном регионе, есть вариант оформить патентную систему налогообложения. Она разрешена для нескольких видов деятельности, которые перечислены в пункте 2 статьи 346.43 Налогового Кодекса РФ:
- изготовление и починка одежды из тканей, кожи, меха по индивидуальным заказам;
- пошив и ремонт обуви;
- услуги парикмахеров, стилистов, мастеров маникюра и т. п.;
- стирка, химчистка, окрашивание изделий из ткани, меха;
- изготовление и ремонт металлической галантереи, ключей, номеров домов и указателей улиц;
- починка мебели и домашней утвари;
- изготовление и реставрация ковров, паласов;
- услуги фотографа;
- ремонт помещений, спортивных сооружений;
- монтажные, сантехнические, сварочные работы;
- остекление балконов, лоджий, нарезка и художественная обработка стекла, зеркал;
- работа няни, сиделки, уборщицы;
- репетиторство по разным предметам для детей и взрослых.
Всего там чуть меньше 80 подпунктов — от ландшафтного дизайна и ремонта ювелирных украшений до платных туалетов и устройства похорон.
Есть и исключения, которые оформляют патент, но не могут работать без ККТ: ветеринары, медики, фармацевты, авторемонтники, таксисты и перевозчики грузов. Сюда же относятся организаторы охоты, прокатчики, производители молочной продукции. Подробнее об исключениях можно прочесть в пункте 2.1 статьи 2 закона № 54-ФЗ.
При этом ИП на патенте, но без онлайн-кассы должен выдавать каждому клиенту документ, подтверждающий получение и оплату услуги или товара. Квитанцию составляют по форме — с порядковым номером и реквизитами, которые перечислены в пункте 1 статьи 4.7 закона № 54-ФЗ. Это дата, место, время, признаки выполнения расчета, его форма, ИНН предпринимателя, название и цена услуги, другие идентифицирующие сведения.
В 2023 году есть законные способы для работающих без помощников ИП не применять онлайн-кассу: самозанятость, некоторые виды деятельности, патент. В остальных случаях современная ККТ нужна, чтобы избежать штрафов и долговременного запрета на работу.
