Как накладные помогают в товароучёте, объясняем простыми словами

Накладная — это документ, который подтверждает передачу товара от одного владельца другому.

Поставщику он нужен, чтобы обосновать отгрузку, получателю — чтобы проверить и подтвердить поставку. Один экземпляр должен находиться у работника транспортной компании на случай, если груз будут проверять сотрудники ГИБДД.

Начинающие предприниматели нередко допускают ошибку, пренебрегая оформлением накладных. Так как документ относится к первичным, на его основании решаются все спорные вопросы в случае недостачи или пересортицы, а налоговая проверяет данные бухгалтерского учёта.

Самые распространённые — товарная (ТН), транспортная (ТрН) и товарно-транспортная (ТТН). Последняя почти вышла из оборота, но обязательно нужна при перевозке алкоголя.

Накладные могут быть оформлены на бумаге или электронно, причем электронные документы постепенно вытесняют бумажные. Организации переходят на электронный документооборот (ЭДО) в специальных государственных информационных системах. Меняется не только способ обмена документами, но и их формы. Товарные накладные постепенно заменят на универсальный передаточный документ (УПД), а транспортные — на электронные транспортные накладные (ЭТрН). Уже сейчас УПД обязательны для продукции с маркировкой и алкоголя.

В таблице — все виды накладных, действующих в 2023 году:

Цифровизация даёт большие возможности для бизнеса. Все участники торгового оборота — продавцы, покупатели, транспортные компании и контролирующие органы — могут в режиме онлайн обмениваться информацией. Когда все работают в единой базе данных, снижается риск ошибок, значительно упрощаются все бизнес-процессы — не нужно печатать кипы документов.

Законодательно закреплённой формы нет. Предприниматели могут создавать собственные варианты сопроводительных документов. При этом многие предпочитают использовать ТОРГ-12.

В ней можно отразить все необходимые сведения, включая обязательные:

Важно. Плательщикам налога на добавленную стоимость (НДС) к накладной необходимо прикладывать счёт-фактуру для учёта НДС. Она дополняет накладную, в которой налог не выделен.

Электронный вариант ТН — УПД — выполняет функции и накладной, и счёта-фактуры. Его можно использовать для ведения бухгалтерии, отправлять в налоговую службу. Все действия — создание, подтверждение, обмен с ФНС — происходят централизованно в системах ЭДО.

Составить один документ проще, тем более накладная и счёт-фактура во многом дублируют друг друга. Уже есть государственные информационные системы для отдельных категорий товаров, их продавцы обязаны работать с УПД:

Она подтверждает, что отправитель и перевозчик заключили договор о транспортировке, отражает стоимость оказанных услуг, а также содержит подробные условия перевозки. В документе нет данных о товаре.

Если поставщик организует доставку сам, а услуги транспортировки не выделены в отдельную услугу, ТрН можно не оформлять.

На бумаге документ должен быть в трёх экземплярах: для продавца, покупателя и водителя.

Переход на электронную форму пока добровольный, но уже в 2024 году станет обязательным. ЭДО в перевозках осуществляет Государственная система перевозочных документов (ГИС ЭПД). Она упрощает работу не только предпринимателям, но и сотрудникам ГИБДД. Проверить легальность груза они могут с помощью служебного мобильного устройства. Чтобы получить информацию, достаточно считать специальный QR-код, который находится у водителя.

Это документ, в котором учитывается продукция и расходы на перевозку. Сейчас ТТН практически отменили, она осталась обязательной только для перевозки алкоголя.

При приёмке поставки могут выявить нарушения упаковки, пересортицу или другие расхождения. Чтобы не возвращать поставщику всю партию, оформляют расходную накладную только на ту часть, которую необходимо вернуть.

Также по расходной накладной передают товары между складами или магазинами внутри торговой сети.

Для микробизнеса, где товарных позиций несколько десятков, учёт можно вести вручную, записывая приход и расход от руки в тетрадку. Для отдельных видов бизнеса этого может быть достаточно.

В большинстве случаев магазины используют специальные товароучётные системы. Поступившую продукцию вводят в программу, сканируя штрихкоды.

Если в работе используется ЭДО, то заводить штрихкоды не нужно. Все программы интегрированы между собой, поэтому после подтверждения УПД продукция автоматически попадает в товароучётную систему. Приёмка происходит в разы быстрее — начать продавать можно практически сразу после выгрузки.

Автоматизация торговли помогает: