Что такое фискальный регистратор
Во время покупки продавец обязан выдать клиенту чек, в котором содержатся фискальные данные, отправленные в Федеральную налоговую службу (ФНС). Если инспекция обнаружит несоответствие передаваемой информации с налоговой декларацией, то будет проверять деятельность компании или индивидуального предпринимателя (ИП), изменит сумму налога и наложит штраф. Ещё к фискальным данным относятся сведения о внутренних процессах компании, например, об открытии и закрытии смены в магазине или о возврате товара продавцу. Эти данные также отправляются в госорганы, поэтому нужно использовать зарегистрированную в ФНС контрольно-кассовую технику (ККТ) в соответствии с нормами закона. Новыми образцами ККТ стали фискальные регистраторы (ФР), о которых нужно знать предпринимателям: устройстве, принципе работы, назначении и отличиях от автономных онлайн-касс.
ФР — наиболее распространённая кассовая техника, представляет собой кассовый модуль, который печатает чеки для покупателей, а также фиксирует и передаёт в ФНС фискальные данные. По-другому подобный аппарат может называться онлайн-кассой. Он используется организациями и ИП для торговли, помогая автоматизировать учёт прихода-расхода товаров, предоставлять контролирующему органу информацию об оборотах бизнеса и (при правильном использовании) избегать штрафов.
Он необходим для соблюдения закона 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации», где описаны:
- сфера, правила и особенности применения ККТ нового образца;
- требования к применяемыми контрольно-кассовым аппаратам и фискальным накопителям (ФН);
- порядок постановки и снятия ККТ с регистрационного учёта;
- требования к кассовым чекам и бланкам строгой отчётности;
- обязанности юрлиц и ИП при расчётах с покупателями, клиентами;
- особенности контроля за применением ККТ.
Регистратор не просто является принтером для выдачи покупателям чеков. ФН внутри аппарата, обеспечивает передачу информации оператору фискальных данных (ОФД) через интернет и далее в ФНС.
ФР состоит из:
- устройства для печати чеков;
- слота для подключения фискального накопителя;
- и самого ФН определённого типа с нужным объёмом памяти.
Накопитель — это съёмный чип, который легко заменить на новый. Он обеспечивает связь с ОФД, а также шифрует и хранит информацию о продажах.
ФР не является самостоятельной онлайн-кассой, так как не имеет дисплея или кнопок для ввода данных. Для полноценной работы его нужно связать с другими устройствами, например, с мобильным телефоном, планшетом или персональным компьютером (ПК). Важно, чтобы на мобильном устройстве или ПК была установлена кассовая программа. Подключение может быть проводным или беспроводным, например, через Wi-Fi или Bluetooth.
В 2023 году продаются ФН двух типов:
- на 15 месяцев;
- на 36 месяцев.
Если индивидуальный предприниматель или юрлицо работают на общей системе налогообложения (ОСНО), то подойдёт накопитель на 15 месяцев. Если на упрощённой системе налогообложения (УСН), нужен накопитель на 36 месяцев.
Сегодня активно идут эксперименты по маркировке новых групп товаров, при работе с которыми нужно следить за тем, чтобы накопитель формировал следующие документы:
- запрос о коде маркировки;
- уведомление о продаже товара для фиксации в системе «Честный знак» факта его выбытия из оборота;
- ответ на запрос о маркировочном коде (статус его проверки);
- квитанция на уведомление с подтверждением продажи товара или об ошибке проверки.
К таким чипам закон предъявляет строгие технические требования. ФН должен соответствовать стандартами безопасности. Немногие компании могут гарантировать, что выпускаемые ими чипы им отвечают, поэтому нужно следить за объёмом памяти и регистрации чипа в реестре ФН налоговой службы.
Оператор фискальных данных — это организация (юридическое лицо), которая является посредником между налогоплательщиками и ФНС. Она осуществляет:
- приём данных с ККТ налогоплательщиков через интернет;
- расшифровку и безопасное хранение полученной информации;
- передачу хранящейся информации сотрудникам ФНС по запросу.
Организаций ОФД достаточно много, но все они работают по строгим регламентам, поэтому и цены на их услуги примерно одинаковы.
Единственное различие — это дополнительные услуги, которые ОФД предоставляют для своих клиентов. Например, они могут конкурировать между собой, предоставляя более удобный пользовательский интерфейс и более простую регистрацию ККТ клиента.
Между ФР и автономными онлайн-кассами есть несколько принципиальных отличий:
Фискальный регистратор | Автономная онлайн-касса |
Не имеет дисплея или кнопок для ввода данных | Имеет встроенный дисплей или кнопки для ввода данных |
Отвечает требованиям закона только при подключении дополнительного оборудования | Отвечает требованиям закона без подключения другого оборудования |
Благодаря подключению к планшету или ПК, приобретает больший объём памяти | Имеет ограниченный объём памяти |
Итак, для соблюдения закона 54-ФЗ использовать ФР можно только совместно с другим оборудованием, на которое установлена кассовая программа. Кроме мобильного устройства или ПК, фискальные регистраторы используют в составе POS-систем (point of sale — точка продаж). Это комплекс разного оборудования, взаимодействующего как единое целое для автоматизации продаж и управления бизнесом:
- организовать учёт прибывающих, хранящихся и реализуемых товаров;
- вести учёт поступлений и расходов наличных и безналичных денег;
- формировать и отправлять фискальные документы;
- выдавать кассовые бумажные и электронные чеки.
У фискальных регистраторов есть некоторые преимущества перед автономными онлайн-кассами:
- наличие автоотреза кассовой ленты упрощает работу кассира, сокращает количество движений, необходимых для обслуживания каждого покупателя;
- высокая скорость печати чеков позволяет очереди двигаться быстрее.
Вот в каких случаях можно использовать ФР:
- для выездной торговли, если к регистратору подключён планшет или смартфон с кассовой программой;
- для крупных магазинов, где важно быстрое обслуживание покупателей;
- в небольших торговых точках для замены недостающего персонала.
Выбирая ФР, стоит учитывать особенности бизнеса и функции аппарата. Регистраторы могут отличаться:
- ценой;
- производительностью;
- скоростью печати чеков;
- дополнительными функциями: поддержкой печати графики, логотипов, QR-кодов;
- возможностью работы с Единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС) при торговле алкоголем;
- ресурсом печатающей термоголовки;
- возможностью беспроводного подключения к другим аппаратам.
Например, если проходимость торговой точки небольшая, то подойдёт недорогой регистратор. А если, наоборот, проходимость большая, то понадобится аппарат подороже, который будет быстро выбивать большое количество чеков за смену.
Перед началом использования его нужно зарегистрировать в ФНС. Подключение регистратора аналогично подключению любой другой онлайн-кассы: это можно сделать лично в налоговой или онлайн через сайт службы. Для онлайн-регистрации понадобится электронная подпись. Также перед регистрацией нужно выбрать ОФД и подписать с ним договор. На сайте ФНС в разделе «Учёт ККТ» необходимо заполнить заявление, где указать адрес торговой точки. Также нужно внести данные о модели ФР, его номере, номере ФН. Заявление заверяется с помощью электронной подписи. В ответ налоговая присылает регистрационный номер ККТ, который действителен один день. Поэтому нужно успеть пройти следующий этап: включить кассу, указать сведения о бизнесе, напечатать отчёт о фискализации и отправить его в налоговую. Только после всех этих шагов регистрацию можно считать завершённой.
Если организация торгует товарами или услугами через интернет, ей необязательно иметь собственный кассовый аппарат и выдавать покупателям бумажные чеки, достаточно облачной онлайн-кассы от партнёров сервиса ЮKassa. Оборудование находится в дата-центре, а клиенты получают электронные чеки через интернет. Предприниматель управляет продажами и передаёт отчёты в налоговую через облачные сервисы. Такой вариант полностью соответствует требованиям закона № 54-ФЗ.
