Кассовая программа для торговли
Кассовые программы в розничных магазинах нужны для ведения учета товарооборота и обеспечения эффективной работы продавцов. Онлайн-кассы и кассовое ПО нужно устанавливать в продуктовых минимаркетах, магазинах автозапчастей, стройматериалов, одежды и не только. С их помощью можно автоматизировать большинство рабочих процессов. Для корректной работы программы не обязательно подключать дорогое оборудование. В небольших отделах бывает достаточно компьютера или ноутбука, а также фискального регистратора для печати чеков.
Рассказываем, какие бывают кассовые программы для розницы и для чего они нужны.
Кассовые программы — это программное обеспечение, выполняющее учет товара, проходящего через кассу. С его помощью продавец рассчитывает стоимость покупки, размер скидки и принимает оплату. Программа формирует и печатает чек, передает сведения оператору фискальных данных. Также она позволяет добиться прозрачности работы персонала магазинов.
Кассовое ПО магазинам, торгующим в розницу, необходимо для решения нескольких задач:
- ведения учета товарооборота;
- защиты от краж товара, махинаций с ценами и выручкой;
- формирования отчетности для налоговой и подачи декларации в ЕГАИС;
- расчета бонусов и скидок для постоянных покупателей на отдельные категории ассортимента;
- повышения скорости обслуживания благодаря понятному интерфейсу, кнопкам быстрого доступа и подсказкам.
Для удобства работы кассиров современные программы позволяют подключить к компьютеру с установленным ПО или к самой кассе сканер штрихкодов, весы, терминал для приема оплаты по банковским картам и считывания QR-кодов.
При выборе кассовой программы для магазина нужно исходить из потребностей бизнеса и задач, которые должно выполнять ПО. Современное программное обеспечение для розничных магазинов отвечает всем требованиям закона — не только печатает чек, но сохраняет информацию о выполненных продажах в фискальный накопитель, передает ее ОФД. Оператор направляет эти сведения в налоговую, при необходимости оповещает клиента электронным письмом или СМС.
Программное обеспечение для магазинов печатает отчеты об открытии смены перед началом расчетов, а в момент закрытия торговой точки — о завершении смены. А при проведении покупок формирует фискальные чеки с наименованиями и количеством позиций, стоимостью с учетом НДС и скидок, временем, датой продажи и другими стандартными сведениями. Помимо этой информации, на чеке должен отпечатываться QR-код.
Кассовое программное обеспечение должно гарантировать бесперебойную работу кассы, учитывать требования по маркировке товара при необходимости, предоставлять возможность связи со службой технической поддержки.
Кассовые программы для розницы делятся по способу размещения на облачные и коробочные. Первые больше подходят для малого бизнеса. Информация в таких случаях хранится на облачном сервисе. Отдельно скачивать софт не нужно, доступ к программе осуществляется через интернет. Коробочное ПО требует установки на компьютер, чаще всего его выбирают для крупного бизнеса, торговых сетей.
Также ПО для онлайн-касс различается по типу установки:
- автономное. Наиболее доступное решение для микробизнеса, не позволяет работать с базой товаров и не предоставляет отчетности. Не гарантирует удобство загрузки новых позиций, имеет небольшой экран;
- для касс-моноблоков. Устанавливается на сенсорные или обычные кассы-моноблоки, используются в малом бизнесе. Позволяет формировать отчеты, искать наименования в каталогах, вносить товары из 1С, подключать программы лояльности и контролировать работу персонала;
- для компьютеров с фискальными регистраторами. Это аналог касс-моноблоков, не требует приобретения отдельной кассы. При подключении к компьютеру или ноутбуку с установкой регистратора предоставляет возможность загрузки товаров через личный кабинет, использования неограниченным числом кассиров и не только.
Кассовое ПО может устанавливаться на рабочий компьютер, планшет или сам кассовый аппарат.
Выбирать ли программное обеспечение, требующее установки на компьютер, или нет, зависит от сферы деятельности компании, широты ассортимента и других параметров. Без такого ПО не обойтись, если продавцу нужно регулярно искать товары в онлайн-каталогах, например автозапчасти для конкретной модели автомобиля.
Установленное на компьютер ПО станет недорогим способом автоматизации торговли, если в магазине уже есть ПК. Чтобы торговать в соответствии с законодательством, нужно докупить фискальный регистратор и установить программное обеспечение.
Стандартные кассовые программы не предполагают ведения учета товара, оставшегося на складе. Для работы с остатками можно использовать специальные товароучетные системы или онлайн-сервисы.
Веб-сервисы предполагают интеграцию с кассовой программой. С их помощью можно планировать закупки, внедрять акции или менять цены сразу в нескольких торговых точках, анализировать продажи и контролировать выручку онлайн.
Среди товароучетных систем наибольшее распространение в розничных магазинах получила 1С Розница. Она подходит для торговых сетей или магазинов, у которых много филиалов. Конфигурация подбирается для каждой торговой точки отдельно, к системе 1С можно подключать сканеры, принтеры чеков, этикеток и другое оборудование. Опции программы позволяют проводить инвентаризацию, работать с накладными и т. д.
Чтобы выбрать правильное ПО, нужно учитывать несколько параметров:
- требования законодательства по ведению торговой деятельности. Например, для торговли алкоголем и маркированными товарами нужен софт с поддержкой передачи сведений в ЕГАИС;
- удобство интерфейса для работы нескольких продавцов, наличие подсказок и других возможностей, упрощающих обслуживание покупателей;
- на какие устройства может устанавливаться программное обеспечение. Например, для работы курьеров ПО нужно загружать на планшет или смартфон;
- дальнейшую возможность подключения дополнительных касс. В зависимости от функциональности, программа может обслуживать не более 10 касс, но некоторое ПО подходит для работы с сотней и более касс;
- наличие синхронизации со складом, программы лояльности для покупателей, товароучетных и других модулей.
Для работы с пивом и другим алкоголем кассовое ПО должно обеспечивать поддержку ЕГАИС, а при торговле обувью, одеждой — маркировки. Поддержка маркировки нужна и для магазинов, где продаются молочные продукты и мясо. Им для ведения деятельности требуется также система «Меркурий».
Кассовые программы могут работать на автономных кассах, кассах-моноблоках или компьютерах с фискальными регистраторами. Софт различается по функциональности, стоимости и возможностям. Программное обеспечение в розничных магазинах выполняет задачи товароучета, формирования и печати чеков, а также передачу сведений ОФД. Установить его можно на разное оборудование — компьютер, ноутбук, смартфон или моноблок. При необходимости программу можно интегрировать с товароучетной системой для бухгалтерии или установить веб-сервис для отчетности.
