Касса для такси

В 2023 году службы такси и индивидуальные предприниматели, работающие в пассажирских перевозках, должны применять контрольно-кассовую технику (ККТ) для выдачи клиентам чеков и информирования налоговой инспекции о финансовых поступлениях. Иначе придётся платить штраф, а потом, возможно, и закрывать бизнес.

Основные вопросы по кассам регламентируются Федеральным законом № 54-ФЗ от 22 мая 2003 года. Но есть и другие нюансы, о которых мы расскажем подробнее.

Требования к кассовой технике перечислены в вышеуказанном законе. Но не каждый соответствующий им прибор подойдёт для такси.

В автомобиле мало места, поэтому аппарат должен быть компактным, беспроводным, не мешать управлению машиной и не доставлять неудобства пассажирам. К тому же чек надо выдавать пассажиру сразу после получения платы за поездку. В том же режиме отправлять информацию и в налоговую.

В связи с этим есть два вида кассовых аппаратов для такси: компактное автономное или дистанционное оборудование. Последнее может находиться в офисе диспетчерской или в дата-центре её партнёра.

Это кнопочные устройства с небольшим экраном. Они работают от аккумулятора, который периодически нужно заряжать.

Водитель каждый раз сам вводит сведения о поездке, включая её стоимость, после чего аппарат выдаёт печатный чек для пассажира. Количество чеков в сутки ограничено. В аппарате нужно использовать бумажную ленту с определёнными параметрами.

Внесённая информация хранится на встроенном чипе. Для передачи данных в налоговую инспекцию нужно будет соединить аппарат с интернетом, например через Wi-Fi.

Среди автономных терминалов есть более эргономичные кассы с эквайрингом. Расширенная функциональность позволяет водителю принимать оплату наличными, с банковских карт, а также электронные платежи. Самые новые модели поддерживают бесконтактную оплату, что ускоряет обслуживание клиентов.

У кассовых устройств этого типа есть преимущества: низкая цена, простота, работа без Wi-Fi, компактность. Впрочем, можно найти автономные кассы весом до 1 кг, то есть достаточно большие для салона автомобиля.

Кроме габаритов есть и другие недостатки у портативных аппаратов:

Автономный кассовый аппарат нужно покупать для каждого автомобиля, который числится в таксомоторной компании.

Для такси, включая водителей индивидуальных предпринимателей, есть более удобный способ вести отчётность, информировать налоговую и выдавать чеки пассажирам — это онлайн-касса в виде смартфона или планшета со специальным программным обеспечением.

В этом случае не нужно возить с собой оборудование, искать специальную бумажную ленту и вручную вводить данные о каждой поездке. Сама кассовая программа устанавливается на компьютеры в офисе диспетчерской, либо приобретается в аренду и находится у партнёра службы такси.

Есть несколько компаний с облачными технологиями, у которых можно купить онлайн-кассу с фискальным накопителем. Владелец такси должен только выбрать оператора фискальных данных (ОФД) и заключить с ним договор, зарегистрировать оборудование в налоговой инспекции, потом настроить свой смартфон.

Основные технические составляющие онлайн-кассы находятся в офисе, а информация хранится в облачном сервисе. Водители пользуются смартфонами или планшетами, на которых установлено мобильное кассовое приложение.

Чеки формируются в электронном виде одновременно для налоговой службы и пассажира. Клиенту для оплаты достаточно считать QR-код. Водитель получает оплату и в приложении вводит стоимость проезда или выбирает цену услуги из списка. Дальше приложение без участия человека пересылает сведения в онлайн-кассу, которая создаёт чек с указанными параметрами.

Чек поступает на сервер ОФД, затем в налоговую вместе с подтверждением о получении. Водителю возвращается QR-код со ссылкой на электронный чек, который можно отправить пассажиру. Все действия выполняются за несколько секунд.

Есть и другие преимущества, которые отличают их от автономных терминалов:

Плюсов ещё больше, если не покупать оборудование, а арендовать у партнёра, например, с помощью сервиса ЮKassa. Этот вариант особенно подойдёт только начинающим бизнес, так как не требует больших расходов и времени. Арендой пользуются и те, кто давно занимается пассажирскими перевозками, но хочет сосредоточиться на основных вопросах бизнеса.

Оборудование онлайн-кассы располагается не в офисе службы такси, а в дата-центре партнёра, который следит за техническим состоянием, обновлениями, качеством интернет-соединения и работы в целом. Информация хранится в облаке, где доступ посторонних исключён.

Владельцу бизнеса не нужно заключать договор с ОФД, ехать в налоговую для регистрации оборудования, подписывать документы, настраивать технику. Всё оформление сделают менеджеры партнёрской организации за нескольких дней, нужна только с цифровая подпись.

К ним также можно обращаться по техническим и юридическим вопросам, используя чат. То есть владелец такси получает полное обслуживание. При этом ЮKassa принимает платежи, отправляет деньги на нужный счёт в банке, а информацию о поступлениях — в онлайн-кассу и налоговую.

Чек, который создаётся онлайн-кассой, должен соответствовать прописанным в статье 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ условиям и обязательно содержать следующую информацию:

Налоговая служба при проверке оценивает реквизиты чека. И если они не отвечают требованиям закона, предпринимателю придётся платить штраф.

Информация о том, кто может обойтись без ККТ, содержится в статье 2 Федерального закона № 54-ФЗ от 22 мая 2003 года.

Онлайн-касса не нужна предпринимателям, которые зарегистрированы и предоставляют услуги перевозки пассажиров в отдалённых или труднодоступных местностях. Список таких территорий определяют власти субъектов Федерации и публикуют на официальном сайте. В этот перечень не входят города, районные центры и посёлки городского типа.

При таких обстоятельствах пассажир для подтверждения оплаты проезда имеет право потребовать от службы такси бумажный документ с указанием наименования документа с порядковым номером и других обязательных реквизитов. Также должна быть подпись выдавшего документ лица. Прочие данные могут быть внесены от руки, напечатаны на компьютере или типографским способом без ошибок и зачёркиваний.

Сам документ должен быть зарегистрирован в журнале учёта, хранящемся в офисе транспортной компании, и должен быть доступен проверяющим из ФНС.

Контрольно-кассовая техника почти всегда обязательна для пассажирских перевозок. Самый выгодный вариант — онлайн-касса, которую можно выбрать самостоятельно или через платёжный сервис с помощью специалистов, чтобы избежать ошибок и ненужных расходов.