Какую кассу выбрать для розничной торговли

3 июля 2016 года вступил в силу Федеральный закон № 54-ФЗ, по которому торговля должна осуществляться с использованием контрольно-кассовой техники (ККТ) нового образца. В основном изменения коснулись отчётности и способа передачи фискальных данных. Теперь бизнесмены обязаны передавать информацию ОФД в электронном виде, а он, в свою очередь, отправляет сведения о расчётах в налоговые органы.

При выборе оборудования предприниматель должен не только руководствоваться законом, но и учитывать возможности техники, тип управления данными, стоимость. Разберемся в статье, как выбрать подходящую ККТ для своего бизнеса.

Контрольно-кассовая техника — это компьютеры и периферийное оборудование, предназначенные для записи и хранения фискальных данных. Для этого используются специальные фискальные накопители — чипы, которые формируют документы, передают информацию регуляторам, отправляют команду на печать чеков на принтере и так далее.

Среди населения новые устройства получили название «онлайн-касса». Они должны отвечать ряду требований и обладать определенными возможностями:

Если устройство не соответствует этим требованиям, бизнесмен не сможет внести его в реестр налоговой службы.

После принятия закона одни кассовые аппараты пришлось заменить, другие — доработать. Чтобы бизнесмены точно знали, какие устройства подходят, а какие нет, в ФНС выпускают, обновляют и дополняют специальный каталог контрольно-кассовой техники.

С 1 июля 2019 года онлайн-кассу обязаны использовать практически все предприниматели независимо от формы ведения бизнеса. К ним относятся:

Иногда можно продавать и без онлайн-кассы. Например, в аптечных пунктах, в церквях, на ярмарках, в городском транспорте. Сюда же относятся случаи, когда торгуют не в помещении: квасом и молоком из цистерны, мороженым в ларьке, чаем и снеками в поезде и так далее. Законодатели учли, что в отдалённых местностях могут быть проблемы с интернетом и отправкой данных, поэтому разрешили розничным магазинам из маленьких населённых пунктов также обходиться другими инструментами. При этом бизнесмены всё равно должны выдавать покупателям чеки или бланки строгой отчётности.

Устройства можно классифицировать по типу обслуживания и наличию материальной составляющей.

Предприниматель использует для учёта ПО, установленное на его компьютер или планшет. Обслуживание берет на себя поставщик услуги через облачный сервис. В таком решении не предусмотрено принтера чеков, фискального аппарата, POS-терминала — напечатать чек или принять оплату картой не получится. Все данные передаются только в электронном формате, поэтому это подходящий вариант для онлайн-магазинов.

Предприниматель устанавливает в магазине кассовое устройство, а его обслуживание берёт на себя удалённый оператор. После синхронизации с ПК, подключения платёжной системы и счёта в банке бизнесмен сможет обслуживать покупателей на месте и одновременно направлять им чеки в СМС или на электронную почту.

Единый терминал удобен, если нужно синхронизировать торговую деятельность сразу нескольких точек — например, интернет-магазина, островка продаж и пункта выдачи. Устройств будет три, но их объединит общее ПО, которое будет собирать данные о передвижении денежных средств и чеки, отчитываться регуляторам.

Это отдельное устройство, которое на месте выдаёт чеки. Для управления подключается к конкретному ПК и привязывается к определённой точке продаж. Продавец работает через специальную программу, в которой можно выгрузить отчёт, внести новые позиции в ассортимент, отправить электронный чек. Это простое решение подойдёт владельцам цветочного салона, фруктового ларька, островка со сладостями в ТЦ и не только.

Контрольно-кассовые аппараты также могут различаться по способу подключения, питания, управления.

Небольшое устройство с дисплеем, кнопками и принтером, которое позволяет регистрировать продажи и делать возврат, печатать чеки, передавать данные в ФНС. Его главное преимущество в том, что оно способно работать без подключения к сети и периферийному оборудованию. За питание отвечает аккумулятор, а вся необходимая информация хранится на встроенном чипе. Постоянный доступ в интернет тоже не нужен, чеки можно выбивать без него. Главное — потом присоединиться к сети Wi-Fi или подключить провод, чтобы данные о продажах были переданы в налоговую.

Устройство не подойдёт крупным супермаркетам с большим потоком покупателей. Работать с автономным кассовым аппаратом небыстро, вносить новые товарные позиции приходится вручную. Ещё он не работает с маркированной продукцией, но идеально подойдёт для доставки с курьером, выездной торговли или ярмарок.

Это мини-принтер со встроенным криптографическим устройством и фискальным накопителем. Фискальный регистратор выбивает чеки и передаёт данные в налоговую. Все другие операции выполняются через подключённый ПК или планшет в специальной программе, которая позволяет настраивать кассу, управлять ей и выполнять нужные функции: учёт товаров, обновление номенклатур, контроль поступления и оборота денег.

Фискальные регистраторы универсальны и подойдут практически для любой деятельности. Продвинутые модели умеют формировать QR-коды и поддерживают ЕГАИС 3.0 — то есть могут вести учёт акцизных марок и проверять подлинность алкоголя. Это делает устройство пригодным для установки в кафе, ресторанах и алкогольных магазинах.

Моноблок объединяет экран, фискальный регистратор и принтер чеков, но для полноценной работы может понадобиться периферийное оборудование: денежный ящик для хранения наличных, сканер штрихкодов, весы для расчёта стоимости весовых товаров. Такая ККТ постоянно подключена к сети и интернету, переносить ее нельзя. Стационарный моноблок подойдёт крупным супермаркетам с большим потоком клиентов.

Чтобы подобрать подходящее решение для своего розничного магазина, нужно учесть все параметры.

Цена зависит от типа оборудования и его возможностей. Например, бюджетные фискальные аппараты печатают чеки медленнее. Если в магазине большой поток посетителей и важна скорость обслуживания на кассе, лучше не экономить и выбрать более дорогую модель с высокой скоростью печати. ККТ необязательно покупать, некоторые компании предоставляют устройство в аренду. Сравним варианты.

Актуальные цены на ККТ можно посмотреть в каталоге ФНС. В феврале 2023 года ситуация такая:

Любая дополнительная функция влияет на стоимость. Например, в некоторых агрегатах есть автоотрез чека. Без него продавец вручную отрывает чек о зазубренный край принтера. Процедура занимает доли секунды, но, когда за час приходится обсуживать десятки покупателей, автоматизация оправдана.

Базовая фискализация обойдётся в среднем от 1000 до 1800 рублей ежемесячно. Обслуживание и обновление ПО входит в эту стоимость. Если нужны дополнительные услуги, например регистрация и подключение кассы, интернет-эквайринг, расчётный счёт, стоимость может возрасти.

При покупке кассы бизнесмен навсегда становится её владельцем. Платить нужно только за ежегодное обновление ПО, которое ввели в 2021 году. Минус в том, что придётся единовременно потратить крупную сумму.

Аренда подойдёт тем, кто не готов сразу вложиться в покупку оборудования или не может выделить из оборота крупную сумму, но готов регулярно вносить небольшие платежи. В итоге уже через год такой вариант выйдет дороже. Оценивать нужно не итоговые расходы, а комфорт и возможности предпринимателя.

В случае с облачной кассой предприниматель платит только за ежемесячное обслуживание. По форме оплаты этот вариант близок к аренде. Предприниматель платит за свободу от многих хлопот: обеспечения питания и доступа в интернет для устройства, покупки чековой ленты. Переживать за перепрошивку тоже не нужно, так как оператор обновляет программное обеспечение самостоятельно.

Порядок работы с кассовым аппаратом:

Все электронные операции происходят моментально, самое долгое здесь — печать чека. Покупатель даже не знает, какой путь проходит информация о его покупке.

Наличие контрольно-кассовой техники — обязательное требование для торговли в розницу. Подойти к выбору стоит ответственно, чтобы не пришлось потом тратиться на смену оборудования. Воспользуйтесь специальными предложениями от партнёров ЮKassa, чтобы сэкономить на работе с фискальными данными и других полезных сервисах для бизнеса.