Как выполнить 54‐ФЗ при количественном и суммовом учете
Рассказываем, что такое количественный и суммовой учет, в чем разница между этими двумя видами учета, какая связь между товароучетом и законом № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации». Показываем, как упростить и автоматизировать товароучет с помощью специальных программ, соблюдая при этом требования законодательства.
Это ручной способ ведения учета, который позволяет продавцу контролировать стоимость оптовой закупки и полученную выручку от продажи в розницу. При таком способе ведения дел продавец закупает товар и записывает только его общую стоимость. Он не разделяет закупленную продукцию на группы по видам, не учитывает стоимость отдельных групп.
Чтобы посчитать прибыль, из общей суммы выручки владелец бизнеса вычитает общую сумму, затраченную на приобретение и реализацию товара. Однако при таком способе товароучета бизнесмен не может узнать следующие показатели:
- сколько позиций каждого вида осталось в магазине;
- какие позиции продаются лучше, а какие — хуже;
- в какое время смены идет пик продаж, а в какое — спад;
- сколько продукции и какого вида нужно закупить в ближайшее время.
У предпринимателя нет точных данных по этим показателям, он может только примерно их представлять. Например, он может узнать у кассира, какие позиции лучше продаются, в какое время дня посетителей больше. Если он захочет узнать точный остаток по каким-либо позициям, ему придется посчитать товар вручную. Эти данные помогут ему принять решение:
- когда заказать новую партию продукции, чтобы не допустить пустующих полок;
- каких позиций заказать больше, так как они лучше продаются;
- когда поставить дополнительного кассира, чтобы в пиковые часы не допускать очередей, не терять из-за этого клиентов.
Это автоматизированный способ ведения учета, который позволяет продавцу контролировать не только стоимость оптовой закупки и полученную от продажи в розницу выручку, но и другие показатели:
- сколько товара продано;
- сколько товара осталось;
- какая продукция пользуется у покупателей бóльшим спросом;
- на каком этапе произошла недостача или пересортица.
Для ведения количественного учета необходимо применять технические средства. Можно пользоваться таблицей Excel с запрограммированными колонками, которые будут сами считать прибыль и остатки по всем товарным позициям. Можно применять товароучетную систему.
Товароучетная система — это программа, которая позволяет анализировать и контролировать торговлю. С ее помощью продавец может не только создавать список товаров и передавать его на кассу. Товароучетная программа также собирает информацию о продажах и остатках, формирует отчеты, автоматизирует розничную торговлю. А при автоматизированном товароучете продавец всегда видит актуальные данные и может принимать решения, основываясь на них.
Суммовой учет | Количественный учет |
Чаще всего ведется вручную, реже с использованием таблицы Excel или товароучетной системы | Ведется с помощью товароучетной системы, так как вручную его вести сложно из-за большого массива данных |
Не позволяет автоматически выполнять требования закона № 54-ФЗ, касающиеся обязательных реквизитов в кассовом чеке | Подходит для бизнеса с небольшим количеством товаров, работ или услуг, а также для бизнеса, освобожденного от использования онлайн-кассы при расчетах с покупателями-физлицами |
Позволяет автоматически выполнять требования закона № 54-ФЗ, касающиеся обязательных реквизитов в кассовом чеке | Подходит для бизнеса, который обязан применять онлайн-кассу при расчетах с покупателями-физлицами, а также для бизнеса с большим товарным ассортиментом |
Прибыль вычисляется приблизительно. Для этого из продажной цены вычитаются затраты, связанные с приобретением и реализацией продукции | Прибыль вычисляется точно и автоматически. Можно посчитать прибыль по каждой товарной категории |
Нет точных данных о товарных остатках. Остатки можно посчитать только вручную. Владелец бизнеса не знает точно, когда и какую продукцию пора докупать | Остатки высчитываются автоматически на основе информации о продажах. В любой момент можно узнать данные о товарных остатках. Владелец бизнеса точно знает, когда и какой вид продукции нужно докупать |
Нет точных сведений о движении товарных остатков, поэтому предпринимателю сложно выяснить причины недостачи или пересортицы | Есть точные сведения о движении товарных остатков, поэтому предприниматель может выяснить, на каком этапе и из-за чего произошла недостача или пересортица |
Нет точных сведений о том, как меняется активность продаж в течение дня, какие товары пользуются бóльшим спросом, а какие — меньшим. Это затрудняет анализ продаж, так как владельцу бизнеса приходится делать его на основе субъективных выводов | Есть точные данные об изменении активности продаж в течение дня, о спросе на различные виды продукции. Эти данные облегчают анализ продаж, помогают понять, как действовать, чтобы увеличить продажи и избежать простоев в розничной торговле |
Ручной учет занимает много времени, повышая шансы ошибиться в расчетах и планировании закупок. В итоге увеличиваются расходы | Автоматизированный учет экономит время управленца, уменьшает шансы ошибиться в расчетах, помогает принимать более взвешенные решения насчет закупок. В итоге расходы снижаются |
В статье 4.7 закона № 54-ФЗ собраны требования к кассовому чеку. Кассовый чек — это фискальный документ, который должен содержать определенные обязательные реквизиты. Одним из них является «наименование товара (работ, услуг)». До февраля 2021 года некоторые предприниматели могли не печатать в чеке этот реквизит, так как имели отсрочку. Но в 2023 году он обязателен для любого бизнеса.
Связь между товароучетом и законом № 54-ФЗ касается технических моментов: чтобы печатать в чеке «наименование товара (работ, услуг)» и другие необходимые реквизиты, помимо кассовой программы, в большинстве случаев нужна еще и товароучетная система. Эта система становится для кассовой программы источником номенклатуры. Номенклатура — это полный перечень всех товаров, работ, услуг организации или индивидуального предпринимателя.
Бизнес может работать без товароучетной системы, обходясь только кассовой программой. Например, некоторые кнопочные мобильные онлайн-кассы могут не поддерживать товароучетную систему. Но продавцу все равно придется следить за тем, чтобы в напечатанном на кассе чеке были все обязательные реквизиты. Это значит, ему нужно будет вручную внести названия товарных позиций и цен в онлайн-кассу, а при изменении цен или ассортимента, постоянно обновлять эту информацию.
Вносить номенклатуру на кассу вручную можно, если у предпринимателя или организации небольшой список товаров, работ или услуг — до 200 позиций. Если позиций много, для автоматизации процесса нужна товароучетная система и касса, которая такую систему поддерживает.
Также работать без товароучетной программы могут предприниматели, которым по закону онлайн-касса не нужна. Список таких случаев опубликован в статье 2 закона № 54-ФЗ, среди них:
- ИП на патентной системе налогообложения (ПСН);
- ИП, платящие налог на профессиональный доход (НПД), по-другому — самозанятые;
- ИП и организации, ведущие специфическую деятельность, при которой применение онлайн-кассы неудобно или невозможно;
- ИП и организации, ведущие деятельность в отдаленных или труднодоступных местностях.
Упрощать учет и выполнять требования закона помогает товароучетная программа. С ее помощью на кассу передается список товарных позиций. Однако, помимо передачи номенклатуры, она выполняет множество других функций:
- Статистика. Программа собирает сводку по продажам. С помощью этой статистики владелец бизнеса может анализировать их эффективность: какая продукция продается лучше, у какого кассира больше продаж, в какие часы наибольший наплыв посетителей, которых нужно успевать обслуживать.
- Складской учет. Товароучетный сервис интегрирован с терминалом, который считывает коды с упаковок продукции. Во время инвентаризации проверяющий сканирует упаковки и вручную вбивает их фактическое количество. Данные передаются в систему учета, которая самостоятельно формирует инвентаризационные документы.
- Автоматическое формирование документации. В систему можно один раз ввести данные о компании и всех контрагентах, чтобы потом программа сама обращалась к этим данным. Программа содержит шаблоны документов. С помощью этих шаблонов и загруженных данных она может автоматически формировать документацию: отчеты, счета, приходные накладные, расходные накладные.
- Автоматическое формирование аналитики. Товароучетная система собирает воедино всю информацию: о закупках, продажах, остатках товаров. На основе этой информации она составляет аналитические отчеты, которые можно посмотреть в любой момент.
- Проведение акций и распродаж. Программа позволяет легко делать скидки для разных видов товаров, а также подготавливать персонализированные акции.
- Удобная смена цен. Товароучетный сервис помогает быстро и легко менять цены исходя из изменений на рынке.
Между суммовым и количественным учетом есть много существенных различий, но только количественный учет позволяет исполнять требования закона № 54-ФЗ, в частности, печатать на чеках обязательный реквизит «наименование товара (работ, услуг)». Если у бизнеса большой ассортимент, удобнее пользоваться товароучетной программой для ведения учета, формирования номенклатуры, передачи ее на кассу. Если ассортимент маленький, можно вбивать и изменять товарные позиции вручную.
Выполнять требования закона № 54-ФЗ нужно не только при розничной торговле через магазины и склады, но и при торговле онлайн. Для этого продавцу необходим интернет-эквайринг. Эта услуга позволяет принимать оплату онлайн через платежные формы или платежные ссылки. Подключить интернет-эквайринг можно с помощью платежного сервиса ЮKassa.
Если торговля происходит исключительно через интернет, то для выполнения закона № 54-ФЗ продавцу нужна онлайн-касса, которая формирует только электронные чеки. Покупать такое кассовое оборудование необязательно, так как его можно взять в аренду. В этом случае кассовая техника будет располагаться в дата-центре партнера, а продавец получит доступ ко всем функциям через облачные технологии. Выгода такого решения в том, что продавцу не придется заботиться о своевременной замене фискального накопителя, сильном интернет-сигнале, бесперебойном электричестве и сервисном обслуживании кассовой техники. Всем этим занимается партнер, а клиент только платит арендную плату за услугу.
Если ваш бизнес основывается только на продажах через интернет, вы можете арендовать облачную онлайн-кассу у партнеров ЮKassa.
