Как сделать копию чека на кассе
Юридические лица и ИП должны выдавать кассовый чек после оплаты товара. Но бумажный документ может потеряться или повредиться. В таком случае покупатель может обратиться за дубликатом.
Расскажем, обязан ли магазин идти навстречу и как сделать копию с помощью онлайн-кассы.
Продавец выдаёт подтверждающий документ после получения оплаты. Следить за его сохранностью должен покупатель. Случается, что чек нужен для отчётности перед работодателем или для предоставления налогового вычета, а найти его не получается. Также документы на бумажной кассовой ленте легко рвутся, пачкаются, выцветают. Покупатель в этом случае обращается к продавцу за дубликатом.
По закону продавец не обязан выдавать повторный платежный документ. Но с появлением онлайн-кассы получить копию чека даже за покупку недельной давности просто. Поэтому если у кассира есть свободное время и доступ к кабинету ОФД, он может помочь покупателю и напечатать дубликат.
Бывают случаи, когда копия требуется из-за технических неполадок, например онлайн-касса не смогла подключиться к интернету или кончилась кассовая лента. Информация о пробитом чеке уходит в ОФД, а документ не получается напечатать. В этом случае предоставить копию нужно обязательно.
Копия может быть как новым документом с уникальным номером, так и распечаткой старого. Зависит от того, какой способ изберет кассир для выдачи дубликата.
Разберём все варианты.
Напечатать дубликат с помощью терминала не получится: такой функции нет в базовом функционале онлайн-кассы. Однако можно поступить так:
- Оформить возврат на сумму покупки и сделать чек коррекции.
- Пробить товар или услугу ещё раз. Покупатель в этом случае получит новый документ с другим номером, датой, временем получения.
Второй вариант — заранее установить платный плагин для печати копий. Но подойдет он не для всех терминалов. Нужно заранее обратиться в техническую поддержку используемой онлайн-кассы, чтобы уточнить, можно ли установить такое приложение на ККМ.
Бесплатно и просто можно получить электронную копию документа. По закону электронный и бумажный чеки имеют одинаковую юридическую силу, об этом можно рассказать покупателю, чтобы развеять сомнения. Причём найти такой документ каждый потребитель может самостоятельно.
Информация о выбитых платёжных документах записывается на фискальный накопитель, установленный в кассовом аппарате, и передаётся оператору фискальных данных. В процессе передачи данные сохраняются в личном кабинете онлайн-кассы и ОФД.
Если у кассира есть доступ в один из этих сервисов, то чек можно найти, указав дату и примерный диапазон времени покупки. Получить дубликат можно двумя способами:
- Кассир нажимает на кнопку «Напечатать» или «Отправить» в личном кабинете ОФД. В первом случае откроется файл, который можно отправить для печати на принтер. Во втором — система попросит указать email покупателя, электронная копия отправится на указанный почтовый ящик.
- Кассир диктует фискальный номер документа, реквизиты накопителя и код признака, покупатель самостоятельно находит копию через сервис «Проверка чека». Для этого нужно заполнить поля «ФН», «ФП» и «ФД».
Также покупатель может сам посмотреть документ в приложении «Мои чеки онлайн». Этот способ сработает, если ранее он передавал продавцу почту или телефон, например, регистрировался в программе лояльности. Для регистрации на сервисе нужно заполнить поле «Номер телефон» и ввести проверочный код из СМС. Вот так выглядит образец чека из приложения «Мои чеки онлайн».
Электронные чеки формируются автоматически вне зависимости от того, был ли выдан бумажный документ. Получить к ним доступ можно без участия кассира при наличии напечатанного чека.
Для этого нужно установить приложение «Проверка чека» и отсканировать QR-код (он находится в нижней части документа). Далее нажать на кнопку «Действия» и выбрать пункт «Поделиться» или «Посмотреть».
Ниже — образец из приложения «Проверка чека».
С появлением онлайн-ККМ и сервисов проверки и хранения чеков получать первичные документы покупатель может без участия кассира. Если клиенту сложно разобраться с приложениями, помочь получить электронный дубликат может сотрудник магазина с доступом в личный кабинет ОФД. Это быстрее, чем оформлять бумажный документ, при этом юридическая сила у них одинаковая.
