Как посмотреть чеки в онлайн-кассе
Чек — документ, который подтверждает продажу товара или услуги. По закону № 54-ФЗ продавец обязан выдавать его покупателю. Хранение и использование кассового документа позволяет решить вопрос с браком или подтвердить право собственности.
Но и владельцам бизнеса полезно проверять пробитые чеки. Они помогут собрать статистику продаж, выявить мошенничество со стороны продавцов и составить отчётность.
Сейчас разрешено выдавать не только бумажные платёжные документы, но и электронные — в СМС или по email. Такие документы сразу отправляются покупателю, в ФНС и сохраняются в ОФД и в онлайн-кассе. Расскажем, как владельцу бизнеса получить доступ к базе чеков.
Электронный чек имеет ту же юридическую силу, что и физический. Разница только в сроках и способе выдачи: бумажный — сразу после оплаты, электронный — в течение суток в письме или СМС и только с согласия покупателя.
Для выдачи онлайн-чеков юридическим лицам и ИП нужна ККТ с доступом в интернет, фискальный накопитель и заключённый договор с оператором фискальных данных (ОФД) — именно он отправляет документ покупателю и в ФНС.
В реквизитах СМС-чеков указывают минимум информации:
- название документа (кассовый, коррекции и т. д.);
- дата и время;
- стоимость покупки;
- номер кассового аппарата;
- фискальный признак (код, переданный фискальным накопителем);
- ссылку на полную версию.
Платёжные документы, отправленные на электронную почту, похожи на бумажные. Помимо информации, которая есть в короткой версии, в реквизитах прописывают:
- порядковый номер в смене;
- адрес торговой точки;
- название ООО или ИП;
- имя кассира;
- номер фискального накопителя;
- email отправителя и получателя;
- перечень товаров или услуг с ценами за единицу;
- форму расчёта — наличная или безналичная;
- сайт, где можно проверить подлинность документа и т. д.
Полный список требований есть в статье 4.7 закона № 54-ФЗ.
Даже офлайн-бизнес стремится перейти на электронные чеки из-за их плюсов:
- Экономия: не нужно закупать кассовую ленту.
- Увеличение скорости обслуживания: покупатели не ждут, пока им выдадут документ.
- Долговечность: документы не портятся, не выцветают и всегда под рукой.
Например, ВкусВилл смог перевести в 2022 году на электронные чеки почти семь миллионов покупателей, сэкономил 63 тысяч километров кассовой ленты и около 100 миллионов рублей.
Уже пробитые чеки владелец бизнеса может посмотреть или на самой ККТ, или на сайте ОФД. Конкретный документ проще всего находить с помощью его номера или email покупателя, которому он был отправлен. Также можно просмотреть все платёжные документы за конкретный период: день, месяц, год.
Онлайн-касса
Кассовые аппараты продаются с установленным на них программным обеспечением. ЮKassa сотрудничает с:
Каждый из этих сервисов позволяет посмотреть все чеки через мобильное приложение, программу на компьютере или на сайте.
Разберём несколько.
Kit Online. Документы доступны в личном кабинете, раздел «Отчёты» → «Кассовые чеки». Конкретный документ находят, введя его номер в поле «Фильтр». Открыть его для просмотра можно, нажав на символ в столбце «Доп.».
Атол Онлайн разработал в личном кабинете раздел «Журнал чеков». Он доступен в левом меню личного кабинета. Пользователи могут находить документы с помощью кнопки «Поиск по чекам».
МодульКасса. Чеки хранятся в разделе «Документы» личного кабинета. Ещё их можно посмотреть сразу на кассовом аппарате, раздел «Все смены». Нужно выбрать день, а затем нажать «Список чеков».
В остальных сервисах чеки открываются аналогичным образом.
ОФД
Оператор фискальных данных получает информацию о выданных чеках, выполняет её обработку: отправляет в ФНС и сохраняет на своих серверах. Получение доступа к этой информации доступно через персональный кабинет.
Посмотреть, с каким оператором работает ККТ, можно несколькими способами:
- на чеке: сайт ОФД указан в поле «Адрес проверки чека в ОФД», а в строчке выше написано название организации;
- через кассовый аппарат: в меню кассы находят пункт «Параметры ОФД» или «Хранение фискальных данных». Там указаны сведения об операторе.
Следующий этап — регистрация в личном кабинете. Кнопку входа нужно искать в правом верхнем углу сайта ОФД. Чтобы раскрывать персональную информацию только собственникам, регистрации проводится с помощью электронной подписи. Поэтому нужно использовать компьютер, где установлено соответствующее ПО.
Использование современного кассового оборудования даёт дополнительные возможности роста для бизнеса:
- Повышение лояльности. До появления ОФД продублировать утерянный покупателем чек было проблемой. Да, по закону продавец не обязан этого делать. Но имея оперативный доступ ко всему перечню кассовых документов, можно быстро помочь покупателю и отправить дубликат ему на почту.
- Проверка добросовестности сотрудников. Если при инвентаризации выявляется нехватка товара и есть подозрение, что некоторые позиции продавец проводит мимо кассы, можно просмотреть все пробитые им документы и найти нарушение.
- Сбор статистики и ведение учёта. Основная задача ОФД — передавать информацию в ФНС, но так как у операторов есть доступ к чекам, они внедряют дополнительные удобные функции. Например, в личном кабинете пользователь может посмотреть самые продаваемые позиции или сравнить выручку за несколько периодов.
- Устранение ошибок. Через ККТ легко корректировать чеки или делать возвраты. Достаточно в личном кабинете или на самом кассовом терминале найти неправильный документ, нажать на кнопку «Скорректировать» и внести исправленные данные. Корректный чек автоматически отправится на почту покупателю.
Полную базу чеков хранит ОФД, с которым у юридического лица или ИП заключён договор. Получение доступа к ней возможно через личный кабинет оператора: нужно зарегистрироваться с помощью электронной подписи. Ещё один сервис, где есть информация о платёжных документах — сайт или приложение самой онлайн-кассы.
Разработчики стараются добавить в своё ПО функции работы со статистикой, удобного поиска, фильтрации, учёта. Чеки становятся не просто документом, подтверждающим продажу, а средством сбора и обработки информации, способом быстрого взаимодействия с ФНС. Поэтому работа с чеками для собственника — ещё один инструмент анализа деятельности бизнеса.
