Как подготовить каталог товаров и услуг для печати наименований в чеке

С 1 февраля 2021 года все индивидуальные предприниматели и организации обязаны прописывать в кассовых чеках номенклатуру — наименование товара или услуги, их количество, цену за единицу с учетом НДС, наценок и скидок и общую стоимость. Заносить в память онлайн-кассы карточки товаров можно как вручную, так и автоматически из разных источников. Как упростить эту работу и какие сервисы в этом помогут ИП и компаниям, расскажем в нашей статье.

До 1 февраля 2021 года предприниматели могли выдавать чеки на общую сумму, если магазин не торговал подакцизными товарами и использовал определенный налоговый спецрежим, например патент. Не использовать онлайн-кассы ИП без работников могли вплоть до 1 июля 2021 года, эта отсрочка действовала на основании Федерального закона № 129-ФЗ. Сегодня обязательное требование по номенклатуре касается всех индивидуальных предпринимателей и организаций, включая заведения общественного питания.

Правила заполнения чеков не касаются лишь тех продавцов, которые по закону не обязаны использовать контрольно-кассовую технику. Например, самозанятые.

Несоблюдение требований по печати номенклатуры грозит ИП и организациям штрафами, а неправильно оформленные чеки будут считаться недействительными. Санкции за нарушения при использовании контрольно-кассовой техники предусмотрены в статье 14.5 КоАП РФ. Сумма штрафа составляет:

Штрафы предприятиям розничной торговли могут заменить вынесением предупреждения. Налоговая может проверить реквизиты чека при проведении контрольной закупки или если на магазин или кафе пожаловались покупатели. Вписывать наименования нужно и при работе онлайн.

Жестких требований к указанию наименований товара не предусмотрено. Но по написанному в чеке названию один продукт должен отличаться от другого, а само наименование должно отображать характеристики продукции. Общие критерии для номенклатуры следующие:

Помимо этого, в каждом чеке обязательно наличие следующих реквизитов:

Кроме основных данных, в реквизитах чека могут содержаться дополнительные сведения. Например, адрес электронной почты покупателя, если покупка была оформлена в интернет-магазине.

Все необходимые для работы с чеками реквизиты указываются при регистрации контрольно-кассовой техники. Кассиру в дальнейшем нужно будет вводить только название товарной позиции, количество и стоимость. Добавлять товар в чек можно несколькими способами:

Также компания или ИП могут использовать голосовой поиск — он предусмотрен в кассовых приложениях, установленных на мобильных устройствах. Однако самыми распространёнными способами редактирования номенклатуры остаются сканирование штрихкодов и поиск позиции в каталоге вручную. После внесения названия кассиру остается только указать количество товара и цену, а касса сама подсчитает итог.

Что касается весовой продукции, то при печати ценника нужно ввести цену не за единицу, а за грамм или килограмм. При взвешивании товара останется указать вес в кассовой программе. Упростит процедуру редактирования чека интеграция кассовой программы с прикассовыми весами — онлайн-касса получит информацию о весе продукта автоматически, вносить ее вручную не потребуется.

Наименования товарных позиций, услуг или работ можно найти в справочниках. Основной — Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности. В справочниках указаны названия категорий товаров, услуг, с помощью которых можно подобрать наименование для отдельной позиции.

При создании каталога продукции нужно стремиться к тому, чтобы каждое наименование было понятным и для работников магазина, и для покупателей. Память кассового аппарата для исключения путаницы можно совместить с программами бухгалтерского учета или справочником номенклатуры.

Для обозначения каждой позиции нужно использовать следующие данные:

Сколько именно товарных карточек можно будет внести в каталог, зависит от типа кассовой техники. Поэтому многие предприниматели и организации переходят на использование облачных онлайн-сервисов, чтобы не занимать память контрольно-кассовой машины ККМ.

Заполнить каталог товаров или услуг на кассе магазина или заведения общепита можно несколькими способами. Основные из них:

Существует также вариант настройки интеграции системы ККТ с CRM-системой. Способ создания базы товаров зависит от количества товарных позиций и услуг, а также типа используемой кассовой программы и оборудования.

Ручное занесение товарных позиций — трудоемкий и длительный процесс, требующий особой внимательности. Он подходит для малого бизнеса или магазинов с ограниченным набором товаров — до 500 видов. Данные можно брать с этикеток или справочников и заполнять их непосредственно через кассовый аппарат. В остальных случаях вводить вручную информацию для печати чеков будет непросто.

Использование файлов Excel требует подготовки каталога и его загрузки в кассовую систему. Способ удобен, если у организации есть собственный электронный каталог услуг или товаров. Взять номенклатуру можно у поставщиков или в бухгалтерии. Основные трудозатраты будут касаться подготовки табличного файла.

Загрузить каталог можно из «Личного кабинета» онлайн-кассы. Этот способ предполагает предварительную подготовку каталога с номенклатурой и последующую выгрузку данных в систему, как и в варианте с Excel-таблицами.

В онлайн-кассах также существует возможность подключения облачных программ. Эти сервисы не требуют предварительного создания каталога — в базе уже есть сотни тысяч наименований. Однако при отсутствии нужной позиции можно внести товарные карточки самостоятельно.

Интеграция с CRM-системой позволяет автоматизировать бизнес-процессы — информация будет переноситься из созданного каталога в систему онлайн-кассы автоматически. При поступлении электронной накладной сервис создаст на каждую новую позицию отдельную карточку и занесет ее в каталог. Этот способ экономит время и сводит риск появления ошибок к минимуму.

Для загрузки наименований товарных позиций в онлайн-кассу предприниматели могут использовать облачные сервисы. После их подключения загрузить номенклатуры можно из глобальной базы данных. А для добавления нового продукта достаточно считать штрихкод с упаковки. Если он загружен в сервис, в карточку добавится информация автоматически.

Для удобства использования облачных сервисов нужно подключить к кассе сканер штрихкодов, чтобы выполнять поиск позиций. Использование облака бесплатное, на сегодняшний день в справочнике «Простор:Облако» содержится более 500 000 товарных наименований и это число растет.

Указание наименования товара или услуги, а также реквизитов в чеке — обязательное требование для индивидуальных предпринимателей и организаций с февраля 2021 года. Отсутствие номенклатуры делает чек недействительным, а магазин или кафе за такую ошибку могут оштрафовать. Занести товарные позиции в память кассы можно разными способами — вручную, с помощью табличных файлов или через «Личный кабинет», из облачного хранилища. В большинстве случаев перед добавлением наименований нужно сначала создать каталог.