Как определить ФФД кассы
Все чеки, которые выдаются покупателям товаров и услуг онлайн и офлайн, должны быть оформлены в строгом соответствии с утверждёнными стандартами. Так как этот документ печатается автоматически кассовым оборудованием, при его выборе важно учитывать ФФД — формат фискальных документов. Рассказываем, как узнать встроенный в контрольно-кассовую технику (ККТ) стандарт, как перейти на обновлённый и для чего это нужно.
Актуальные нормативы установлены Приказом ФНС России № ЕД-7-20/662@ от 14.09.2020. В приказе прописаны единые стандарты, по которым должны формироваться кассовые чеки и отчёты, например о закрытии смены. От формата зависит их содержание, то есть набор реквизитов, которые касса может передавать и обрабатывать. Эти же нормы действуют и для онлайн-касс. Поэтому требования одинаково применимы для бумажных и электронных документов. Несоблюдение установленных требований приравнивается к нарушению налогового законодательства и наказывается штрафами.
Способ проверки версии зависит от типа оборудования, поэтому пользователям нужно точно знать модель кассы и особенности работы с ней. Например, в аппаратах «Эвотор» можно распечатать отчёт о регистрации. Для этого нужно зайти в настройки, выбрать раздел обслуживания техники и нажать на опцию «Дополнительные операции», где и будет печать искомого отчёта. Определяется формат по коду в числовом обозначении:
- «2» соответствует версии 1.05;
- «3» означает прошивку 1.1;
- отсутствие кода указывает на версию 1.0.
На аппаратах «Атол» алгоритм немного сложнее:
- сначала нужно отключить устройство;
- затем при зажатой кнопке промотки кассовой ленты нажать кнопку включения;
- после звукового сигнала, который обозначит включение техники, в промежуток до второго сигнала, которым аппарат оповестит о нажатой кнопке промотки, нужно отпустить эту кнопку;
- ККТ выдаст документ, который будет содержать те же коды, соответствующие версии ФФД.
Есть аппараты, в которых по умолчанию предустановлен нужный формат и менять ничего не нужно. К примеру, в «Дримкас Ф» и «Касса Ф» встроен 1.05. Приборы «Вики» содержат проверку данных в меню. Для этого нужно открыть раздел фискального регистратора в категории «Настройки». А вот для модели «Принт» этого же производителя необходимо установить специальную утилиту Fito, которая позволит просматривать состояние накопителя в сервисных опциях.
Есть ещё один универсальный способ — узнать параметры в личном кабинете пользователя у конкретного оператора. Информация должна быть указана там по умолчанию. Если же её нет, можно запросить эти данные.
При введении новых стандартов по задумке законодателей вместе с заменой формата и программного обеспечения юрлица и индивидуальные предприниматели должны были заменить и фискальный накопитель. Однако это оказалось слишком невыгодно — замене могли подлежать даже те накопители, у которых ещё всё в порядке со сроком действия. То есть пришлось бы менять относительно новые на новые. Поэтому сегодня в интересах налогоплательщиков сформирована возможность заменить тип формирования кассовых документов без замены самой кассы. Для этого нужно выполнить несколько условий:
- работать с онлайн-кассами, которые поддерживают обновления в процессе использования;
- перед обновлением полностью закрыть последнюю рабочую смену со старыми настройками;
- передать ОФД всю отчётность, сформированную по старым стандартам;
- после обновления версии напечатать отчёт об изменении параметров регистрации, который подтвердит внесённые изменения.
В итоге накопитель не меняется, а происходит его перерегистрация с учётом новых данных. Кроме того, после изменения прошивки ККТ может понадобиться обновление товароучётной системы, поэтому нужно проверить совместимость программ.
Во время внедрения онлайн-касс появилась необходимость в специальных форматах фискальных документов. Именно тогда появился стандарт 1.0. Он удобен для прямых продаж, где оплата происходит сразу и равна стоимости товара. Но оказался неэффективен там, где есть договорные отношения, авансы, разные сроки оплаты и отгрузки. Например, при внесении аванса аппараты просто не могли выделить его как часть одной операции, поэтому приходилось разбивать одну продажу на две. Это значительно усложняло учёт. К тому же аванс не всегда означал отгрузку, поэтому могла происходить путаница в отчётности по складу.
Для сложных сделок была создана более адаптированная программа стандарта 1.05. Помимо прочих возможностей, она способна различать предоплату и фактическое завершение операции. Соответственно, и чеки содержат уже несколько больше реквизитов:
- автоматически проставленные данные о версии прошивки;
- ИНН кассира, который получил доступ к формированию фискальных документов. Если этих данных нет, их можно не включать, но намеренно скрывать запрещено.
- место расчётов, которое описывает конкретное место обмена денег на товар. Это не то же самое, что «Адрес расчётов». Адрес вносится строго по реестру ФНС именно в той форме, в который он был внесён при регистрации фискального оборудования. Именно такая регистрация даёт право начать работу. А «Место расчётов» произвольный параметр, который может содержать какие-либо уточнения в рамках отведённых 256 символов;
- ставка НДС с точностью до копеек;
- email отправителя и адрес сайта ФНС автоматически печатаются внизу каждого документа.
Но главное изменение в версии 1.05 — возможность отметить кодом тип операции:
- 1 — полная предоплата, когда деньги внесены в полном объёме, а отгрузка товара будет проведена позже;
- 2 — частичная предоплата, при которой отгрузка и полный расчёт пройдут также позже, а размер предоплаты строго фиксирован договором;
- 3 — аванс как произвольная сумма в счёт полной оплаты, которая не привязана к договору;
- 4 — полная фактическая оплата и передача товара;
- 5 — частичный расчёт с передачей продукции в кредит, то есть оставшаяся сумма погашается после отгрузки в оговорённые сроки;
- 6 — полный кредит, когда товар передаётся без оплаты и ожидается его постоплата;
- 7 — полная постоплата за ранее переданный в кредит товар.
Кроме того, разделение операций добавило ещё несколько важных строк и штрихкодов в чеке. Так, появилось суммирование платежей, где указывается общая цена с учётом аванса и предоплаты, а также стоимость с указанием суммы кредитной постоплаты.
Для сложных ситуаций замены товара, когда проводится возврат с выдачей альтернативы, но без получения денег, появилась строка «Сумма встречным представлением». Информация в этой строке описывает сразу три операции и объясняет факт неполучения денег после их проведения, что позволит корректно отчитаться в контролирующие органы. Идентификатор можно использовать не только для фактической замены и сделок trade-in, но и в случае ошибок в работе оборудования, когда нужная операция оказалась неучтённой.
Версия 1.1 позволяет ещё больше расширить учёт транзакций и отражение в чеках. Так, появились дополнительные детали о предмете расчёта:
- Конкретизированное описание — наименование, торговая марка и прочее. Признак не применяется к подакцизным товарам.
- Отдельная строка для подакцизных товаров.
- Для выполненных работ отдельный пункт «Работа», где можно прописать выполненные действия и их характеристики.
- Аналогичный пункт для услуг, в котором прописываются действия, направленные на удовлетворение нематериальных нужд заказчика, например уборка, медицинское обслуживание, аренда чего-либо и прочее.
- Отдельный параметр для ставок, принятых в официальных заведениях азартной направленности. Дополнительно есть пункт о выплате выигрыша.
- Строка для организаций, реализующих лотерейные билеты и принимающих ставки на лотереи. Также предусмотрен признак для выплаты выигрыша.
- Платежи за использование результатов интеллектуальной собственности как особой категории деятельности.
- Сопутствующие платежи — пени, бонусы, проценты, штрафы и подобные.
- Строка для агентских вознаграждений агентам, субагентам, поверенным, комиссионерам и другое.
- Суммарный одномоментный расчёт за несколько взаимосвязанных позиций, которых может быть не больше одиннадцати.
- Отдельный пункт для любых других, не включённых в список выше, расчётов.
Кроме того, стало возможным указывать детально различные единицы измерения, в том числе по работам и услугам, по учёту товаров и другим параметрам. На строку выделено 16 символов.
С 6 августа 2021 года действует ещё один стандарт 1.2, который разработан специально для работы с маркированными товарами по системе «Честный знак». Чеки, сформированные по ФФД 1.2, содержат специфические штрихкоды, данные о маркировке и обороте продукции. Все перечисленные реквизиты относятся к обязательным для каждого стандарта. Их изменение или исключение приведёт к тому, что фискальный документ будет считаться недействительным. То есть фактически его не будет, и компания вполне может получить штрафные санкции за работу без чеков.
Переходный период ожидаемо сопровождался большим количеством ошибок, поэтому налоговая инспекция на основе практического опыта собирала информацию о возможных трудностях и способах их устранения. Все инструкции собраны в Методических рекомендациях № ЕД-4-20/15240 от 06.08.2018.
Детали исправления ошибок зависят от режима, по которому передаются фискальные данные. Но основных способа два — коррекция и возврат. Поэтому пошаговые действия будут такими:
- узнать у оператора формат передачи данных;
- для продаж без ККТ прошивка не имеет значения, здесь в любом случае нужно сформировать чек коррекции;
- для ошибочных продаж через кассу на версиях 1.0 и 1.05 нужно создать чек обратного признака, то есть сделать возврат для прихода;
- для стандарта 1.1 кассовые продажи с ошибками исправляются чеками коррекции.
Неисправленные неточности — повод для штрафа со стороны налоговой. Конкретные действия по исправлению ошибки, в частности, оплаты без кассы, в версиях 1.0 и 1.05 выглядят так:
- Сначала составляется акт в свободной форме, где указываются параметры нарушения — дата, наименование товаров и их количество, стоимость, по которой они были отпущены. Описываются причины ошибки. Документ датируется, нумеруется и заверяется подписью должностного лица и печатью.
- Создать чек с отметкой нужного признака. Для продажи с поступлением денег отмечается «Приход», а в случае с выплатами, например, выигрышей, — «Расход».
- Далее указывается причина, по которой формируется чек. Если ошибку выявили сами, ставится отметка «Самостоятельно». Для нарушений, обнаруженных после налоговой проверки, нужна отметка «По предписанию» с указанием реквизитов предписывающего документа.
- После выполнения операции нужно проинформировать закреплённое отделение ФНС о том, что проблема была устранена с оформлением акта и коррекцией.
Для ФФД 1.1 чек формируется сразу без актирования. В нём также отмечаются данные об операции, которая не прошла через ККТ, основание для внесения корректировок. При оформлении важно, чтобы каждый параметр был указан на отдельной строке.
Для чеков, выпущенных с ошибками, важен характер самой ошибки. Например, при неверно указанном НДС, нужно документально оформить возврат прихода отдельным чеком. Данные будут соответствовать тем, которые подлежат корректировке, указывается также фискальный признак. Кроме того, информация вносится в раздел с дополнительными реквизитами. В строке оплаты нужно указать встречное представление, которое подтвердит законность невозврата денег покупателю. Следом формируется новый корректный чек, отражающий приход. В него в качестве дополнения вносятся данные из ошибочного, что свяжет между собой две операции. Форма оплаты такая же — встречное представление, которое в этом случае означает, что дополнительные деньги с покупателя не взимались.
