Когда по онлайн-кассе проходит платеж, то информация о транзакции сразу поступает в налоговую. Но онлайн-кассы нужны не только для расчетов с покупателями и передачи данных в ФНС. С помощью современного оборудования, подключенного к интернету, можно формировать различные отчеты. Разберем подробно, как их сделать и зачем они нужны.
Отчеты в онлайн-кассе: особенности формирования и передачи в ФНС
Контрольно-кассовая техника, которую используют российские предприниматели, должна быть включена в официальный реестр ККТ. Если магазин, кафе или парикмахерская используют оборудование, не входящее в реестр, это приравнивается к тому, что в торговой точке вообще нет онлайн-кассы.
Каждая онлайн-касса оснащена фискальным накопителем — криптографическим устройством, предназначенным для записи, хранения и защиты данных. В момент покупки фискальный накопитель формирует фискальный признак транзакции (фиксирует дату, время, сумму и другую информацию). Сведения о совершенной операции автоматически поступают в налоговую через оператора фискальных данных — организацию, у которой есть разрешение на выполнение таких операций. По такой же схеме в ФНС передаются сформированные онлайн-кассой отчеты. То есть сотрудникам торговой точки не нужно каждый раз вручную заполнять бланки и отправлять документы в бумажном или электронном виде. Вся информация поступает в ФНС автоматически. При необходимости отправленные сведения можно скорректировать.
Полный порядок использования онлайн-касс содержится в ФЗ-54.
Какие виды обязательных отчетов можно создать с помощью онлайн-кассы
Все отчеты делят на две категории: обязательные и необязательные. Первые основаны на требованиях законодательства. Вторые регламентированы внутренней политикой компании. Разберем те отчеты, которые являются обязательными для передачи в ФНС.
Отчет о регистрации кассы и изменении параметров
Когда предприниматель покупает ККМ (контрольно-кассовую машину), то он обязан зарегистрировать устройство в налоговой. ФНС рассматривает заявку и в случае ее одобрения выдает владельцу регистрационный номер онлайн-кассы. В течение одного дня после получения номер нужно занести в память фискального накопителя. Эта процедура называется фискализацией.
Инструкция по формированию отчета зависит от модели онлайн-кассы. Обычно для внесения данных нужно зайти в настройки системы, выбрать оборудование и заполнить форму. После указания информации отправьте данные на печать. Онлайн-касса распечатает чек, который будет называться «Отчет о регистрации».
Если в процессе работы в карточке ККТ меняются сведения, то необходимо провести перерегистрацию кассы и сформировать соответствующий отчет. Например, изменилось название компании или сменился оператор фискальных данных. Сначала подайте заявление на перерегистрацию в ФНС, а после одобрения заявки измените настройки системы.
Отчет об открытии смены
Онлайн-касса не начнет печатать чеки, пока не будет сформирован отчет об открытии смены. Предварительно кассир должен подготовиться к смене: взять деньги на размен и проверить наличие кассовой и контрольной лент. Отчет об открытии смены можно формировать в любое время суток. Предусмотрено два способа: ручной и автоматический. В первом случае кассир самостоятельно нажимает кнопку на оборудовании. Во втором — отчет формируется автоматически, когда продавец проводит первый расчет и печатает чек для покупателя. Способ зависит от модели онлайн-кассы. В отчете содержится следующая информация:
- Дата формирования.
- Реквизиты организации.
- Ф. И. О. кассира.
- Номер смены.
Информация об открытии кассы мгновенно передается в ФНС. После того как ОФД подтвердит прием документа, можно приступать к работе. Ожидание подтверждения занимает несколько секунд.
Кассир не сможет сформировать отчет об открытии смены, если предыдущая смена не была закрыта.
Отчет о закрытии смены
Отчет о закрытии смены должен быть сформирован не позднее чем через 24 часа после создания протокола об открытии смены (то есть смена не может длиться больше суток). Если не сделать отчет в положенное время, то онлайн-касса перестанет выбивать чеки и передавать данные о продажах в налоговую.
Какие данные отражаются в отчете о закрытии смены:
- количество выданных чеков;
- сумма операций;
- сколько сформировано фискальных документов.
Когда у фискального накопителя истекает срок действия или заканчивается объем свободной памяти, то в отчете о закрытии смены появляется соответствующая отметка.
Отчет о закрытии фискального накопителя
В некоторых случаях предприниматель вынужден закрыть фискальный накопитель. Это нельзя сделать без формирования протокола и передачи данных в налоговую. В каких ситуациях ФН необходимо закрыть:
- ККТ передали или продали другому лицу;
- оборудование перестали использовать;
- контрольно-кассовую технику сняли с учета;
- истек срок годности ФН;
- память фискального накопителя переполнена.
После закрытия фискального накопителя формировать другие отчеты нельзя. Чтобы возобновить работу, придется пройти процедуру перерегистрации: подать заявку в налоговую и дождаться одобрения.
Если контрольно-кассовую технику украли, то отчет о закрытии ФН можно не формировать.
Перед тем как сделать отчет о закрытии фискального накопителя, обязательно сформируйте отчет о текущем состоянии расчетов. Это позволит удостовериться, что данные по прошедшим операциям переданы в налоговую в полном объеме.
Необязательные отчеты
Некоторые отчеты носят информационный характер, их не нужно подавать в налоговую в обязательном порядке.
Отчет о текущем состоянии расчетов
Это информационный протокол, который создают, чтобы убедиться — информация обо всех транзакциях поступает в налоговую в установленном порядке, неучтенных операций нет. Во время работы в системе произошел сбой, отключился интернет, и какие-то данные не были переданы ОФД? Тогда из отчета вы узнаете, сведения о каком именно чеке не были доставлены в ФНС, сколько таких документов и какова общая сумма расчетов по ним за месяц.
Если в течение 30 дней данные с онлайн-кассы не поступают в ФНС, то фискальный накопитель автоматически блокируется. Для разблокировки придется подавать повторную заявку. Если выяснится, что в период блокировки торговая точка продолжала выбивать чеки, то предпринимателю придется заплатить штраф до 75% от суммы расчета (но не менее 30 тыс. рублей). В отдельных случаях должностному лицу грозит дисквалификация на срок до 2 лет. Полный перечень штрафов указан в ст. 14.5 КоАП РФ. Поэтому нужно периодически делать отчет о текущем состоянии расчетов, чтобы держать ситуацию под контролем.
Х-отчет
Еще один вид необязательного отчета. Он показывает, сколько операций было проведено за рабочую смену и на какую сумму. Можно сформировать общий Х-отчет по показателям за всю смену или создать отдельный документ по узким параметрам:
- по кассиру;
- по отделу;
- по товарной позиции;
- по чекам;
- по наличным;
- по активности продаж в разное время.
Данные доступны только по текущей смене. С помощью Х-отчета удобно отслеживать размер выручки и контролировать проведенные кассовые операции.
Иные обязательные фискальные документы
Какие еще фискальные документы можно создать с помощью онлайн-кассы:
- кассовый чек. Это бланк строгой отчетности, который нужно формировать по каждой операции (при покупке или возврате товара). Чеки бывают двух видов: бумажные и электронные. Первые выдают покупателю на руки в момент расчета, вторые — присылают на электронную почту (при условии, что клиент указал адрес). В чеке указаны такие данные, как название организации, дата и время операции, сумма, форма расчета, фамилия продавца, номер смены. Все требования к оформлению кассового чека отражены в ст. 4.7 ФЗ-54;
- кассовый чек коррекции. Бланк строгой отчетности нужен, чтобы внести изменения в совершенную операцию. К примеру, продавец неверно указал в чеке стоимость, позицию или ставку НДС. Или дважды пробил чек по одному расчету. Чеки коррекции также формируют, когда ККТ вышла из строя или в магазине пропало интернет-соединение (то есть данные не были вовремя обработаны ОФД и переданы в налоговую). Сформировать чек коррекции можно в любую смену, даже когда после транзакции прошло несколько дней. Главное — успеть сделать это до того, как ошибку обнаружат проверяющие органы.
Кроме кассовых чеков и чеков коррекции, в онлайн-кассе формируются подтверждения от ОФД о том, что информация передана в налоговую в установленном порядке.
Подведем итоги
Современные онлайн-кассы позволяют не только печатать чеки, но и формировать разные виды отчетов. Умное оборудование автоматически передает в налоговую данные об открытии и закрытии смены, о каждой совершенной операции, о возврате товаров в торговую точку. Чтобы онлайн-касса работала полноценно, нужно зарегистрировать ее в ФНС и заключить договор с оператором фискальных данных.