Как начинающему бизнесмену выбрать онлайн кассу в 2023 году
Интернет меняет принципы взаимодействия государства и бизнеса. Для управления внедряются цифровые технологии, создаются единые информационные базы. Уже не нужно лично ходить в налоговую, чтобы открыть своё дело или сдать отчётность. Многое можно сделать, например, на портале Госуслуг.
Чтобы выбрать онлайн-кассу, нужно разобраться в их разнообразии — в чём заключается принцип их работы, какие есть виды и для чего они предназначены.
Порядок ведения кассовых операций также изменился. Предприниматели обязаны иметь онлайн-кассу — современное оборудование, которое не только фиксирует оплату и выдаёт чеки, но и передаёт информацию в налоговую службу (ФНС) в режиме онлайн.
Эта техника имеет множество модификаций, но делится на два типа:
- Кассовое оборудование, которое находится в месте торговли, выбивает чеки и отправляет информацию в ФНС.;
- Облачные сервисы, которых нет физически на месте продажи, но в них передаётся для обработки и хранения информация обо всех покупках в интернет-магазинах и дистанционных сервисах.
В России применение контрольно-кассовой техники (ККТ) регламентирует закон 54-ФЗ. Кассовый чек нужен для подтверждения расчётов между продавцом и покупателем. Но есть перечень ситуаций, когда можно не применять ККТ.
При расчётах организации и ИП
Компании и индивидуальные предприниматели (ИП) могут не выдавать кассовый чек при расчётах между собой, если платёж оформляется с расчётного счёта платёжным поручением с указанием полных банковских реквизитов получателя.
Однако чек нужен, если деньги переведены с электронного средства платежа: банковской карты, смартфона и т. д.
Также организации обязаны выдать чек при поступлении денег от физического лица независимо от способа перечисления. Продавец обязан иметь ККТ, даже если принимает оплату от физлиц по платёжным поручениям.
Организации, оказывающие отдельные виды услуг населению
Не выдавать чек потребителю при безналичной оплате могут только:
- ТСЖ и другие организации, принимающие коммунальные платежи;
- центры досуга, культурные, спортивные и образовательные организации.
Льготные категории бизнеса
Некоторые виды деятельности освобождены от применения ККТ в силу некоторых особенностей. Это, например, продажа овощей и фруктов вразвал, ремонт обуви, вспашка огородов, сдача в аренду жилых помещений и машино-мест в жилых домах.
При этом льгота не распространяется на тех, кто:
- использует автоматические устройства для оплаты, например, вендинговые автоматы;
- торгует подакцизными товарами.
ИП на спецрежимах
ИП на патенте, то есть применяющие патентную систему налогообложения (ПСН). Льгота не распространяется на услуги:
- парикмахерских,
- автомастерских,
- грузоперевозчиков,
- ветеринарных клиник и некоторых других.
Также освобождены от применения ККТ самозанятые. Они фиксируют чеки в приложении ФНС «Мой налог».
Бизнес, в труднодоступной и удалённой местности
Передача информации о продажах производится в режиме онлайн. Однако интернет доступен не во всех населённых пунктах, поэтому закон 54-ФЗ вводит два понятия:
- труднодоступная местность,
- местность, отдалённая от сетей связи.
Для них будут действовать разные правила применения кассового оборудования.
В труднодоступной местности предприниматели могут не использовать кассу. Если покупатель потребует, то они обязаны выдавать документ, подтверждающий факт оплаты услуг или товаров. При этом форма документа должна содержать ряд обязательных реквизитов.
Отдалённая от сетей связи местность — это населённые пункты численностью до 10 000 человек. Главный критерий здесь — количество населения, а не территориальная удалённость.
ООО и ИП обязаны применять ККТ в автономном режиме (не путать с автономной мобильной кассой). В этом режиме данные не передаются оператору фискальных данных (ОФД), но сохраняются в аппарате, чтобы регулярно передавать их в налоговую.
Полный список исключений изложен в статье 2 закона 54-ФЗ.
На рынке есть несколько типов онлайн-касс для разных задач.
Автономные мобильные терминалы
Это самый простой прибор для выездной торговли, доставки и мелкой розницы. Растущей компании покупать такую кассу не стоит — у неё минимальные возможности и со временем придётся искать более функциональную.
Преимущества | Недостатки |
Низкая стоимость | Ограниченный функционал |
Есть всё, что необходимо для быстрого начала торговли | Программное обеспечение (ПО) не обновляется автоматически, плохо интегрируется с другим софтом |
Надёжные, редко ломаются | Может «тормозить» во время работы |
Ёмкий аккумулятор, долго держит заряд, удобно для курьеров, водителей такси и т. д. | Небольшая память, при расширении ассортимента её придётся менять |
Доступ в интернет через WiFi, SIM-карту или Bluetooth | Неудобно редактировать товары и цены |
Смарт-терминалы
Современные устройства, которые подходят под нужды большинства предпринимателей. Визуально похожи на планшет с большим сенсорным экраном и операционной системой Android. Это универсальное устройство с кассовой программой и принтером для печати чеков. Имеет удобное, интуитивно понятное управление.
Такие терминалы расширяют возможности пользователей: есть личный кабинет, аналитика продаж, можно формировать клиентскую базу.
Преимущества | Недостатки |
Высокая скорость работы | Стоимость выше, чем у автономных моделей |
Позволяет работать с любым количеством товаров | Дополнения — платные приложения |
Удалённый доступ позволяет подключать несколько сотрудников | |
Можно подключить дополнительное оборудование: сканер штрихкодов, весы, PIN-пад и другое | |
Доступ и взаимодействие с большим количеством торговых, учётных и кассовых программ | |
Интеграция с ЕГАИС, «Честным знаком» и другими государственными информационными системами | |
Применение на выезде (мобильные смарт-терминалы) | |
Мобильные модели могут быть оснащены сканером штрихкода |
Фискальные регистраторы
Фискальный регистратор (ФР) — не самостоятельная онлайн-касса, а отдельное устройство для хранения и передачи чеков. Его нужно подключать к компьютеру или другой технике, где установлена кассовая программа.
Устройство компактное, может использоваться в супермаркетах и выездной торговле как дополнение к мобильному терминалу.
Преимущества | Недостатки |
Низкая стоимость. Если товароучётная программа уже используется, то можно сэкономить на покупке кассового аппарата | Нет дисплея и клавиатуры |
Кассир использует в работе монитор компьютера, а не маленький экран терминала | Работает только при подключении к компьютеру или любому другому управляющему устройству |
Высокая скорость обслуживания покупателей, так как используются ресурсы основного компьютера | Больше подходит для работы в больших магазинах как часть дорогостоящей и многофункциональной POS-системы |
Совместимость с большим количеством устройств, торговых, учётных и кассовых программ | |
Интеграция с ЕГАИС, «Честным знаком» и другими государственными информационными системами |
POS-системы
На английском «point of sale» — точка продаж. То есть это комплект оборудования для автоматизации торговли и создания полноценного рабочего места кассира. Все приборы системы связаны между собой и размещаются для более быстрого обслуживания покупателей.
Используются в организациях, где важна скорость работы: супермаркеты, кинотеатры, рестораны, столовые и т. п. Есть недорогие модели для магазинов у дома, павильонов и в т. д.
Можно оснащать любое дополнительное оборудование: весы, сканеры, экраны, денежный ящик и т. п.
Преимущества | Недостатки |
Полный комплект оборудования | Высокая стоимость |
Есть всё для быстрого начала или расширения торговли | Более частое обслуживание устройств |
Встроенное ПО интегрируется с другим софтом и включает все необходимые функции | Нужно подключение к электросети |
Быстро работает | Нужен постоянный и стабильный доступ в интернет |
Удобно редактировать каталоги и цены, создавать маркетинговые программы |
Облачные онлайн-кассы
Закон 54-ФЗ разрешает выдавать электронный чек, особенно если нет возможности распечатать бумажный. Для этого можно использовать облачные (цифровые) кассы. От обычных отличаются тем, что находятся в дата-центрах компании-посредника, а для работы надо подключаться через интернет.
То есть облачная касса нужна интернет-магазинам и тем организациям, которые принимают оплату наличными, с карты или онлайн, и работают на выезде:
- такси,
- сервисы доставки,
- клининговые компании и т. д.
Облачная касса регистрирует оплату и отправляет чек клиенту на электронную почту, телефон или в виде QR-кода для предъявления в момент расчётов.
Преимущества | Недостатки |
Можно взять в аренду и в любой момент отказаться | Нельзя использовать в обычном магазине |
Не нужно искать место для установки — она виртуальная | Если кроме выездной торговли есть пункт выдачи заказов, туда придётся покупать кассовый аппарат |
Можно подключить неограниченное количество пользователей: курьеров, выездных работников |
Моделей, соответствующих требованиям 54-ФЗ, более 200 на рынке. Все они собраны в реестре ККТ ФНС.
Перед выбором нужно учесть несколько факторов:
- Размер магазина — небольшому павильону подойдёт автономная модель, а торговой точке с большим ассортиментом нужна производительная POS-система.
- Необходимость автоматизации торговли — микробизнесу часто не стоит покупать дорогое оборудование, если достаточно просто выдавать покупателям чеки.
- Проходимость — если покупателей много, то важна скорость печати чека и функция автоотреза.
- Совместимость с ПО — для торговли акцизными и маркированными товарами нужна товароучётная система, взаимодействие с ЕГАИС и «Честным знаком», поэтому важно чтобы кассовая программа поддерживала работу с ними.
Что ещё купить, кроме кассы
Для организации торговли могут понадобиться дополнительные устройства, например:
- терминал эквайринга для приёма оплаты с банковских карт или через СБП;
- сканер штрихкодов и 2D-сканер для считывания кодов Data Matrix, которыми в системе «Честный знак» маркируются товары (и алкоголь в ЕГАИС);
- весы;
- денежный ящик для работы с наличными.
Установка и регистрация
Перед началом работы онлайн-кассу необходимо зарегистрировать в ФНС и заключить договор с ОФД — посредником между предпринимателями и налоговой, которому передаются данные о продажах. Оператор собирает, обрабатывает сведения, а потом передаёт в налоговую. Он обязан хранить и обеспечивать защиту данных в течение 5 лет.
Обратиться в налоговую и ОФД можно в любом порядке. Если начать с ОФД, то они помогут с регистрацией в ФНС. Самостоятельно зарегистрировать можно:
- на Госуслугах,
- на сайте ФНС в личном кабинете ООО или ИП,
- лично в отделении ФНС.
Для подачи заявления удалённо нужно получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
Касса сломалась. Её нужно сдать в сервисный центр. Ремонт может занять несколько дней, а без кассы торговлю придётся приостановить.
Простоев не будет, если заранее позаботиться о подменной кассе. Её нужно зарегистрировать в налоговой, как и основную. Конечно, не все предприниматели могут себе позволить приобрести сразу два аппарата.
Проблема решается проще, если касса арендована. Тогда арендодатель сам займётся ремонтом и предоставит новую кассу. Как правило, всё занимает не более одного рабочего дня.
Пропал интернет. Можно не останавливать работу и продолжать выдавать чеки, информация о продажах сохраняется в фискальном накопителе (ФН). В налоговую данные уйдут, как только появится связь.
Нельзя задерживать передачу данных более чем на 30 дней, в этом случае касса блокируется. Для продолжения работы нужно восстановить связь и отправить сведения в налоговую.
- Продавцы обязаны применять онлайн-кассу, если услугу или товар оплачивает физическое лицо, форма расчётов не имеет значения. Юрлицу или ИП чек выдаётся только при оплате наличными или с карты.
- Есть особые виды деятельности, которые освобождены от использования ККТ. Перечень содержится в законе 54-ФЗ. Среди них, например, услуги по ремонту обуви, продажа мороженого в киосках, распил дров и т. д.
- Выбирать кассу стоит не по цене, а по необходимым функциям.
- Магазину понадобится и другое оборудование: терминал эквайринга, сканер штрихкодов, весы, денежный ящик и т. д.
- Касса должна быть совместима с периферийным оборудованием, а кассовая программа может быть интегрирована с товароучётным софтом.
- Кассу необходимо зарегистрировать в налоговой и заключить договор с оператором фискальных данных.
- В случае поломки ККТ торговлю нужно прекратить. Временное отключение от интернета не помешает работе, но отправить данные в ФНС нужно как можно быстрее.
