Фискальный регистратор — что это такое и чем отличается от онлайн‐кассы
Выбирая контрольно-кассовую технику (ККТ), меньше всего нужно ориентироваться на цену. Фискальный регистратор (ФР) в ряде случаев более удобен, чем автономный планшет с кассовой программой.
Он, как и онлайн-кассы, предназначен для регистрации расчётных операций и передачи данных в налоговую службу (ФНС). Главное его отличие от других в том, что кассы — это самостоятельное оборудование, а ФР работает только при подключении к компьютеру или любому другому устройству, на котором установлена кассовая программа.
То есть можно купить прибор, в который ФР уже встроен, а можно собрать кассу как конструктор — сначала выбрать управляющий модуль, а к нему уже подключить ФР.
Регистратор выглядит как чёрная коробочка без экрана и клавиатуры. В него нельзя загрузить товарные позиции и начать торговлю. Он принимает информацию, хранит её и передаёт в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД). Других функций у него нет.
Иными словами, самодостаточная касса — это мини-компьютер. Достаточно купить аппарат с базовым функционалом, а потом подгрузить список товаров и цены, чтобы начать работать. В данном случае работа ведётся на компьютере или ноутбуке, в приложении смартфона и т. д., а ФР собирает данные и печатает чеки.
Тип оборудования зависит не столько от цены, сколько от потребностей бизнеса. В первую очередь ФР нужен:
- Магазинам с большим ассортиментом и потоком покупателей. Здесь регистраторы работают в связке с мощными компьютерами, на которых установлено сразу несколько товароучётных систем, и массой дополнительного оборудования: сканеры, весы, денежный ящик, дисплеи. Даже самая дорогая автономная касса не смогла бы соответствовать всем нуждам таких супермаркетов, где нужна максимальная скорость печати чеков и автоотрез.
- Малому и микробизнесу. Если товароучётная система уже настроена, то можно сэкономить на покупке кассового аппарата. Стоимость самых дешёвых фискальных регистраторов начинается от 5 тысяч рублей.
- Выездным работникам для использования вместе с планшетом или смартфоном.
- Бизнесу с разнообразными формами оплаты. Если нужно продавать товар в кредит, по постоплате или, наоборот, авансом, с сертификатами или бонусами, то без ФР не обойтись. Уникальные формы оплаты проще настраивать в специальных учётных программах, к тому же большинство касс могут работать только с наличными или банковскими картами. При этом существуют приборы, поддерживающие до 32 форм оплаты.
Он состоит из фискального накопителя (ФН) и устройства для печати чеков. Для работы нужен интернет, это обязательное условие. Однако закон разрешает работать в автономном режиме, то есть без интернета и заключения договора с ОФД, если место торговли находится в труднодоступной местности или нет связи.
ФР собирает информацию обо всех чеках и передаёт в режиме онлайн в следующей последовательности:
- создаётся чек и записывается в ФН;
- данные о покупке передаются ОФД;
- оператор принимает информацию и подаёт обратный сигнал о получении;
- затем ОФД предаёт сведения в ФНС;
- касса печатает чек или отправляет его покупателю в электронном виде: на электронную почту, на телефон в виде SMS или QR-кода.
ФН — это запоминающее устройство внутри ФР или кассового аппарата, внешне похожее на флешку или чип. Так как по своей сути ФН является хранилищем всех проведённых операций, у него особые правила использования:
- ФН необходимо поставить на учёт в ФНС, а по истечении срока службы снять с учёта и заменить;
- ФН приобретается на строго определённое время, для разных налогоплательщиков это 15 или 36 месяцев;
- ФН нельзя выбросить, переставить на другую кассу, отдать другому налогоплательщику, а после использования его нужно хранить не менее 5 лет.
При выборе нужно обратить внимание на несколько характеристик.
Скорость работы
Время на печать чека у разных устройств может значительно отличаться. Одни приборы печатают 300 мм ленты в секунду, а другие — 40 мм. Чем быстрее, тем лучше, но дороже. Кроме того, есть ФР с функцией автоотреза чековой ленты, что тоже позволяет экономить время на обслуживание клиента.
Проводные и беспроводные интерфейсы
Желательно, чтобы ФР имел разъём для USB на случай, если возникнет необходимость переместить регистратор далеко от компьютера. Порт Ethernet нужен для прямого соединения независимо от компьютера. Также пригодятся беспроводные виды связи: WiFi, Bluetooth, SIM-карта сотового оператора.
Ширина чековой ленты
Существует несколько стандартов ширины чековой ленты, но основных два: 57 и 80 мм. Широкие ленты более представительны, на них можно разместить не только обязательную информацию, но и логотип, рекламу.
Ёмкость аккумулятора
ФР для использования на выезде в комбинации с планшетом или смартфоном должны иметь мощный аккумулятор, а значит и возможности его подзарядки, например от розетки автомобиля.
