Что такое ERP-система
Эффективность бизнеса зависит от оптимальности и гибкости использования ресурсов. И часто бывает так, что решение проблемы уже кем-то придумано. ERP-системы — это то самое решение, которое может упростить работу громоздких процессов и изменить подход к управлению на всех уровнях. Как работает технология, кому полезна и как применить, рассказываем в статье.
ERP (расшифровка ― Enterprise Resource Planning) или планирование ресурсов предприятия — информационная система, ориентированная на автоматизацию и постоянную балансировку многих бизнес-процессов: продаж, бухгалтерии, поставок, складирования, отчётности, управления персоналом и других. Реализуется через конкретные программные решения (ERP-системы), которые занимаются сбором, систематизацией и анализом данных, в том числе с применением ИИ.
Такие программы централизованно хранят и обрабатывают информацию, что уменьшает количество ручных операций и помогает вовремя получать аналитику для принятия управленческих решений. Это увеличивает продуктивность сотрудников, создавая отчёты из таск-менеджера, снижает риск ошибок и ускоряет процессы, например обмен данными между отделами.
Они объединяют все бизнес-процессы в гибкую структуру, доступ к данным которой можно получить как изнутри, так и извне. Поддерживают интеграции, например с интернет-магазинами, приложениями для взаимодействия с клиентами и с офисным ПО.
В основном она нужна среднему и крупному бизнесу. Для малого бизнеса внедрение такого инструмента может вызвать слишком много проблем, начиная с технических трудностей и высокой стоимости, заканчивая потребностью менять многие уже работающие процессы. Такие системы имеют смысл для работы с большим объёмом данных, что в рамках малого бизнеса может быть оптимизировано точечными решениями, например CRM.
Как понять, что пора внедрять ERP:
- на ручной сбор и анализ данных уходит слишком много времени;
- передача актуальной информации между отделами затруднена;
- к нужной информации трудно получить доступ;
- бизнес-процессы не автоматизированы и не оптимизированы;
- текущие решения не справляются с потоками разных данных;
- клиенты жалуются на плохое обслуживание и срывы сроков;
- подготовка бухгалтерских документов слишком долгая;
- текущее ПО устарело или несовместимо друг с другом;
- нет должного контроля процессов и персонала.
Если по наиболее важным для вас пунктам есть совпадение, то стоит задуматься над централизацией всех данных и программ под эгидой одного решения.
ERP-системы состоят из платформы (основные функции), серверного хранилища (базы данных) и модулей. Модули — это подключаемые к платформе расширения, реализованные как самостоятельные программы. Они могут работать друг с другом и использовать одни и те же базы данных
Технически модули делятся на:
- коннекторы — связующие элементы между ЕРП и другими приложениями или платформами;
- внутренние — работают внутри системы, нужны для использования персоналом;
- внешние — работают вне системы, нужны для мониторинга предприятия со стороны партнёров или посредников.
Каждый модуль обычно рассчитан на одну бизнес-сферу, будь то финансы или логистика. Это помогает не тратиться на лишние функции. К самим модулям часто есть плагины, чтобы модуль соответствовал конкретным отраслевым стандартам или имел больше возможностей. Ниже собран список наиболее широко используемых модулей.
Финансы и бухгалтерский учёт
Это фундамент большинства ЕРП, поскольку на него опирается множество других модулей. Он автоматизирует ведение главной книги, отслеживание задолженностей и других финансовых параметров. Помогает соблюдать нормативные требования, минимизирует ввод данных вручную, создаёт финансовые сводки и аналитику с помощью ИИ. Также автоматизирует проведение платежей, учёт расходов, выставление счетов, управление активами и пассивами.
Управление персоналом
Содержит подробные данные обо всех сотрудниках, их привилегиях, отпусках и так далее. Может вести учёт рабочего времени, составлять график работы, кадровую аналитику, управлять компенсациями, опытом сотрудников, оценивать результаты персонала и рассчитывать зарплаты.
Управление цепочками поставок
Позволяет отслеживать полный путь перемещения товаров от поставщиков к изготовителям, а от них ― к дистрибьюторам и розничным сетям или потребителям. Помогает эффективно планировать спрос, поставки, выполнение заказов, управлять запасами и складскими операциями в режиме реального времени, а также поддерживает интернет вещей.
Выбор поставщиков и закупки
Модуль помогает отслеживать и обрабатывать коммерческие предложения, разрабатывать и утверждать контракты, свести к минимуму случаи излишних или недостаточных закупок, а также позволяет оформлять заказы. На основе списка утверждённых поставщиков модуль может сам закупать определённые позиции.
Торговля
Модуль отслеживает коммуникацию с клиентами, упрощает многоканальную торговлю, имеет функции ведения контрактов, выставления счетов, управления заказами, эффективностью продаж и поддержкой работы продавцов. Также с помощью ИИ может давать рекомендации для повышения продаж, сокращения уровня мошенничества и повышения персонализации работы с клиентами.
Производство
Нужен для планирования потребности в материалах (MRP), проектов и затрат, управления качеством, организации производства. Помогает обеспечить наличие сырья для удовлетворения спроса, снижать затраты и поддерживать качество продукции. Поддерживает управление смешанным производством, что может быть полезно для диверсификации портфеля продукции и привлечения новых клиентов.
Управление проектами
Популярно в строительной отрасли. Помогает сравнивать проекты, назначать и перераспределять ресурсы, выбирать подходящих людей по месту, навыкам и другим параметрам. Позволяет стандартизировать траты в разных подразделениях компании, автоматизировать выставление счетов клиентам по проектам.
Рекомендации по выбору
Есть много разных ЕРП-модулей. Выбирать их нужно, основываясь на том, какие из них больше всего подходят конкретно вашей компании, потому что доработка и изменение модулей может быть дорогим и сложным. Финансовая функциональность обычно включается в стандартный пакет, а возможности для управления продажами или персоналом предлагаются за дополнительную плату. Некоторые поставщики ПО адаптируют свои решения под специфику конкретных отраслей. Например, комплект для производственной сферы, вероятно, будет включать компоненты для управления цепочками поставок и закупок.
Классификация обычно ведётся сразу по нескольким параметрам. Если их учитывать, то выбрать программу станет проще.
По способу хранения данных:
- Облачные — все базы данных хранятся на внешних серверах, их можно просматривать откуда угодно.
- Локальные — вся информация на приватном сервере, никуда оттуда не копируется.
По виду организации:
- Публичные — в случае облачного хранения данных. ПО нескольких клиентов работает на общих серверах, что выходит дешевле, при этом данные конкретной фирмы доступны только её сотрудникам.
- Приватные — при локальном хранении данных. Программы и базы данных полностью изолированы от внешнего мира и доступны только сотрудникам.
- Гибрид — сочетает оба варианта.
По способу взаимодействия:
- Настольные — программы ставятся на ПК и работают автономно, даже без интернета.
- Браузерные — работают онлайн, а доступ предоставляется через личный кабинет сотрудника.
По доступности:
- Открытый исходный код — можно менять программу под себя самостоятельно, но найти нужного специалиста сложно.
- Закрытый исходный код — доработать приложение не выйдет. Для изменений придётся обращаться к разработчикам.
По способу оплаты:
- Бесплатные (обычно бесплатно только ПО).
- По подписке (месячная или ежегодная).
- Лицензия на основе количества пользователей.
ERP-системы не решение всех проблем, а, в первую очередь, инвестиция. В стоимость внедрения стоит сразу закладывать настройку и постоянную поддержку. А перед её интеграцией стоит продумать, сколько процессов она сможет автоматизировать и сколько потенциально принесёт прибыли.
Бесплатные:
- ERPNext — облачная система, полностью открытый исходный код, все модули доступны со старта. Не имеет ресурсных ограничений (по числу сотрудников, юридических лиц, точек сбыта), универсальна для любой отрасли и рынка, может быть настроена без программирования. Есть интеграции с популярными сервисами, регулярные обновления, обучающие видео. Некоторые функции всё же платные, например увеличение места на диске хранилища и техподдержка.
Платные:
- Галактика ERP — разрабатывалась специально под российский рынок. Учитывает национальную отраслевую специфику, сама адаптируется под изменения в законодательстве, имеет интеграции со специализированным ПО (как CAD, CAM, CAE, САПР).
- SAP ERP — облачная система, есть разные комплектации для малого, среднего и крупного бизнеса. Ориентируется на решение комплексных задач, гибко настраивается даже интерфейс, широкий выбор модулей.
- 1C: Предприятие — более 50 модулей на выбор, встроенное обучение. Авторский надзор (курирование) с подбором методологов для улучшения результата внедрения. В отличие от других систем, где цена зависит от конкретного бизнеса, у 1C все расценки есть на сайте.
- Oracle ERP — пятикратный лидер в среде облачных решений, по версии исследовательской компании Gartner. Их система может работать с устаревшим ПО и оснащена ИИ. На сайте компании есть обзор каждого из основных модулей.
Итоги
Внедрение ERP-системы ― это важный стратегический шаг на пути к устойчивому развитию. Бизнес получает комплексный подход к управлению ресурсами, автоматизации процессов, увеличению продуктивности сотрудников, точности аналитики, прозрачности операций и снижению риска человеческого фактора. Выбор и установка ЕРП требуют тщательного анализа особенностей бизнеса, а также готовности к существенным вложениям и изменениям в работе компании. Такие инвестиции окупаются не сразу, но в будущем становятся хорошим фундаментом для масштабирования и развития компании.
