Что будет если не снять кассу с учета

Есть случаи, когда владелец, зарегистрировавший кассу в налоговой службе, должен снять её с учёта. И есть ситуации, когда налоговая делает это самостоятельно без разрешения и предварительного уведомления владельца. Рассматриваем все варианты и поясняем, что будет, если владелец должен был сам снять кассу с учёта, но не сделал этого.

В 2023 году практически весь бизнес при расчётах с населением должен использовать новые онлайн-кассы. Это прописано в законе № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации». По-другому онлайн-кассы называются контрольно-кассовой техникой (ККТ) или контрольно-кассовыми машинами (ККМ). Перед началом работы ККМ нужно зарегистрировать в Федеральной налоговой службе (ФНС). Но бывают ситуации, когда технику необходимо снять с регистрации. Владелец ККТ делает это самостоятельно в следующих случаях:

Процесс снятия онлайн-кассы с регистрации регулируется статьёй 4.2 закона № 54-ФЗ. Вот пошаговая инструкция по снятию онлайн-кассы с учёта начиная с отчёта о закрытии смены:

1. Сформировать отчёт о закрытии смены. Он будет необходим для подтверждения того, что все кассовые операции завершены. Важно, чтобы информация обо всех операциях была передана оператору фискальных данных (ОФД). В отчёте о закрытии смены в столбце «Количество непереданных документов» должна стоять цифра 0.

2. Сформировать отчёт о закрытии фискального накопителя (ФН). В меню кассового аппарата выберите пункт «Закрыть архив фискального накопителя», введите дату и время закрытия, подтвердите операцию. Кассовая программа сформирует отчёт о закрытии ФН и автоматически отправит его ОФД. От ОФД данные об этом поступят в ФНС. В разных моделях ККТ процесс формирования отчёта может различаться, более детальную информацию можно узнать из инструкции по эксплуатации аппарата или в технической поддержке производителя ККТ.

3. Подготовить и отправить в ФНС заявление формата КНД 1110062. Это можно сделать, посетив налоговую, или через личный кабинет на официальном сайте ФНС nalog.gov.ru. Некоторые ОФД предлагают возможность заполнить заявление в личном кабинете. Если вы обращаетесь в налоговый орган лично, заполните бумажное заявление, а если через сайт ФНС или ОФД — заполните электронное заявление и заверьте его электронной подписью. Для заполнения заявления нужны следующие данные:

Форма заявления утверждена приказом ФНС России № ЕД-7-20/799@.

4. При необходимости подготовить сопутствующую документацию может понадобиться подтверждение о продаже бизнеса или продаже кассы, заключение о невозможности ремонта аппарата и другие документы — в зависимости от ситуации.

5. Дождаться ответа от ФНС. Ответ должен прийти в течение 10 рабочих дней после подачи заявления. Он придёт в личный кабинет на сайте ФНС и на электронную почту. Также вы можете получить ответ в бумажном виде, если укажете это в заявлении. В этом случае необходимо прийти лично в территориальный налоговый орган. Если решение по вашему заявлению положительное, вы получите карточку о снятии контрольно-кассовой техники с регистрационного учёта.

Сама процедура снятия с учёта многоступенчатая и имеет нюансы. Например, если владелец ККТ передаёт её другому лицу, то он должен подать заявление о снятии с учёта не позднее одного рабочего дня со дня передачи техники. Этот момент указан в пункте 5 статьи 4.2 закона № 54-ФЗ. Чтобы не ошибиться в таких нюансах, при снятии ККТ с регистрации желательно хорошо изучить закон или воспользоваться услугами юридического консультанта.

Бывают случаи, когда невозможно отправить в налоговую все данные о кассе. Например, если техника утрачена вследствие обстоятельств непреодолимой силы, если она потеряна или похищена, если фискальный накопитель имеет заводской брак, исключающий считывание данных. В таких ситуациях у предпринимателя нет возможности сформировать отчёт о закрытии ФН. Согласно письму ФНС России № АБ-4-20/4607@ в этом случае налогоплательщик может подать заявление на закрытие регистрации без отчёта о закрытии ФН.

Когда ФН неисправен, отчёт не формируется только в том случае, если изготовитель чипа подтвердит невозможность считывания данных. Для этого нужно отправить ФН на экспертизу производителю в течение пяти дней со дня обнаружения поломки. Производитель должен провести экспертизу в течение 30 дней после получения ФН и направить заключение в налоговый орган в электронном виде.

Если ККТ украдена или утеряна, перед подачей заявления в ФНС нужно обратиться с заявлением о краже или утере в полицию. Полиция зарегистрирует заявление и выдаст об этом справку. Эту справку нужно будет приложить к заявлению о снятии с регистрации в ФНС. Важно подать заявление о снятии с регистрации в течение одного рабочего дня с момента получения справки из полиции.

В остальном снимать с учёта украденную или утерянную кассу нужно в обычном порядке, указывая в заявлении все возможные данные. В строке «причина снятия» нужно выбрать соответствующий пункт. Если ККТ со временем найдётся, статус «потеряна» или «украдена» можно будет снять. Для этого нужно сформировать отчёт о закрытии фискального накопителя, передав в налоговую сведения, которые ранее не были указаны в заявлении. Это можно сделать через личный кабинет ФНС.

Есть ситуации, когда налоговая сама снимает ККТ с регистрации:

Возможность одностороннего снятия с учёта регулируется следующими документами:

В перечисленных случаях налоговая снимает ККТ с регистрации без заявления от владельца и без его предварительного уведомления. Она сформирует карточку о снятии с регистрации и в течение пяти дней отправит её пользователю. Владелец кассы узнает об этом через личный кабинет на сайте ФНС или получит письмо на адрес ИП или юридический адрес компании.

Если бизнес закрыт, владелец техники должен передать в налоговую данные о фискальном накопителе, создав отчёт о его закрытии. Это нужно сделать в течение 60 дней со дня закрытия. Если касса не соответствовала требованиям законодательства, в течение 30 дней владелец техники должен передать в отделение налоговой инспекции фискальный накопитель, а сотрудники ФНС сами считают с него данные. Если неисправен или не соответствует реестру только фискальный накопитель, а касса в порядке, её нужно будет перерегистрировать. Предварительно нужно будет купить и вставить в кассу новый накопитель.

Если не снять кассу с регистрации в тех случаях, когда налоговая снимает её автоматически, то налогоплательщику ничего не грозит. Однако может потребоваться передача дополнительных данных.

Если исключить ситуации, когда налоговая снимает с регистрации кассовую технику в одностороннем порядке, то нужно учитывать, что в остальных случаях это обязанность налогоплательщика, установленная пунктом 2 статьи 5 закона № 54-ФЗ.

Помимо обязанности снимать кассу с регистрации, налогоплательщик должен соблюдать сроки снятия техники и сроки передачи данных в налоговую службу. Случаи, когда пользователь не снял ККТ с регистрации или нарушил сроки, считаются нарушением условий работы с контрольно-кассовой техникой. Санкции за такие нарушения прописаны в части 4 статьи 14.5 КоАП РФ:

Если не снять кассу с учёта, то в некоторых случаях налоговая сможет сделать это самостоятельно, а в некоторых — нет. Поскольку снятие с регистрации — это обязанность владельца техники, за такие нарушения компанию или ИП могут оштрафовать или вынести предупреждение.

Если у вас сайт, интернет-магазин или вы торгуете через соцсети, вы получаете оплату от покупателей исключительно через интернет, то вы можете использовать онлайн-кассу. Такая ККТ не печатает бумажные чеки, а формирует только электронные документы. Технику можно не покупать, а брать в аренду у партнёров, имеющих нужное оборудование и собственный дата-центр. При аренде облачной онлайн-кассы вам не придётся заботиться о многих моментах:

Вы заключаете договор с партнёром, платите арендную плату и получаете доступ к кассе через облачные технологии. Арендовать облачную онлайн-кассу можно у партнёров платёжного сервиса ЮKassa.