Как зарегистрировать облачную кассу в налоговой

В материале рассказываем, что такое облачная касса и кому она подойдёт. Даём инструкцию, как быстро и без проблем зарегистрировать ККТ, чтобы начать использовать её в соответствии с законодательством.

Онлайн-касса по-другому называется контрольно-кассовой техникой или ККТ. Такой аппарат выполняет следующие функции:

Например, покупатель приобретает в магазине продукты. Кассир через кассовую программу, установленную на компьютере или на кассовом аппарате, вносит выбранные позиции в чек. Покупатель оплачивает покупку картой или наличными, а кассир отдаёт ему бумажный кассовый чек, который сформировала кассовая техника. Дополнительно покупатель может попросить электронную копию чека, если предоставит кассиру адрес электронной почты или номер телефона.

Согласно закону N 54-ФЗ, ККТ должен применять практически весь бизнес, за исключением случаев, описанных в статье 2. Но онлайн-кассу нельзя использовать в работе, пока она не зарегистрирована в налоговой инспекции. Обязанность бизнеса проводить такую регистрацию также прописана в законе.

Это кассовый аппарат, расположенный вне места расчёта с покупателем. Он формирует только электронные чеки, хранит их на фискальном накопителе, передаёт в налоговую через ОФД, а также на электронную почту каждому покупателю.

Поскольку облачная онлайн-касса не печатает бумажные чеки, её можно применять только для тех видов бизнеса, при ведении которых продавец не обязан выдавать покупателям бумажные кассовые чеки. Примеры таких видов бизнеса:

У бизнеса есть два варианта работы с таким кассовым аппаратом:

При аренде облачной кассы бизнес пользуется ей как услугой, которая доступна через облачные технологии. Например, такую услугу предлагает партнёр сервиса ЮKassa. Партнёр располагает кассовый аппарат в своём дата-центре, сам следит за его исправностью, обеспечивает бесперебойное электроснабжение и интернет, своевременно заменяет фискальный накопитель. Пользователь вносит абонентскую плату и получает доступ к функциям кассы.

Использовать услугу могут ИП и юрлица на всех налоговых режимах, кроме режима «Налог на профессиональный доход» для самозанятых. У самозанятых онлайн-кассу заменяет приложение сервис «Своё дело» от СберБанка.

Если владелец бизнеса решит приобрести такой кассовый аппарат, ему самому придётся зарегистрировать его в налоговой, настроить интеграцию со своими сервисами, следить за исправностью аппаратуры и своевременной заменой фискального накопителя.

Для подготовки и самостоятельной регистрации любой кассы нужно пройти несколько шагов:

Рассмотрим подробно каждый из этапов.

Усиленная квалифицированная электронная подпись, УКЭП, понадобится, если вы подадите заявление на регистрацию ККТ в электронном виде. Электронная подпись — аналог собственноручной подписи заявителя. Индивидуальные предприниматели и владельцы организаций могут получить УКЭП бесплатно в удостоверяющих центрах ФНС.

У фискальных накопителей есть срок работы после активации. В 2024 году используют фискальные накопители двух типов: на 15 или 36 месяцев. Выбирать чип памяти нужно, исходя из вида деятельности, системы налогообложения. Также стоит обращать внимание на формат фискальных документов (ФФД) и цену.

Кассовый аппарат с фискальным накопителем должен соответствовать нормам закона N 54-ФЗ. Также выбранные модели должны состоять в государственных базах: реестре ФН и реестре ККТ, размещённых на сайте налоговой. Проверить, состоит ли ФН или ККТ в реестре, можно онлайн с помощью сервисов ФНС.

Оператор фискальных данных — это юридическое лицо, которое работает в соответствии с законом N 54-ФЗ. Он — посредник между налогоплательщиком и налоговой службой. Оператор принимает через интернет данные о кассовых операциях налогоплательщика, хранит эту информацию и выдаёт налоговой по запросу. Благодаря такой системе налоговой не нужно приезжать в торговую точку, чтобы получить доступ к ККТ, так как она может провести автоматизированную проверку. ОФД обязательно должен быть внесён в реестр налогового органа.

Использование электронного документооборота, ЭДО, — обязательное условие для бизнеса, работающего с маркированными товарами. Если бизнес с маркированными товарами не работает, для него ЭДО необязательно. Но такие организации и ИП могут использовать электронный документооборот по желанию, потому что он облегчает учёт и работу с документами.

Заявление можно подать в бумажной форме в отделении ФНС или в электронном виде через личный кабинет сайта налоговой, личный кабинет ОФД или портал Госуслуги. При подаче электронного заявления нужно заполнить все появившиеся поля и следовать подсказкам системы. После этого документ нужно подписать с помощью УКЭП и отправить в налоговую, нажав соответствующую кнопку.

У налоговой есть 10 дней, чтобы рассмотреть заявление и дать ответ. Если все поля заполнены верно, налогоплательщик получит уведомление о присвоении регистрационного номера ККТ, которое придёт в личный кабинет. Если в заявлении будут ошибки, налоговая пришлёт отказ. Ошибки можно будет исправить, подав заявление повторно.

Полученный регистрационный номер нужно вбить в онлайн-кассу и сформировать отчёт о регистрации ККТ. Данные из этого отчёта нужно отправить в ФНС.

В ответ налоговая пришлёт в личный кабинет карточку регистрации. Только после этого регистрацию онлайн-кассы можно считать завершённой. Теперь можно выбивать первые чеки для покупателей.

Налоговая может отказать в регистрации кассовой техники по нескольким причинам:

При заполнении заявления владелец кассовой техники может ошибиться, указав некорректные данные о пользователе, изготовителе ККТ или ФН, серийном номере ККТ, номере договора с ОФД. В этом случае налоговая откажет в регистрации. Но даже если регистрация пройдёт, такую кассу нужно будет перерегистрировать.

Владелец кассового аппарата вводит ИНН и регистрационный номер при формировании на кассе отчёта о регистрации. Эти данные записываются в память фискального накопителя. Если налогоплательщик ошибётся при вводе этих данных, фискальный накопитель выйдет из строя. Его уже нельзя будет починить, и бизнесу никто не возместит убытки, поэтому вводить регистрационный номер и ИНН нужно внимательно.

Регистрационный номер, который присвоен онлайн-кассе, нужно записать в ФН не позднее одного рабочего дня с момента его получения. Для этого нужно формировать отчёт о регистрации и отправить его в ФНС. Такие правила указаны в пункте 3 статьи 4.2 закона N 54-ФЗ. Если сделать это позже, могут быть проблемы с регистрацией.

Самостоятельная регистрация состоит из нескольких этапов и довольно сложная. Достаточно ошибиться в заявлении или в каком-либо действии, чтобы налоговая прислала отказ или фискальный накопитель стал непригодным для использования. Чтобы избежать этих сложностей, воспользуйтесь услугой облачной онлайн-кассы от партнёра ЮKassa.

Партнёр ЮKassa предлагает сервис, который поможет зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой, настроить её в центре обработки данных и подключить ОФД. Для этого пользователю нужно заполнить анкету на подключение онлайн-кассы. В анкете пользователь указывает все нужные данные, чтобы потом система сформировала заявление без ошибок. Клиенту остаётся подписать документ электронной подписью. Сервис поможет завершить регистрацию и подключить кассу к ОФД, а сотрудники партнёра сами настроят ККТ в центре обработки данных.

Приобретая услугу от партнёра ЮKassa, вы получаете следующие преимущества:

Выгодный тариф. Недорогая аренда онлайн-кассы, а к ней — бесплатное обслуживание у ОФД и регистрация в налоговой.

Лёгкая интеграция с CMS. Для большинства CMS у нас есть готовые модули. С их помощью можно быстро и без разработки установить ЮKassa на сайт. В модуле есть блок «54-ФЗ» — там можно прописать настройки для онлайн-кассы, и всё заработает.

Быстрое подключение. Весь процесс, начиная от регистрации и до момента, когда вы сможете пробить первый чек, занимает до трёх рабочих дней, если нет задержек в налоговой.

Полное соответствие 54-ФЗ. Для каждого вашего покупателя сервис формирует чек и отправляет в его адрес ОФД, а также на электронную почту покупателя.

Удобство и экономия. Хранение кассы, её обслуживание, ремонт, а также обеспечение бесперебойного электричества и интернета — всё это берёт на себя владелец дата-центра.

Помощь в обслуживании. Поддержка по техническим и правовым вопросам работает 24/7. А если ваш бизнес вырастет — мы поможем с масштабированием.