Что такое подотчет: документы, налоги, оформление
На основании статьи 19 федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ, владелец бизнеса обязан организовать и вести внутренний контроль хозяйственной деятельности. Все операции, в том числе выдача денег под отчет, должны быть отражены в документах и верно учтены. Кому и на каком основании можно выдавать подотчетные суммы? Как вести бухгалтерский учет и налоговый учет? На что обращать внимание при инвентаризации расчетов с подотчетниками? Читайте в нашей статье.
Если неправильно списать аванс, налоговая может доначислить зарплатные налоги и пени, а еще компании «прилетит» штраф за нарушение кассовой дисциплины. Давайте подробнее поговорим о том, что такое подотчетные суммы и на каких условиях можно выдавать работникам деньги на исполнение поручений компании.
Определение подотчетных средств
Подотчетная сумма — это деньги, выданные сотруднику авансом на предстоящие расходы организации, в частности:
- покупку товаров;
- оплату услуг/работ;
- хозяйственные нужды;
- административные издержки;
- траты в период командировки.
Выдача денег под отчет, независимо от срока, оформляется расходным кассовым ордером. Деньги работники могут получить любым из перечисленных способов:
- в кассе организации: наличкой или денежными документами (железнодорожные или авиабилеты, талоны на бензин/питание, марки почтовые и прочие документы, которые компания уже оплатила, но услуги по ним еще не предоставлены);
- перечислением на личную банковскую карту.
Если у ИП или ООО есть корпоративная карта, привязанная к расчетному счету, и работник снимает с нее деньги или оплачивает товары/услуги/работы по безналу, это тоже считается выдачей денежных средств под отчет.
Когда работодатель переводит деньги по безналу, сотруднику можно выдать любую сумму — ограничений в законодательстве нет. Если работник получает деньги наличными в кассе, по одному договору с ИП или юрлицом он может оплатить не более 100 тысяч ₽. Если превысить этот лимит, компании грозит штраф.
Срок выдачи денежных средств под отчет не ограничен. Руководитель организации на основании своего приказа может установить любой срок, на который подотчетник получает деньги наличкой или переводом на карту.
Деньги разрешено выдавать, даже если сотрудник еще не успел отчитаться по ранее полученным суммам. Но лучше прописать в приказе, что до новой выдачи работник должен сдать авансовый отчет по прошлому подотчету.
Подотчетное лицо: кто это и какие функции исполняет
Подотчетным лицом называют сотрудника, который на определенный срок получил от компании денежные средства на оплату бизнес-расходов. Траты могут быть связаны исключительно с работой организации. Например, работнику можно перевести N-ную сумму на банковскую карту и поручить купить в офис бумагу. Если сотруднику срочно нужны деньги на личные цели, и он решил занять их у работодателя, выдавать денежные средства под отчет нельзя. В этом случае нужно оформить безвозмездную материальную помощь или заём.
Обычно деньги под отчет выдаются на командировочные расходы, а также для приобретения товаров или оплату услуг. Выполнив поручение или вернувшись из командировки, подотчетник обязан представить в бухгалтерию отчет о расходах (его называют авансовым). Все расходы нужно подтвердить документально — например, приложить чеки, билеты и квитанции электронного терминала. Если подотчетник получил деньги на карту, желательно чтобы он «прикрепил» к авансовому отчету выписку, подтверждающую факт поступления денег от компании на его банковский счет и показывающую потраченные суммы.
Деньги под отчет можно выдать любому работнику компании, оформленному по трудовому договору или исполнителю, который работает по договору гражданско-правового характера. Например, закон не запрещает перечислить денежные средства на личную банковскую карту подрядчика, если эта сумма требуется на закупку материалов для выполнения работ.
А вот «стороннему» человеку, официально не имеющему отношения к компании, выдавать деньги под отчет нельзя. В противном случае налоговая при проверке может признать эту сумму доходом получателя или лица, по распоряжению которого был выдан подотчет. Соответственно, с подотчетных средств должен быть уплачен НДФЛ и страховые взносы. Как показывает судебная практика, этой же позиции придерживаются и судьи.
Список подотчетников можно закрепить приказом о выдаче подотчетных сумм. В этом же приказе допускается прописать сроки предоставления авансовых отчетов.
Условия использования подотчетных сумм
Работая с подотчетными суммами, важно придерживаться правил, перечисленных в:
- Указании ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У;
- Указании ЦБ РФ от 09.12.2019 N 5348-У.
Когда истекает срок, на который подотчетник получил деньги, сотрудник обязан представить авансовый отчет (документ, который показывает, сколько потрачено по факту). Авансовый отчет может сдать только тот работник, на которого был оформлен подотчет. Делегировать эту задачу коллегам нельзя. Также подотчетникам, которые, например, вместе отправились в командировку, запрещено передавать друг другу денежные средства, полученные на командировочные расходы.
Если речь о командировочных расходах, авансовый отчет должен лежать на столе у руководителя компании не позднее трех дней после возвращения сотрудника из командировки. О тратах по всем остальным категориям расходов нужно отчитаться в срок, установленный приказом руководителя компании. Если руководитель согласен с цифрами, он заверяет авансовый отчет своей подписью и передает в бухгалтерию.
Неизрасходованные денежные средства подотчетное лицо должно вернуть в кассу или перечислить на счет компании. Способ возврата не имеет значения: если деньги под отчет были переведены на банковскую карту, сотрудник вправе вернуть «сдачу» наличными (и наоборот).
Как только работник сдаст наличные в кассу или переведет денежные средства на расчетный счет, бухгалтер или кассир должны оформить приходный кассовый ордер (кассовый чек выбивать не надо). В тех случаях, когда есть обоснованный перерасход, компания должна вернуть работнику сумму превышения.
Как уже упоминалось выше, выдача денег под отчет происходит по расходному кассовому ордеру. Если подотчетник возвращает компании неизрасходованные деньги, оформляется приходный кассовый ордер. Но это еще не все документы, которые используются для работы с подотчетами.
Документы, которые требуются для выдачи подотчетных средств
Выдавая определенную сумму под отчет бухгалтеры и кассиры должны руководствоваться Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У о порядке ведения кассовых операций.
На протяжении многих лет выдача денег подотчетникам осуществлялась на основании заявления и приказа руководителя. Однако теперь, в соответствии с последними изменениями, заявление не относится к обязательным документам. Чтобы оформить подотчет, достаточно приказа руководителя организации (подотчетному лицу нужно обязательно подписать этот документ).
Если компания регулярно выдает деньги под отчет большому числу работников на разные сроки, желательно требовать от подотчетников заявления. Благодаря этому документу проще систематизировать работу бухгалтерии. Насколько актуальны заявления на выдачу подотчетов, решают главный бухгалтер и руководитель организации. Если принято решение о внедрении практики по оформлению заявлений, это требование стоит зафиксировать в учетной политике, а именно в положении о расчетах с подотчетными лицами.
Документы, без которых у бухгалтера не получится списать аванс
Как уже упоминалось выше, неправильное списание аванса грозит компании проблемами с налоговой.
Чтобы списать аванс, выданный под отчет, бухгалтеру нужна «первичка» и документация, подтверждающая факт покупки товаров или оплаты работ/услуг. Примеры подходящих документов представлены в таблице:
Первичные документы | Платежные документы |
товарная накладная; товарный чек; акт об оказании услуг/выполнении работ; путевой лист и служебная записка с датами выезда, если сотрудник передвигается на личном авто и это согласовано с руководством. | чек ККТ; документ, полученный при расчетах в отдаленных или труднодоступных местностях; квитанция электронного терминала (слип); если чеки утеряны, можно использовать выписку с банковского счета сотрудника о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа. |
Конкретный перечень документов, которые сотрудник должен приложить к авансовому отчету, не установлен. Список зависит от ситуации.
Расчеты с подотчетными лицами отражаются на счете 71. Работа с суммами, выданными под отчет, осуществляется на основании следующих проводок:
Проводка | Содержание операции | |
Дебет | Кредит | |
71 | 50 | Выданы наличные деньги под отчет |
71 | 51 | Подотчетные денежные средства перечислены на банковскую карту работника |
20, 60, 76 (могут быть и другие счета в зависимости от назначения подотчета | 71 | Отражены расходы по авансовому отчету |
71 | 50, 51 | Выплачен перерасход по авансовому отчету |
50 | 71 | Возвращен в кассу остаток неизрасходованных денежных средств, выданных под отчет |
19 | 71 | Выделен НДС из затрат, понесенных работником |
70, 73 | 71 | Невозвращенные в срок денежные средства, полученные сотрудником под отчет, удержаны из зарплаты или прочих расчетов |
94 | 71 | Невозвращенные подотчетные деньги списаны как недостача |
Аналитику на счете 71 строят по сотрудникам, которые получили деньги под отчет. Только так можно отследить, сколько и кому выдали или должны денег.
По рекомендации Минфина, проверку расчетов с подотчетными лицами нужно проводить не реже, чем раз в год (конкретные сроки в законодательстве не прописаны). Также инвентаризация — обязательный этап процедуры ликвидации или реорганизации компании.
При инвентаризации необходимо:
- убедиться, что суммы выданных авансов соответствуют приказам руководителя;
- актуализировать даты выдачи авансов и целевое назначение;
- проверить наличие авансовых отчетов о расходовании полученных сумм и соответствующих им первичных документов;
- уточнить, соответствуют ли целевому назначению авансовых отчетов полученные денежные средства;
- удостовериться, что подотчетники соблюдали сроки предоставления авансовых отчетов и возвращали неизрасходованные суммы вовремя (если обнаружена задолженность, надо проверить, не истек ли срок возврата).
Завершив инвентаризацию, нужно зафиксировать в акте размер долга компании перед подотчетными лицами на основании авансовых отчетов и сумму кредиторской задолженности сотрудников. Также важно отразить задолженности с истекшими сроками исковой давности и другие долги, которые уже не получится взыскать.