Что такое ревизия и для чего она проводится
Статья актуальна на дату публикации
Ревизия — одна из форм контроля финансового состояния магазина или любой другой организации. Чаще всего её используют владельцы крупного и среднего бизнеса, чтобы узнать, как обстоят дела в их компаниях. Для этого избирается ревизор или ревизионная комиссия. Раз в год (планово) или по запросу собственника (внепланово) изучаются финансовые документы компании, бухгалтерская отчётность и проверяется, так ли обстоят дела на самом деле.
Такая проверка полезна бизнесу, но главное — правильно её провести.
Ревизия — это фактическая проверка финансовой и хозяйственной деятельности компании. Проще говоря, специалисты изучают все документы: отчёты, данные по сделкам, инвестициям и другим операциям. В крупных компаниях таких бумаг может быть очень много. Всё это анализируют, чтобы понять, хорошо ли управляется бизнес, соблюдаются ли законы в результате его деятельности.
Ревизия бывает двух видов:
- Комплексная (полная) — проверяют всё подряд, от финансов до операций.
- Тематическая — изучают только конкретные области, например, бухгалтерскую отчётность. Такой вид ревизии часто используют, если есть подозрения на мошенничество или ошибки.
Ревизия — это добровольная процедура. Компания сама решает, проводить её или нет. Но иногда в правилах фирмы прописаны плановые проверки, которые делают в заранее установленные сроки.
Внеплановая ревизия — всегда неожиданный сюрприз. О ней никто не предупреждает, и обычно её проводят, если грядёт налоговая проверка или в компании происходят большие изменения, например, слияние с другой фирмой.
Есть три причины, по которым собственник может начать этот процесс:
- Нужно получить объективную информацию о положении дел в компании и проверить работу отдела бухгалтерии.
- Есть подозрения, что кто-то из сотрудников мошенничает при закупке товаров, заключении договоров. Сверка документов поможет понять, случались ли кражи или махинации в офисе или магазине и кто за ними стоит.
- Грядёт проверка со стороны государственных органов. Предварительная сверка позволит выявить недостатки и ошибки в бух учёте и заранее устранить их.
Ещё один способ осуществить контроль за делами фирмы — провести инвентаризацию. У этой формы проверки есть два отличия от ревизии:
- Изучаются не только документы, но и физические активы компании: оборудование, транспорт, недвижимость и т. д. Также смотрят на наличие долгов, кредитов и обязательств перед другими компаниями.
- Ревизию проводят по решению собственника. Обязательна она только в том случае, если зафиксирована в уставе организации. Инвентаризацию обязательно проводят, если меняется топ-менеджмент или другие материально ответственные сотрудники, а также когда были выявлены кражи или произошли несчастные случаи. Ещё такая процедура организуется перед составлением годового баланса.
Когда говорят о розничных магазинах, эти процессы часто путают. В этих организациях различия между проверками точно такие же: инвентаризацию проводят обязательно и сравнивают количество товаров на полках и складах с тем, что должно быть по документам. А ревизию в магазине выполняют по желанию собственника и смотрят только отчётность, акты, договоры и другие бумаги.
Ревизия, как и аудит — это процедуры, главной целью которых выступает проверка финансовой деятельности компании. Они похожи: помогают найти ошибки, нарушения закона или случаи мошенничества, проводятся в определённые сроки. По итогам составляется контрольный документальный отчёт.
Но есть и различия:
- Ревизия — это внутренняя проверка. Её организует сама компания, чтобы найти и исправить ошибки в документах и процессах.
- Аудит — это внешняя проверка. Его проводят независимые учреждения, которые специализируются на анализе финансовой отчётности.
Ревизия — не обязательная процедура, а аудит часто требуется по закону. Кроме того, результаты ревизии остаются внутри предприятия, в то время как итоги аудиторской проверки могут быть доступны инвесторам, банкам или государственным органам.
Ревизор — это должностное лицо или группа людей, которые проводят проверку. Важно, чтобы они не были руководителями компании или магазина. К претенденту могут предъявлять особые требования: например, наличие определённого образования.
Ревизор или комиссия имеет право:
- Запрашивать документы, касающиеся финансовых и хозяйственных процессов предприятия.
- Просить руководителей пояснить сведения из каких-либо документов, необходимость проведения той или иной сделки. Пояснения могут запрашиваться как в устной, так и в письменной форме.
- При необходимости инициировать внеочередные собрания учредителей и акционеров компании для обсуждения результатов проверки.
Ревизора и членов комиссии избирают путём голосования. Процесс выглядит так:
- Участники или акционеры выдвигают подходящих на их взгляд кандидатов.
- Руководитель собирает информацию и составляет список претендентов.
- На собрании предприятия проводится прямое голосование. Лица, набравшие большинство голосов, назначаются на должность ревизоров.
Количество участников ревизионной комиссии не ограничено, но лучше избирать нечётное число членов. Так не возникнет ситуаций, когда в голосовании по какому-то вопросу не получится установить точное решение и сделать правильные выводы. Срок избрания зависит от формы собственности в фирме: в АО её всегда выбирают на год, а в ООО срок регламентируется уставом и может быть любым.
Единого правила проведения сверки нет, поэтому каждая организация сама определяет её порядок на совете директоров или собрании и фиксирует его. Руководству нужно договориться:
- Кто и при каких условиях может инициировать заседание ревизионной комиссии.
- Кто должен подготовить заседание и уведомить всех ревизоров.
- О месте проведения, кворуме и количестве голосов, при котором решение может считаться принятым.
- О форме протокола и ответственном за него.
- О работе самой комиссии: какие полномочия у неё есть, в какой срок должна быть проведена сверка, сколько времени у руководителей есть на предоставление финансовых бумаг и пояснений, кто будет подписывать документ с отчётами.
- Об ответственности ревизоров.
Первым шагом собственник издаёт приказ о необходимости проведения ревизии. После этого ответственные сотрудники уведомляют ревизора или членов ревизионной комиссии о сроках проведения сверки и дате заседания по результатам.
Ревизоры начинают работу с изучения годовой отчётности, после чего составляют план действий:
- Запросить все заключённые договора, акты, счета и другую отчётную документацию.
- Изучить их содержание и оформление.
- Сверить данные в отчёте и предоставленных документах, сопоставить доходы и расходы.
- Составить заключение и представить его на заседании.
- Ревизия — не обязательная процедура. Она выполняется по инициативе собственника компании и помогает выявить факты мошенничества или слабые места в бизнесе.
- Сверка может быть плановой (по итогам года) или внеплановой (её инициирует собственник, если, по его мнению, дела идут не так, как нужно).
- Специалистов, которые будут выполнять сверку, избирают голосованием участники ООО или акционеры компании. Это помогает отделить от процесса всех, кто заинтересован в его результатах.
- Закон не определяет порядок проведения ревизии, поэтому руководству нужно заранее договориться на собрании или совете директоров, что и как делать.
