Работа с остатками в общепите — как управлять и считать
В нашем материале рассказываем, как вести учёт в заведении общепита: ресторане, кафе, столовой, кулинарии, кофейне. Рассматриваем формулы ревизии, контроль товарных остатков, процесс списания блюд.
Товарные остатки — это запасы продуктов, ингредиентов, готовых блюд, товаров, которые остаются на складе, на кухне, в баре или торговом зале заведения общепита на конец дня или определённого периода. Они включают:
- сырьё и полуфабрикаты — продукты, которые используются для приготовления блюд, например, мясо, овощи, соусы;
- готовые блюда и заготовки — позиции, уже приготовленные для продажи или для хранения на складе;
- товары на продажу, например, чипсы, вода, соки;
- неликвидные продукты — просроченные или невостребованные запасы, которые нужно списать.
Учёт товарных остатков необходим для следующих целей:
- для контроля расходов и себестоимости — чтобы избежать перерасхода, а также правильно рассчитывать цену блюд;
- для оптимизации закупок — чтобы заказывать только нужные объёмы продуктов.
Система учёта позволяет контролировать запасы на всех этапах — от поставки продуктов до их списания. Она помогает снижать расходы и предотвращать потери. Чтобы этого добиться, нужно наладить учёт с помощью следующих шагов:
Шаг 1. Приёмка и проверка товаров от поставщиков. Проверяйте, не просрочены и не испорчены ли поступившие продукты. Сравнивайте фактическое количество поступивших товаров с заявками и накладными.
Шаг 2. Организация складского учёта. Разделяйте продукты по категориям: мясо, фрукты, овощи, полуфабрикаты, соусы, готовые блюда. Используйте принцип FIFO. Эта аббревиатура расшифровывается как «First In, First Out», что переводится как «первым поступил — первым ушёл».
Шаг 3. Регулярные инвентаризации. Инвентаризация — это проверка фактических остатков товаров, продуктов, полуфабрикатов и готовых блюд на кухне, складе, в баре ресторана или кафе. Проводите инвентаризации по заранее разработанному графику, например, раз в месяц или квартал. Сравнивайте фактические остатки с данными в системе учёта, чтобы выявить расхождения, предотвратить хищения, оптимизировать закупки и хранение. Оформляйте акты по итогам инвентаризации для анализа потерь и корректировки учёта.
Шаг 4. Ведение технологических карт. Технологическая карта — это документ, который описывает процесс приготовления блюда. Такой документ разрабатывается отдельно для каждого блюда. Он включает перечень ингредиентов, их количество, этапы приготовления, время готовки, порции, пищевую ценность, требования к подаче, требования к хранению. Технологические карты используют для точного расчёта расхода ингредиентов. Также они помогают оценить себестоимость, избежать перерасхода, сформировать цену блюда. Раньше использовали бумажные технологические карты, но сейчас можно экономить время, заводя рецептуру в специальную программу. Программа автоматически рассчитывает себестоимость с учётом актуальных цен на ингредиенты.
Шаг 5. Ежедневное снятие остатков. Снятие остатков — это фиксация текущих запасов на складе, кухне и в баре в конце смены или дня. Чтобы снять остатки, проведите контрольные замеры, сравнивая фактическое наличие с данными в системе учёта.
Шаг 6. Автоматизация учёта. Используйте программы для управления складом и кухней. Такие программы помогают обновлять данные в режиме реального времени, упрощая работу персонала. Например, раньше работники смотрели, чего примерно не хватает, после чего делали заявку поставщику. В итоге какие-то продукты оставались неиспользованными, портились и списывались. С помощью программ работники точно знают, сколько блюд продано, сколько ингредиентов использовано, сколько запасов осталось на складе. Теперь заявки поставщикам составляются с учётом фактических данных в программе, поэтому порча продуктов сводится к минимуму.
Шаг 7. Обучение персонала. Убедитесь, что сотрудники понимают правила учёта и инвентаризации. Время от времени проверяйте, насколько хорошо они выполняют стандарты, насколько корректно вносят данные.
Инвентаризация в общепите, например, в ресторане, бывает нескольких видов:
Плановая. Проводится регулярно по графику: раз в месяц или квартал перед каждым отчётным периодом. Также есть годовая инвентаризация, которая проводится перед подачей годовой бухгалтерской отчётности. Плановая инвентаризация нужна для предотвращения ошибок в учёте, а также для подготовки точной отчётности.
Внеплановая. Проводится при выявлении недостач или хищений, при смене поставщиков, при смене материально ответственных лиц. Внеплановая инвентаризация нужна для того, чтобы оперативного выяснить причины недостач или хищений, а также чтобы просто зафиксировать данные перед сменой ответственных лиц или поставщиков.
Частичная. Проводится в любое время при проверке определённых категорий товаров, например, скоропортящихся продуктов. Также может проводиться после получения крупной поставки для сверки с накладными.
В инвентаризации участвует ответственный персонал, а по итогам оформляется акт. Сравнивать фактические остатки с учётными данными, а также выявлять расхождения помогают специальные формулы, которые рассмотрим далее.
Снятие остатков — это оперативная фиксация запасов за короткий период, например, день или рабочую смену. Оно используется для текущего контроля. А инвентаризация — более масштабная и углублённая проверка, проводимая реже.
Процедура снятия остатков обычно проводится после окончания смены или после завершения всех операций на кассе. Сотрудники проверяют количество и состояние товаров на складах, в холодильниках, на полках, сверяя данные с учётной системой.
Такую проверку проводят не материально ответственные лица, но в их присутствии, чтобы избежать ошибок или недочётов. Важно, чтобы проверяющие использовали те же единицы измерения, что и в учётных документах.
Для снятия остатков и инвентаризации применяют сканеры штрих-кодов и программы, которые сразу обновляют данные в базе. Регулярное снятие остатков позволяет быстро реагировать на недостачи и корректировать учёт.
Бизнес применяет для инвентаризации специальные формулы. Вот как они выглядят:
- Ожидаемый остаток = Остаток на начало периода + Поступление − Продажи и списания
- Эта формула позволяет определить, сколько продуктов должно быть в наличии на момент проверки, исходя из поступлений и расхода.
- Расхождение = Ожидаемый остаток − Фактический остаток
- Эта формула помогает выявить недостачи или излишки, которые могут указывать на ошибки или потери.
- Процент потерь = (Списания / Поступление) × 100%
Эта формула используется для оценки уровня потерь и выявления проблемных областей.
При снятии остатков применяются те же формулы, но за более короткий период:
- ожидаемый остаток за день учитывает поступления и списания только за текущую смену или день;
- расхождение фиксируется сразу после снятия остатков, чтобы оперативно реагировать на недостачи;
- процент потерь за день показывает эффективность управления продуктами в конкретный день.
Для управления остатками важно не только вести учёт, но и правильно оформлять документы, а также использовать специальные программы.
Основные документы для учёта остатков:
- товарные накладные — фиксируют поступления продуктов от поставщиков;
- акты списания — оформляются при порче или истечении срока годности;
- инвентаризационные описи — содержат данные о фактических остатках после ревизии;
- технологические карты — указывают нормы расхода ингредиентов на блюда, их себестоимость, другую важную информацию и иногда цену.
- Программы для автоматизации системы учёта могут быть следующими:
- Для управления складом можно использовать iiko или Keeper Storehouse. Эти программы помогают автоматически списывать продукты, проводить инвентаризацию, управлять закупками.
- Для бухгалтерского учёта можно применять СБИС Престо или Контур.Маркет для общепита. Эти программы помогают автоматизировать учёт, вести отчётность, рассчитывать заработанные платы сотрудников.
- Для работы на кассе можно применять программы R-Keeper POS, iikoFront, АТОЛ Еда. Они помогают быстро обрабатывать заказы и анализировать продажи, а также имеют удобный интерфейс.
Списание блюд — это процесс учёта продукции, которую больше нельзя продавать или использовать.
Например, в ресторане ежедневно готовят салат из свежих овощей. Срок хранения в холодильнике салата без заправки — до 12 часов. Предположим, в конце дня остались три непроданные порции. Основание для списания: срок годности салата истёк, его нельзя использовать для последующих продаж.
Порядок списания:
- Оформление акта списания — менеджер фиксирует, что три порции салата подлежат списанию.
- Учёт ингредиентов — согласно технологической карте, каждая порция салата содержит 150 г огурцов, 100 г помидоров и 50 г зелени. Итог: списываются 450 г огурцов, 300 г помидоров и 150 г зелени.
- Внесение данных в программу — работник вносит информацию о списании в программу, и товарные остатки обновляются.
- Анализ списаний — менеджер проверяет, как часто остаются нереализованные порции. Если проблема повторяется, он корректирует количество приготовленных блюд.
Оформлять списание нужно для того, чтобы в учёте не было искажений, потому что теперь списанные блюда не отражаются в остатках. Также оно нужно для оптимизации закупок и приготовления блюд.
Чтобы минимизировать потери бизнеса и сократить количество списаний, заведения общепита должны уделять внимание управлению запасами и оптимизации внутренних процессов. Вот основные стратегии:
Оптимизация закупок. Закупайте продукты с учётом текущих потребностей и продаж. Используйте программы учёта, например, iiko или R-Keeper, чтобы анализировать популярные позиции и заказывать только необходимое.
Контроль сроков годности. Организуйте хранение продуктов по принципу FIFO — первыми расходуйте те продукты, которые поступили раньше. Это позволит избежать порчи товаров.
Создание гибкого меню. Включите в меню позиции, позволяющие использовать остатки продуктов. Корректируйте меню в зависимости от сезона, чтобы использовать свежие сезонные овощи или фрукты. Исключайте плохо продаваемые позиции, заменяя их на популярные.
Обучение персонала. Обучите сотрудников правилам хранения продуктов, правилам учёта, навыкам точного приготовления по технологическим картам. Правильная работа снижает количество ошибок и недочётов.
Аналитика. Проводите регулярный анализ списаний и потерь. Если определённые блюда часто списываются, нужно пересмотреть их объёмы производства или актуальность в меню. Если определённые продукты постоянно портятся, нужно закупать их меньше.
