Открытие и закрытие кассовой смены

Кассовая смена — это интервал между печатью первого и последнего фискального документа. Согласно 54-ФЗ, предприниматели, которые применяют ККТ, должны открывать и закрывать кассу и передавать в налоговую специальные отчеты. Как это сделать? Какие возможны ошибки? Что будет, если своевременно не закрыть смену? Ответили на эти вопросы в нашей статье.

Перед началом рабочего дня кассир должен подготовиться к выполнению трудовых обязанностей:

Затем необходимо открыть смену на онлайн-кассе. Это нужно сделать до печати первого чека, иначе не получится рассчитать покупателя. Открытие смены возможно не только утром, но и в любое другое время суток. Главное, чтобы продолжительность одной смены не превышала 24 часа (статья 4.3 федерального закона №54-ФЗ).

Чтобы открыть смену, необходимо сформировать отчет об открытии смены. Его не получится снять, если предыдущую смену забыли закрыть.

Некоторые модели ККТ запрограммированы таким образом, что кассир сначала должен авторизоваться с помощью логина и пароля или «считать» специальную пластиковую карту.

Если в торговой точке установлено несколько кассовых аппаратов, смену нужно открыть на каждом из них. Последовательность действий зависит от модели кассы. Пошаговую инструкцию можно найти в руководстве по эксплуатации или на сайте производителя.

Онлайн-касса фиксирует начало работы и передает данные о начале смены в налоговую. После этого можно законно вести торговлю. Время может контролировать и владелец бизнеса: он всегда знает, во сколько сотрудники приступили к выполнению трудовых обязанностей.

В зависимости от технических характеристик онлайн-кассы, установленной в торговой точке, отчет об открытии смены может сниматься:

Приказом ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ установлена типовая форма отчета об открытии смены. Документ в обязательном порядке должен содержать перечисленные ниже реквизиты:

Кроме обязательных, в отчете об открытии смены встречаются специальные реквизиты. Они используются при наступлении определенных событий. К примеру, если пора поменять фискальный накопитель, в документе появится строка «признак необходимости срочной замены ФН». Если ответ от оператора фискальных данных (ОФД) не поступал более двух дней, касса также уведомит об этом посредством специальной записи в отчете.

В 54-ФЗ не прописан строгий регламент хранения отчетов об открытии смены. Но как показывает практика, этот документ лучше хранить в течение пяти лет. Именно на протяжении такого периода времени статья 5 указанного выше федерального закона обязывает предпринимателей сохранять накопитель.

Отчеты об открытии смены можно хранить непосредственно в торговой точке или в любом другом месте. Главное — обеспечить сохранность документов.

Стоит иметь в виду, что отчет об открытии смены получится снять только на онлайн-кассах последнего поколения. Более старые модели эту операцию не поддерживают.

Когда рабочий день подошел концу и посетителей больше не будет, кассу обязательно нужно закрыть. После совершения этой операции формировать чеки не получится до начала новой смены.

Как уже упоминалось выше, продолжительность кассовой смены не может превышать 24 часа. Если смену вовремя не закрыть, большинство онлайн-касс перестают печатать чеки. Однако есть модели, на которых печать чеков не блокируется. В документах не проставляются фискальные реквизиты, а сведения о продажах не поступают в налоговую.

Несвоевременное закрытие смены не только повышает риск возникновения программных ошибок в работе кассы, но и является нарушением закона. Информация об этом автоматически поступает в налоговую от ОФД.

Если кассир просто забыл закрыть смену и не выбивает чеки, ответственности можно избежать. Нужно сразу же уведомить налоговую о том, что смена закрыта позже, и сформировать чек коррекции. Важно сделать это раньше, чем ФНС самостоятельно обнаружит нарушение.

Если своевременно не закрыв смену компания продолжает работать с неверно оформленными чеками или вообще без них, предупреждением отделаться не получится. В соответствии со статьей 14.5 Кодекса об административных нарушениях РФ, придется заплатить штраф:

Налоговая может снизить сумму штрафа, если компания сама сообщит о том, что смена была закрыта позже. Смягчающими обстоятельствами являются события, подтверждающие, что дисциплинарный проступок был совершен без злого умысла (в силу форс-мажора). Например, кассир не смог закрыть смену вовремя из-за экстренного отключения электроэнергии или сбоя в работе ККТ.

Перед тем как закрыть кассовую смену, рекомендуется проверить Х-отчет. Он показывает, соответствует ли фактическая выручка сумме, отраженной в фискальном документе.

После введения онлайн-касс этот отчет заменил привычный всем Z-отчет. Его функции:

Типовая форма отчета о закрытии смены утверждена Приказом ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@. Частично информация дублируется из отчета об открытии смены: сведения о компании, ФИО кассира, формат фискальных данных, номер смены. Дополнительные реквизиты:

Еще отчет о закрытии смены показывает, были ли документы, которые касса не смогла отправить ОФД из-за технического сбоя. Если пробитые чеки не отправляются в контролирующие органы более 30 суток, касса будет заблокирована. Как только память фискального накопителя заполнится на 99% или до конца его срока действия останется менее 30 дней, ККМ сообщит, что пора менять ФН.

Если касса работает в режиме, не подразумевающем обязательную отправку данных ОФД, в отчете о закрытии смены не будет отражено количество переданных документов и дата формирования первого из них.

Когда онлайн-касса применяется в составе автоматических устройств, данные кассира в отчете не указываются. Если ККМ является составной частью торгового автомата или используется для торговли за пределами стационарной торговой точки, в отчете о закрытии смены отсутствует информация об адресе, времени и дате формирования документа.

Если торговая точка работает круглосуточно, можно настроить работу кассы таким образом, чтобы смена закрывалась по расписанию автоматически.

Компании, которые в соответствии с 54-ФЗ обязаны применять онлайн-кассы, сталкиваются с одними и теми же ошибками при открытии и закрытии смены.

Операция по открытию смены может сопровождаться следующими проблемами:

Алгоритм устранения ошибок можно найти в руководстве по эксплуатации кассы или на сайте производителя. Если самостоятельно устранить неисправность не получается, необходимо обратиться в сервисный центр.

Если оборудование исправно, ошибка при выполнении данной операции может быть только одна: появляется сообщение «Смена превысила 24 часа». Причем эта проблема иногда возникает не только после закрытия-открытия смены, но и когда пробиты уже несколько чеков.

Если время работы точно не превышало 24 часа, значит, предыдущая смена была закрыта некорректно. Необходимо убедиться, что был снят отчет о розничных продажах. Затем нужно проверить, была ли проведена выемка данных из кассы и отправлен ли отчет о закрытии смены ОФД.

Такая ошибка возникает в случае, когда смена закрыта на ККТ, но по-прежнему остается открытой в системе бухгалтерского учета (или наоборот). Чтобы устранить проблему, нужно принудительно закрыть смену там, где она открыта.

Отчеты об открытии и закрытии смены — фискальные документы, которые должны ежедневно поступать в контролирующие органы. Если соединение с интернетом стабильно, они передаются ОФД автоматически. Эти отчеты хранятся в памяти фискального накопителя, их в любое время можно открыть в личном кабинете на сайте ОФД.

Важно контролировать продолжительность кассовой смены. Если не закрыть ее через 24 часа, могут быть сбои в работе ККТ, а налоговая вынесет предупреждение или назначит административный штраф.